I denne artikel forstår vi begrebet Document Management System sammen med tip til at oprette det i MS Access
Nøglekrav for en virksomheds velfungerende funktion indebærer effektiv styring af alle aktiver og ressourcer. Når vi beskæftiger os med data, behøver vi ikke kun styring, men også effektiv dokumenthåndtering. Dette svarer til begrebet Content Management System og er en del af Enterprise Content Management Systems. DMS involverer bygningsledelsessystemer, der kan bruges til effektiv styring af digitale dokumenter på en måde, der ikke kun letter lagerprocessen, men også reducerer behovet for papir. Det oprettede system skal også være i stand til at muliggøre effektiv sporing af alle foretagne ændringer.
Brug af MS Access til effektiv DMS
Oprettelse af en effektiv DMS er ikke mulig, hvis du ikke bruger den rigtige applikation til det samme. MS Access giver sine brugere databaser, der kan fungere som skabeloner til opbygning af DMS efter eget valg, som kan bruges til at udføre alle vigtige opgaver med redigering og visning bortset fra bare at gemme dataene sikkert.
Disse databaser har flere funktioner, der gør dem ekstremt lette for brugeren at gøre brug af. De eksisterende data i dine Access-databaser kan importeres til disse skabeloner ved hjælp af funktionen 'Klassificering'. For at dele DMS mellem flere brugere, der er til stede på netværket, kan du benytte funktionen 'Splitting'. Således giver brugerne mulighed for at arbejde og samtidig dele dokumentet.
Nedenfor er fem vigtige tip, der hjælper dig med at skabe et effektivt DMS.
Når du prøver at oprette en effektiv DMS, er der visse tip, som vi altid skal huske på. 5 af dem er angivet nedenfor.
- Har tilstrækkelige metadata - Sørg for, at DMS er i stand til at få adgang til metadataene for alle de dokumenter, den skal administrere. Nogle gange udtrækker DMS automatisk metadata fra dokumentet, og nogle gange kan det være nødvendigt at levere dem manuelt.
- Sikre korrekt integration af dokumenter - En DMS skal også give dig problemfri adgang til relaterede applikationer, så du er i stand til at hente dokumenter fra systemlageret. Så sørg for, at det DMS, du opretter, er godt integreret med nøgleapplikationer.
- Tag dokumentbilleder - DMS bruger billeder af dokumenter, der er taget af tilsluttede enheder som scannere, multifunktionsprintere og mere. Sørg for, at disse billeder er godt taget.
- Korrekt indeksering - Du kan ikke hente nødvendige dokumenter, hvis DMS-indekset ikke er oprettet korrekt. Sørg for, at alle nøgleobjekter er en del af indekset, og at det er omfattende og ikke komplekst.
- Oprethold dokumentsikkerhed - En af de vigtigste ting, du aldrig bør tage for givet, inkluderer sikkerhed i DMS. Sørg for, at alle de vigtigste sikkerhedsmekanismer er på plads, og at kun de vigtige personer har adgang til systemet. Dette er et af de tip, som, hvis de ikke implementeres korrekt, kan få hele indsatsen til at gå i spilde. Gør det også et punkt at sikre sikkerheden af data, der er gemt i Access-applikationen, ved at investere i en Adgangsreparation værktøj.
Forfatter Introduktion:
Vivian Stevens er en datagendannelsesekspert i DataNumen, Inc., som er verdens førende inden for datagendannelsesteknologier, herunder sql opsving og excel-genopretningssoftwareprodukter. For mere information besøg www.datanumen.com