Един от ключовите 
Предимствата на използването на пакета приложения на Ms Office са свързани с гъвкавостта при включване на данни от едно приложение в друго. Например можете лесно да включите таблица на Excel в PPT или Word документ. По подобен начин в Access също можете да включите файлове с данни на Ms Office като документи на Word, като използвате типа OLE поле. Може би има много сценарии, при които може да се наложи да включите файл на света в база данни на Access. Представете си, че създавате база данни за служители и искате да включите техните автобиографии за удобна справка. Тъй като автобиографиите обикновено се предлагат под формата на word файл, възможността за включването им в Ms Access се оказва доста полезна. Когато става въпрос за вграждане на Word файл в Access, трябва винаги да следите количеството дисково пространство, което документът ще заема. В случай, че искате да включите няколкостотин документа, по-разумният избор е да включите връзки към документи, вместо да вградите целите файлове с данни в таблица на Access.
Включване на файл на MS Word в Access
- Стартирайте приложението Ms Access и създайте нова таблица във вашата база данни
- Сега създайте поле и задайте неговия тип на OLE обект
- След това отворете създадената от вас таблица и преминете към полето за колони. След като сте там, щракнете с десния бутон и се насочете към Вмъкване на обект и щракнете върху него
- Ще се отвори нов прозорец, където ще получите две опции Създаване на нов и Създаване от файл. Сега, ако искате да вмъкнете съществуващ документ на Word, просто изберете Създаване от файл и изберете Документ на Microsoft Word от падащия списък
- На следващия екран ще получите опцията да включите документа като връзка. В идеалния случай трябва да изберете тази опция, ако документът на Word ще остане в локалната система. Използването на връзка спестява значително пространство в базата данни.
- Кликнете върху ОК, за да запазите промените.
Обектните данни, съхранявани в база данни на Access, могат да бъдат уязвими по време на срив на Access
Ако сте съхранили важна информация в OLE полета в Access, същата може да бъде уязвима по време на срив на Access. Повредата на основния MDB файл може да застраши цялата ви база данни, включително OLE полетата. Само мощен ремонт на достъпа инструмент като DataNumen Access Repair може да ви помогне да си върнете вашите записи, включително вградени обекти. Освен това има капацитета безпроблемно да възстановява формуляри и индекси, създадени в приложението Access, и дори може да върне обратно данни, съхранени в полета за автоматично номериране. Сега, ако сте съхранили резервно копие на базата данни на Access на оптичен диск и ако то също е било компрометирано, това приложение може да бъде извикано без да се замисляте. В някои сценарии, когато възникне срив на Access, MDB файловете се изместват от първоначалното си местоположение. Това приложение може да работи като програма за електронно откриване и да проследи мигновено липсващи MDB файлове.
Въведение на автора:
Алън Чен е президент и председател на DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително поправка на достъп и sql възстановяване софтуерни продукти. За повече информация посетете WWW.datanumen.com