Tässä artikkelissa ymmärrämme asiakirjahallintajärjestelmän käsitteen sekä vinkkejä sen luomiseen MS Accessiin
Keskeiset vaatimukset yrityksen sujuvalle toiminnalle edellyttävät kaikkien varojen ja resurssien tehokasta hallintaa. Tietojen käsittelyssä emme vaadi vain hallintaa, vaan tehokasta asiakirjojen hallintaa. Tämä on samanlainen kuin sisällönhallintajärjestelmän käsite ja on osa yrityksen sisällönhallintajärjestelmiä. DMS sisältää talonhallintajärjestelmiä, joita voidaan käyttää digitaalisten asiakirjojen tehokkaaseen hallintaan tavalla, joka paitsi helpottaa tallennusprosessia myös vähentää paperin tarvetta. Luotun järjestelmän tulisi myös pystyä mahdollistamaan kaikkien tehtyjen muutosten tehokas seuranta.
MS Accessin käyttäminen tehokkaaseen DMS: ään
Tehokkaan DMS: n luominen ei ole mahdollista, jos et käytä oikeaa sovellusta samaan. MS Access tarjoaa käyttäjilleen tietokantoja, jotka voivat toimia malleina valitsemallesi DMS: lle, joita voidaan käyttää kaikkien tärkeiden muokkaus- ja katselutehtävien suorittamiseen lukuun ottamatta tietojen turvallista tallentamista.
Näissä tietokannoissa on useita ominaisuuksia, jotka tekevät niistä käyttäjän kannalta erittäin helppoja käyttää. Access-tietokannoissa olevat tiedot voidaan tuoda näihin malleihin '' Luokittelu '' -toiminnon avulla. Voit jakaa DMS: n useiden verkossa olevien käyttäjien kesken käyttämällä 'Jakaminen' -toimintoa. Näin käyttäjät voivat työskennellä ja jakaa asiakirjan samanaikaisesti.
Alla on viisi tärkeää vinkkiä, jotka auttavat sinua luomaan tehokkaan DMS: n.
Kun yritämme luoda tehokasta DMS: ää, on joitain vinkkejä, jotka meidän on aina pidettävä mielessä. Viisi niistä on annettu alla.
- Ovat riittävät metatiedot - Varmista, että DMS pystyy käyttämään kaikkien sen hallitsemien asiakirjojen metatietoja. Joskus DMS purkaa metatiedot automaattisesti asiakirjasta, ja joskus joudut ehkä toimittamaan ne manuaalisesti.
- Varmista asiakirjojen asianmukainen integrointi - DMS: n on tarkoitus tarjota saumaton pääsy myös liittyviin sovelluksiin, jotta voit hakea asiakirjoja järjestelmän arkistosta. Varmista siis, että luomasi DMS on hyvin integroitu keskeisiin sovelluksiin.
- Sieppaa asiakirjakuvia - DMS käyttää kuvia asiakirjoista, jotka on ottanut liitetyt laitteet, kuten skannerit, monitoimitulostimet ja paljon muuta. Varmista, että nämä kuvat on otettu hyvin.
- Oikea indeksointi - Et voi hakea vaadittuja asiakirjoja, jos DMS-hakemistoa ei luoda oikein. Varmista, että kaikki keskeiset objektit ovat osa hakemistoa ja että se on kattava eikä monimutkainen.
- Ylläpitää asiakirjojen suojausta - Yksi keskeisistä asioista, joita sinun ei pitäisi koskaan pitää itsestäänselvyytenä, on DMS: n turvallisuus. Varmista, että kaikki tärkeimmät turvamekanismit ovat paikallaan ja vain tärkeillä ihmisillä on pääsy järjestelmään. Tämä on yksi niistä vinkeistä, jotka, jos niitä ei toteuteta oikein, voivat saada kaikki ponnistelut hukkaan. Tee myös se, että varmistat Access-sovellukseen tallennettujen tietojen turvallisuuden sijoittamalla Kulun korjaus työkalu.
Tekijän esittely:
Vivian Stevens on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien sql-palautus ja Excel-palautusohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com