В тази статия разбираме концепцията за система за управление на документи, заедно със съвети за създаването й в MS Access
Основните изисквания за безпроблемното функциониране на компанията включват ефективно управление на всички активи и ресурси. Когато се занимаваме с данни, ние не се нуждаем само от управление, а от ефективно управление на документи. Това е подобно на концепцията за система за управление на съдържанието и е част от корпоративните системи за управление на съдържанието. DMS включва изграждане на системи за управление, които могат да се използват за ефективно управление на цифрови документи по начин, който не само улеснява процеса на съхранение, но и намалява нуждата от хартия. Създадената система трябва също така да позволява ефективно проследяване на всички направени промени.
Използване на MS Access за ефективен DMS
Създаването на ефективен DMS няма да е възможно, ако не използвате правилното приложение за същото. MS Access предоставя на своите потребители бази данни, които могат да действат като шаблони за изграждане на избрания от вас DMS, който може да се използва за изпълнение на всички ключови задачи по редактиране и преглед, освен просто безопасно съхраняване на данните.
Тези бази данни се предлагат с няколко функции, които ги правят изключително лесни за използване от потребителя. Съществуващите данни във вашите бази данни на Access могат да бъдат импортирани в тези шаблони с помощта на функцията „Класификация“. За споделяне на DMS между няколко потребители, присъстващи в мрежата, можете да използвате функцията „Разделяне“. По този начин позволява на потребителите да работят и едновременно да споделят документа.
По-долу са дадени пет ключови съвета, които ще ви помогнат при създаването на ефективен DMS.
Когато се опитваме да създадем ефективен DMS, има определени съвети, които винаги трябва да имаме предвид, 5 от тях са дадени по-долу.
- Имате достатъчно метаданни - Уверете се, че DMS има достъп до метаданните на всички документи, които трябва да управлява. Понякога DMS автоматично ще извлече метаданни от документа, а понякога може да се наложи да ги предоставите ръчно.
- Осигурете правилна интеграция на документи - DMS трябва да ви осигури безпроблемен достъп до свързани приложения, така че да можете да извличате документи от системното хранилище. Затова се уверете, че DMS, който създавате, е добре интегриран с ключови приложения.
- Заснемайте изображения на документи - DMS използва изображения на документи, направени от прикачени устройства като скенери, многофункционални принтери и др. Уверете се, че тези изображения са добре заснети.
- Правилно индексиране - Няма да можете да извлечете необходимите документи, ако индексът на DMS не е създаден правилно. Уверете се, че всички ключови обекти са част от индекса и че той е изчерпателен и не е сложен.
- Поддържане на сигурността на документите - Едно от ключовите неща, които никога не трябва да приемате за даденост, включва сигурността на DMS. Уверете се, че всички ключови механизми за сигурност са налични и само важните хора имат достъп до системата. Това е един от онези съвети, които, ако не бъдат приложени правилно, могат да направят цялото усилие загубено. Поставете си точка и да гарантирате безопасността на данните, съхранявани в приложението Access, като инвестирате в Достъп до ремонт инструмент.
Въведение на автора:
Вивиан Стивънс е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително sql възстановяване и excel софтуерни продукти за възстановяване. За повече информация посетете WWW.datanumen.com