4 бързи метода за автоматично актуализиране на всички повторени или свързани съдържания във вашия документ на Word

В тази статия ще се съсредоточим върху обяснението на 4 бързи начина за автоматично актуализиране на цялото повтарящо се или свързано съдържание във вашия word документ.

Ако работите със статистически отчети доста често, ще откриете, че едни и същи текстове или стойности се показват постоянно през документ. И друга ситуация е сега и тогава ще получите стойност въз основа на предишни данни. Тогава тук е проблемът. Когато променяте текст или стойност на едно място, можете ли автоматично да актуализирате всички едни и същи текстове или свързани данни в целия документ?

Просто прочетете и ще разберете как.

Метод 1: Използвайте кръстосана препратка

1. Преди всичко изберете текста, който ще се покаже отново във вашия документ.
2. На второ място, щракнете върху раздела „Вмъкване“.
3. След това щракнете върху „Отметка“ в групата „Връзки“.
4. След това назовете маркера в диалоговия прозорец „Показалец“.
5. И кликнете върху "Добавяне".
6. Сега поставете курсора точно на мястото, където отива повтарящият се текст.
7. След това щракнете отново върху раздела „Вмъкване“.
8. И този път щракнете върху „Препратка“ в групата „Връзки“.
9. След това в диалоговия прозорец „Кръстосани препратки“ първо избирате „Отметка“ за „Тип на препратката“.
10. След това изберете „Текст на отметката“ за „Вмъкване на препратка към“.
11. И изберете правилното име на отметка в списъчното поле „За кой показалец“.
12. Накрая щракнете върху бутона „Вмъкване“.

По-късно, когато решите да промените съдържанието, просто трябва да промените първия текст и да следвате стъпките за актуализиране. Ще обсъдим начините за актуализиране на съдържанието във втората част на тази статия.

Метод 2: Използвайте поле

1. Като начало повторете първите 6 стъпки от метод 1.
2. След това натиснете „Ctrl + F9“, за да вмъкнете скоби на полета във вашия документ.
3. След това въведете името на отметката между двете скоби, като „A1“ тук.
4. Накрая натиснете „F9“ и ще получите същия текст.

Метод 3: Изберете Опция за поставяне

1. Първи и преденost, изберете първия текст.
2. След това натиснете „Ctrl + C“.
3. След това щракнете върху обърнатия надолу триъгълник на опцията „Поставяне“ в раздела „Начало“.
4. И от менюто със списък изберете „Специално поставяне“.
5. След това в диалоговия прозорец „Специално поставяне“ изберете „Поставяне на връзка“.
6. След това изберете „Форматиран текст“.
7. Накрая щракнете върху „OK“.

Метод 4: Използвайте поле за актуализиране на свързани данни

Например имаме таблица от един ред и три колони, както е показано по-долу:

Стойността в клетка “R1C3” трябва да е резултат от сумиране на клетки “R1C1” и “R1C2”.

1. Първа стъпка, използвайки инструкциите в метод 1, за да вмъкнете отметки за стойности в клетките „R1C1“ и „R2C2“. Тук ние наричаме тези отметки като „s1“ и „s2“.
2. След това поставете курсора на клетка “R1C3”.
3. И натиснете „Ctrl + F9“, за да получите полеви скоби.
4. Сега между двете скоби трябва да въведете формула: {= {s1} + {s2}}

Трябва да получите всички тези скоби, като натиснете „Ctrl + F9“, вместо да пишете ръчно.

5. Накрая натиснете „F9“, за да получите резултата.

Забележка: И за двата 4 метода, когато трябва да промените текста или данните, трябва да въведете новия текст или дата, като поставите точка на вмъкване в оригиналния и след това да го изтриете по-късно.

2 начина за актуализиране на съдържанието

Първият метод е да натиснете “Ctrl + A”, за да изберете целия документ, и след това натиснете “F9”, за да се актуализира автоматично.

Вторият е да се използват VBA кодове.

1. Първо, натиснете „Alt + F11“, за да отворите редактора на VBA.
2. След това щракнете двукратно върху “ThisDocument”, за да отворите областта за редактиране на код, ако е необходимо.
3. След това поставете следните кодове там:

Sub UpdateDate () Ако ActiveDocument.Fields.Count> 0 Тогава ActiveDocument.Fields.Update MsgBox („Успешно актуализирани всички полета в този документ!“) Друг MsgBox („Няма поле в този документ.“) End If End Sub

4. Накрая щракнете върху „Изпълни“.

Подгответе се за спешни случаи

Говорейки за спешни случаи при работещи програми, ще стигнем до сривове на софтуера и повреда на файлове. Разбира се, можем да предприемем някои превантивни мерки, като например архивиране на файлове и редовно стартиране на антивирусни продукти. И все пак дори архивите могат да станат жертва на злонамерени атаки или грешни операции. И текстообработващият Word, който използваме всеки ден, не е изключение. Следователно, една от подготвителните мерки, които трябва да предприемете, е да се сдобиете с мощен корумпиран инструмент за възстановяване на Word

Въведение на автора:

Вера Чен е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително Поправка на данни в Excel xlsx и pdf ремонт на софтуерни продукти. За повече информация посетете WWW.datanumen.com