Det er ofte afgørende at fremhæve dine kommentarer, når du sender et svar på en vigtig e-mail.
Hvis e-mails er den primære form for korrespondance i din virksomhed, er der stor sandsynlighed for, at du på et tidspunkt har tænkt på at fremhæve nogle kommentarer, når du svarer på en e-mail. Faktisk opstår dette behov primært, når du bliver stillet det samme spørgsmål igen og igen i e-mails af forskellige afsendere, og du generelt svarer dem med "Se kommentarerne nedenfor" eller noget lignende. Det er her, den automatiske fremhævningsfunktion i MS Outlook kommer ind i billedet. Microsoft handlede meget smart ved at tilføje denne meget nyttige funktion i deres Outlook. Læs videre for at lære, hvordan du nemt fremhæver kommentarer, når du svarer på en e-mail.
Lad os nu kaste lidt lys over, hvad der grundlæggende er funktionen af Auto Highlight Feature of Outlook. Som navnet antyder, lader denne funktion dig indsætte dit navn automatisk for at identificere dine kommentarer til dine læsere. Med andre ord, ved at bruge Auto Highlight-funktionen kan du faktisk markere eller fremhæve dine kommentarer og behøver ikke længere at skrive den samme besked eller kommentar igen og igen.
Det ville være godt at huske på, at Auto Highlight-funktionen er meget nyttig, især for dem, der generelt svarer på deres e-mails med "inline", hvilket betyder, at svaret er inde i den originale citerede e-mail fra afsenderen. Det er her, du nemt kan markere dine almindelige indsættelser for at aktivere modtageren med dine noter gennem Auto Highlight-funktionen i MS Outlook.
Vi antager, at den grundlæggende funktion af Auto Highlight-funktionen nu er klar for dig, så lad os nu undersøge, hvordan du faktisk kan bruge den, mens du arbejder i MS Outlook. Til dette skal du først gå til hovedindbakken i din Outlook. For brugere, der bruger 2007-versionen af Outlook, ville det første trin være at gå til Værktøjsindstillinger og derefter vælge fanen Præferencer. Efter dette vil du se en skærm med en liste over e-mail-indstillinger, der vises foran dig. Bare rul ned på listen og vælg afkrydsningsfeltet med muligheden for at markere mine kommentarer med. Klik til sidst på OK, og du er færdig. I tilfælde af at du bruger 2010-versionen af Outlook, skal du bare gå til Filindstillinger og vælge fanebladet Mail og gå til indstillingen Svar og videresend. Når du har gjort så meget, skal du markere afkrydsningsfeltet med Forord Kommentar med og nævne dit navn i det angivne felt efterfulgt af at klikke på OK.
Mange Outlook-brugere begår den fejl at antage, at deres foretrukne e-mail-klient er ufejlbarlig
Med de seneste iterationer af Ms Outlook, der fungerer perfekt og pakker i et rigt funktionssæt, har mange Outlook-brugere en tendens til at opfatte deres e-mail-klient som ufejlbarlig. Dette er dog langt fra sandt, da PST-fejl fortsat forekommer i de seneste Outlook-versioner inklusive 2013-iterationen. Derfor skal man forberede sig på forhånd og holde en PST-reparation værktøj som DataNumen Outlook Repair applikation installeret i deres systemer. Udover at hjælpe dig med at gendanne dine værdifulde e-mails i tilfælde af et nedbrud, kan det hjælpe dig med at opdele en stor PST-fil i håndterbare dele.
Forfatter Introduktion:
Alan Chen er præsident og formand for DataNumen, Inc., som er verdens førende inden for datagendannelsesteknologier, herunder sql opsving og Outlook-reparationssoftwareprodukter. For mere information besøg https://www.datanumen.com