Tietojen validoinnin avattava luettelo on usein käytetty ominaisuus Excelissä. Tässä artikkelissa esittelemme kaksi tapaa päivittää avattava luettelo automaattisesti.
Edellisessä artikkelissamme Avattavan luettelon luominen Excelin soluvalikoimastaOlemme esitelleet avattavan luettelon yksityiskohtaisesti. Kun lähdealue muuttuu, myös avattavaan luetteloon tulee muutoksia. Aina kun lisäät tai poistat kohteen alueelta, sinun on tarkistettava kohdesolun avattava luettelo. Ja tämä voi olla hyvin ärsyttävää. Mutta nyt olemme löytäneet sinulle kaksi tehokasta menetelmää. Näitä menetelmiä käyttämällä avattava luettelo päivittyy automaattisesti.
Tapa 1: Käytä OFFSET-toimintoa
Tässä menetelmässä voit käyttää OFFSET-toimintoa tietojen validoinnissa. Alla oleva kuva on laskentataulukon lähdealue. Tässä valikoimassa on 6 tuotenimeä.
- Napsauta kohdesolua, johon haluat luoda luettelon. Tässä napsautamme solua A2 toisella laskentataulukolla.
- Napsauta sitten valintanauhan Data-välilehteä.
- Napsauta sen jälkeen työkalupalkin painiketta "Tiedon vahvistus".
- Valitse uudessa ponnahdusikkunassa "Luettelo" "Salli"-tekstiruudusta.
- Syötä sitten tämä kaava "Lähde" -tekstiruutuun:
=OFFSET('Lähdealue'!$A$2,0,0,COUNTA('Lähdealue'!$A:$A)-1)
Voit muuttaa tiettyjä kaavan elementtejä todellisen laskentataulukon mukaan.
- Napsauta sitten "OK" -painiketta nauhassa tallentaaksesi asetuksen.
Siten avattava luettelo on luotu soluun. Kun seuraavan kerran lisäät tai poistat kohteen lähdealueelta, luettelon kohteet päivittyvät automaattisesti. Esimerkiksi lisäämme uuden kohteen alkuperäiseen alueeseen solussa A8. Ja niitä on 7 kappaletta. Avattavassa luettelossa näet myös 7 kohdetta.
Kun seuraavan kerran sinun on luotava avattava luettelo ja viitattava toiseen alueeseen, voit käyttää tätä menetelmää. Mutta käyttämällä tätä menetelmää, sinun on varmistettava, ettei samassa sarakkeessa tai alueella ole tyhjää kohdetta.
Tapa 2: Määritä nimi- ja käyttötaulukko
Kaavan käyttöä lukuun ottamatta voit myös luoda taulukon laskentataulukkoon ja määrittää tälle alueelle nimen.
- Valitse lähdealue.
- Napsauta sitten nauhan "Kaava" -välilehteä.
- Napsauta sen jälkeen työkalurivin Määritä nimi -painiketta.
- Seuraavaksi näet uuden ikkunan. Syötä nimi "Nimi" -tekstiruutuun. Täällä syötetään "Tuote".
- Syötä sitten alue "Viittaa" -tekstiruutuun.
- Napsauta seuraavaksi painiketta "OK" tallentaaksesi alueen.
- Napsauta tässä vaiheessa lähdealueen solua.
- Napsauta sitten valintanauhan Lisää-välilehteä.
- Napsauta sen jälkeen työkalupalkin painiketta "Taulukko".
- Tarkista "Luo taulukko" -ikkunassa otsikkovaihtoehto tarpeidesi mukaan.
- Napsauta seuraavaksi painiketta "OK" tallentaaksesi asetuksen.
- Napsauta nyt kohdesolua, johon haluat luoda avattavan luettelon.
- Toista edellisen osan vaiheet 2-4.
- Syötä sitten tämä kaava "Lähde" -tekstiruutuun:
=Tuote
Tämä on määrittelynimi, jonka loit vaiheessa 4.
- Napsauta seuraavaksi "OK" tallentaaksesi tietojen vahvistuksen.
Ja nyt olet lopettanut asettamisen. Kun seuraavan kerran lisäät uuden kohteen lähdealueelle, myös avattava luettelo päivittyy. Kun haluat poistaa kohteen, muista poistaa taulukon rivi. Muuten luettelossa on tyhjä kohta.
Kahden menetelmän vertailu
Molemmat menetelmät ovat erittäin tehokkaita. Mutta silti niillä on etuja hiekkahaittoja. Voit myös viitata alla olevaan taulukkoon.
|
Vertailu |
Käytä OFFSET-toimintoa |
Määritä nimi ja käyttötaulukko |
|
edut |
1. Tämä menetelmä sisältää vähemmän vaiheita. Ja se on helppo suorittaa.
2. Toimintoa käyttämällä laskentataulukko ei ole sekaisin. |
1. Tällä menetelmällä voit silti syöttää kohteita muihin saman rivin tai sarakkeen soluihin.
2. Kun sinun on käytettävä myös taulukkoa tai määritettävä nimi, voit säästää paljon aikaa näihin muihin tehtäviin. |
|
Haitat |
1. Jos et tunne OFFSET-toimintoa, saatat kohdata virheitä kaavaa muutettaessa.
2. Kun alueella on muita kohteita tai tyhjiä soluja, avattava luettelo on sekaisin. |
1. Tässä menetelmässä on enemmän vaiheita. Voit käyttää enemmän aikaa prosessin suorittamiseen.
2. Kun poistat kohteita, sinun on poistettava taulukon rivi pelkän arvon sijaan. |
Kun seuraavan kerran sinun on luotava avattava luettelo, joka päivittyy automaattisesti, voit valita jonkin menetelmästä. Molemmat ovat erittäin tehokkaita.
Korjaa Excel-tiedostovirheet
Joskus kohtaat Excel-korruption. Ja nämä datakatastrofit voivat johtua monista eri syistä. Ennen kuin korjaat nämä virheet, sinun on selvitettävä syyt. Jos et kuitenkaan tiedä mitään tietojen palauttamisesta, älä yritä korjata Excel-tiedostoja itse. Voit pyytää apua kehittyneeltä palautusyritykseltä. Lisäksi voit sijoittaa myös Excel-korjaustyökalun. Tämä työkalu pystyy korjaa vaurioituneet xls-tiedot helposti ja nopeasti. Siten saat kaikki tiedot takaisin noista vioittuneista tiedostoista.
Tekijän esittely:
Anna Ma on tietojen palauttamisen asiantuntija DataNumen, Inc., joka on maailman johtava tietojen palautustekniikoissa, mukaan lukien korjaa Word docx -tiedostovirhe ja Outlookin korjausohjelmistotuotteet. Lisätietoja osoitteessa www.datanumen.com