Как да експортирам автоматично информацията за прикачени файлове от входящи имейли в Outlook в работна книга на Excel

Някои потребители биха искали автоматично да записват информацията за прикачените файлове във всеки входящ имейл. Тази статия ще сподели кратко време, за да го осъзнаете с лекота.

Ако сте свикнали да експортирате информацията за прикачения файл на всеки входящ имейл на Outlook в файл на Excel, може би ще копнеете за някои подходи, които могат да позволят на Outlook автоматично да се заеме с тази работа. По този начин можете да се отървете от проследяването на прикачени файлове ръчно. За щастие, въпреки че Outlook не предоставя такава директна функция, все пак можете да го постигнете с малко скриптове. Сега ще ви научим стъпка по стъпка.

Автоматично експортиране на информацията за прикачени файлове на входящи имейли в Excel

1. Отначало стартирайте приложението Outlook.
2. След това отидете на редактора на VBA чрез “Alt + F11”.
3. След това копирайте следния VBA код в модул.

Sub AutoExportAttachmentInfo(objMail As Outlook.MailItem)
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim nLastRow As Integer
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
 
    If objMail.Attachments.Count > 0 Then
       'Change the path to the specific Excel file
       strExcelFile = "E:\Attachment Info.xlsx"
 
       Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
       objExcelApp.Visible = True
       Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Open(strExcelFile)
       Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets("Sheet1")
 
       'Export Attachment info to Excel
       For Each objAttachment In objMail.Attachments
           nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row + 1
 
           With objExcelWorksheet
                .Cells(nLastRow, 1) = objMail.Subject
                .Cells(nLastRow, 2) = objMail.SenderEmailAddress
                .Cells(nLastRow, 3) = objAttachment.FileName
                .Cells(nLastRow, 4) = objMail.ReceivedTime
           End With
       Next
 
       objExcelWorksheet.Columns("A:C").AutoFit
       objExcelWorkbook.Close True
       objExcelApp.Quit
    End If
End Sub

4. След това излезте от редактора на VBA.
5. Впоследствие създайте правило за автоматично стартиране на този макрос на всеки входящ имейл.

• Първо отидете в менюто „Файл“.
• След това щракнете върху бутона „Управление на правила и сигнали“.
• В диалоговия прозорец „Правила и сигнали“ щракнете върху „Ново правило“.
• В диалоговия прозорец „Съветник за правила“ изберете „Приложи правило за съобщения, които получавам“ и щракнете върху „Напред“.
• След това задайте условия на правилата според вашите нужди и натиснете „Напред“.
• В стъпката „Избор на действия“ изберете „Стартиране на скрипт“ и изберете скрипта „AutoExportAttachmentInfo“.
• И накрая, следвайте екранните съветници, за да завършите настройката на правилото.

6. Отсега нататък, всеки път, когато нов имейл пристигне във вашата пощенска кутия, ако има някакви прикачени файлове, Outlook автоматично ще експортира информацията за прикачения файл в предварително дефинирания файл на Excel.

Никога не изтегляйте подозрителни прикачени файлове

Получавали ли сте някога имейли, които са от неизвестни податели и съдържат прикачени файлове? Обикновено се препоръчва да не се доверявате лесно на такива прикачени файлове, тъй като те могат да бъдат с вируси. Докато ги изтегляте, данните ви в Outlook могат да бъдат заразени. В този момент ще трябва поправете Outlook файл. Несъмнено е възли, освен ако не прибегнете до опитен инструмент за ремонт, като например DataNumen Outlook Repair.

Въведение на автора:

Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително възстановяване Sql Server и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com