2 métodos para retrasar el envío de una invitación a una reunión en Outlook

A muchos usuarios les gustaría programar el envío de una invitación a una reunión en otro momento específico en lugar de ahora. Pero Outlook no tiene una función tan directa. En este artículo, presentaremos 2 métodos para ayudarlo a lograrlo.

Como sabe, Outlook tiene la función "Retrasar la entrega" para el correo electrónico. Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, le permite programar el envío de un correo electrónico a la hora deseada en lugar de ahora.

En esta situación, muchos usuarios esperan retrasar el envío de una invitación a una reunión. Sin embargo, desafortunadamente, Outlook no tiene una función directa para admitirlo. Si desea programar el envío de una solicitud de reunión más tarde, debe hacer algunos esfuerzos adicionales. Las siguientes son 2 soluciones para conseguirlo.

Método 1: retrasar el envío de un correo electrónico con una reunión adjunta

1. En primer lugar, inicie la aplicación Outlook.
2. Luego vaya al panel "Calendario" y haga clic en el botón "Nueva reunión".
3. A continuación, en la ventana abierta "Nueva reunión", puede componer la reunión según sus necesidades, como la imagen de abajo.
4. Después de eso, debe presionar el botón "Adelante" en la cinta y seleccionar "Adelante como iCalendar" de la lista desplegable.
5. Inmediatamente, aparecerá un nuevo correo electrónico y el elemento de la reunión se insertará como archivo adjunto. Ahora puede redactar el correo electrónico.
6. Finalmente, puede cambiar a la pestaña "Opciones" y hacer clic en el botón "Retrasar la entrega" para establecer una hora específica para enviar el correo electrónico.

Cuando este correo electrónico se envía a la hora programada, los destinatarios pueden hacer doble clic en el elemento de la reunión adjunto para responder, como en la siguiente captura de pantalla.

Método 2: retrasar el envío de una invitación a una reunión con Outlook VBA

1. En primer lugar, vaya al panel "Tareas" en Outlook.
2. Luego haga clic en el botón "Nueva tarea".
3. A continuación, puede componer el elemento de la tarea según sus necesidades. Pero tenga en cuenta que la hora del recordatorio corresponderá a la hora de enviar la invitación a la reunión. Debe configurarlo con cuidado.
4. Después de guardarlo, debe presionar "Alt + F11" para abrir el editor de VBA.
5. Posteriormente, abra el proyecto "ThisOutlookSession" y copie los siguientes códigos en él.

Sub Application_Reminder(ByVal Item As Object)
    Dim objMeetingInvitation As AppointmentItem
 
    '"Item.subject" should be the same as your task subject
    If (TypeOf Item Is TaskItem) And (Item.Subject = "send meeting") Then
       Set objMeetingInvitation = Outlook.Application.CreateItem(olAppointmentItem)
       'You can compose the meeting as per your needs
       With objMeetingInvitation
            .MeetingStatus = olMeeting
            .Subject = "DataNumen Test Meeting"
            .Start = #3/20/2017 2:00:00 PM#
            .Duration = 60
            .Location = "DataNumen Room 1"
            .Recipients.Add ("anne@datanumen.com ; mark@datanumen.com")
            .Body = "type body here"
            .ReminderSet = True
            .ReminderMinutesBeforeStart = 20
            .Save
            .Send
       End With
       Item.Complete = True
    End If
End Sub

6. Finalmente, debe firmar este código y cambiar la configuración de macro de Outlook a baja.

Después de los 6 pasos anteriores, la próxima vez que aparezca el recordatorio del elemento de la tarea, Outlook enviará automáticamente la invitación a la reunión que ha especificado en los códigos. Pero debe descartar el recordatorio y marcar la tarea como completada manualmente.

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Introducción del autor:

Shirley Zhang es experta en recuperación de datos en DataNumen, Inc., que es el líder mundial en tecnologías de recuperación de datos, incluyendo recuperar SQL Server y productos de software de reparación de Outlook. Para más información visite www.datanumen.com