След като изпълнят задача в Outlook, много потребители може да поискат да изпратят имейл за известие, за да уведомят някого, като например началника. Изпращането на имейла ръчно ще отнеме много време. Тази статия ще представи бърз метод за автоматично изпращане на този вид имейли.
От статията „4 бързи стъпки за възлагане на задача на други във вашия Outlook”, Можете да знаете, че ако задачата ви бъде възложена от вашия началник и те предварително са изисквали отчет за състоянието, като екранната снимка по-долу, те ще могат автоматично да получават имейл за отчет.
Ако обаче задачата е създадена самостоятелно, Outlook никога няма да изпрати имейл с известие до никого, когато я маркирате като завършена. В този случай, ако искате да изпратите известие по имейл, за да докладвате за работата си, трябва да го направите ръчно. Но със следните VBA кодове можете да позволите на Outlook да го изпълнява автоматично.
Автоматично изпращане на известие по имейл, когато е изпълнена конкретна задача
- Първоначално трябва да стартирате Outlook и да отидете в раздела „Разработчик“.
- След това намерете и кликнете върху бутона „Visual Basic“. Ще се покаже нов прозорец „Microsoft Visual Basic for Applications“.
- След това щракнете двукратно върху проекта „ThisOutlookSession“, за да го отворите и след това копирайте в него следните VBA кодове.
Public WithEvents olItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set olItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderTasks).Items
End Sub
Private Sub olItems_ItemChange(ByVal Item As Object)
Dim obApp As Outlook.Application
Dim olMail As Outlook.MailItem
Dim Recip As String
'Replace "test" as per your needs
If InStr(LCase(Item.Subject), "test") > 0 And Item.Complete = True Then
'Replace with your desired contact
Recip = "John Smith"
If MsgBox("Do you want to send a report to " & Recip & " ?", vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Sending Report") = vbYes Then
Set obApp = Outlook.Application
Set olMail = obApp.CreateItem(olMailItem)
With olMail
.To = Recip
.Subject = "Complete: " & Item.Subject
.Body = "Dear Mr. Smith" & vbCrLf & "I've completed this task in " & DateDiff("d", Item.CreationTime, Now) & " day" & Chr(40) & "s" & Chr(41) & "." & vbCrLf & vbCrLf & "Task Name: " & Item.Subject & vbCrLf & "Start Date: " & Item.StartDate & vbCrLf & "Due Date: " & Item.DueDate & vbCrLf & "Creation Time: " & Item.CreationTime & vbCrLf & "Completed Time: " & Now & vbCrLf & vbCrLf & "Task Details: " & vbCrLf & Item.Body
.ReadReceiptRequested = True
'To directly send it,use ".Send" instead
.Display
End With
End If
End If
End Sub
- Впоследствие продължете да подписвате този код и променете настройките на макроса, за да разрешите само цифрово подписани макроси.
- Накрая можете да излезете от текущия прозорец и да опитате.
- Когато маркирате задача като завършена, ще получите съобщение, като следното изображение:
- Когато кликнете върху бутона „Да“, ще се отвори ново съобщение, показано на снимката по-долу:
Забележка: Ако замените „.display“ с ред „.Send“, този имейл ще бъде изпратен директно, без да се показва.
Обърнете внимание на съобщения от неизвестни имейл адреси
Сигурно някога сте получавали много имейли от неизвестни адреси. Препоръчително е да внимавате с този вид имейли. Това е така, защото те могат да изглеждат безобидни, но съдържат злонамерени връзки, прикачени файлове или макроси. След като щракнете върху тях или ги отворите, вашият Outlook може да се зарази. В този момент, за да получите обратно данните си в Outlook, нямате друг избор, освен да използвате звезда повредена помощна програма за корекция на данни в Outlook, Като DataNumen Outlook Repair.
Въведение на автора:
Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително ремонт на SQL mdf проблем и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com