Как да проверявам автоматично за прикачени файлове в конкретни изходящи имейли с Outlook VBA

Понякога може да забравите да добавите необходимите прикачени файлове към конкретни имейли, като имейли, за да докладвате за вашите седмични произведения. Тази статия ще ви научи да активирате изскачащо предупреждение, за да ви попречи да изпращате конкретни имейли без прикачени файлове.

За разлика от Outlook 2010 и предишните версии, Outlook 2013 има вградена поддръжка, която ви напомня, когато не сте прикачили никакви файлове в изходящите имейли. Можете да активирате тази функция в Опции на Outlook, като следната екранна снимка:

Стига да активирате автоматичното предупреждение за липсващи прикачени файлове, всеки път, когато изпращате имейл, ще се появява предупреждение. Но през повечето време всъщност не е необходимо да прикачвате файлове. В такива случаи предупреждението ще бъде досадно. Тук ще ви кажем как да активирате автоматично предупреждение, когато няма прикачени файлове в определени изходящи имейли, чрез Outlook VBA.

Автоматична проверка за прикачени файлове в конкретни изходящи имейли

1. В самото начало стартирайте Outlook и преминете към раздела „Разработчик“.
2. Кликнете върху бутона „Visual Basic“ в групата „Код“.
3. След това в новия изскачащ прозорец “Microsoft Visual Basic for Applications”, трябва да щракнете двукратно върху проекта “ThisOutlookSession”, за да го отворите.
4. Впоследствие трябва да копирате следните кодове в проекта “ThisOutlookSession”.

Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim strMsg As String
    Dim intAns As Integer
 
    If Item.Class <> olMail Then
       Exit Sub
    End If
 
    'Specify the Email Recipient and Subject
    If InStr(LCase(Item.To), "test") > 0 And InStr(LCase(Item.Subject), "worklog") > 0 Then
       If Item.Attachments.Count = 0 Then
          strMsg = "Do you want to send the email without attachments?"
          intAns = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton2 + vbExclamation, "Check for Missing Attachments")
          If intAns = vbNo Then
             Cancel = True
          End If
       End If
    End If
End Sub

5. След това щракнете върху иконата за запазване в лентата с инструменти.
6. След това трябва да продължите да подписвате този код.

• Първо, трябва да създадете цифров сертификат. MS Office е снабден с вградена помощна програма – „Цифров сертификат за VBA проекти“. Можете да я намерите, като потърсите „vba“ в „Старт меню“.
• След това се върнете в прозореца „visual basic“, за да подпишете кода.

7. След това излезте от „Visual Basic“ и щракнете върху бутона „Настройки на макроса“ в раздела „Разработчик“. В диалоговия прозорец „Център за доверие“ трябва да изберете да активирате само макроси с цифрови подписи. Не забравяйте да натиснете „ОК“ накрая.
8. Накрая можете да опитате. Създайте ново съобщение с конкретен получател и тема, но без прикачени файлове. Когато кликнете върху бутона „Изпрати“, ще получите изскачащо предупреждение, показано като следната снимка:

Защитете данните си в Outlook

Тъй като този Outlook е склонен към корупция, трябва да положите усилия за защита на данните си в Outlook. Най-добрият начин е да направите последователно и актуално архивиране. Следователно можете лесно възстановяване на повредени данни на Outlook - от резервните копия, дори ако страда от неочакван срив на Outlook. Освен това, ако архивирането се провали за съжаление, нямате друг избор, освен да се възползвате от опитен инструмент за ремонт, като DataNumen Outlook Repair.

Въведение на автора:

Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително ремонт на SQL db грешка и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com