2 начина да извлечете всички имейл адреси от вашия Word документ и да ги обедините за групова обработка

В тази статия ще ви представим 2 начина да извлечете всички имейл адреси в документ на Word и да ги обедините за групова обработка.

От време на време може да се наложи да изпращате имейли на няколко лица едновременно. Нещата обаче могат да станат малко сложни, когато адресите им се разпръснат около дълъг документ на страници. Навигирането в целия документ и намирането им един по един може да отнеме много време. Ето защо искаме да ви покажем бързия начин да извлечете всички с едно движение за групова обработка във вашата пощенска кутия.

Метод 1: Използвайте опцията „Намери и замени“

1. Първо и най-важно, отворете документа, съдържащ имейл адресите.
2. След това започваме, като кликваме върху раздела „Начало“.
3. След това изберете да кликнете върху обърнатия надолу триъгълник върху иконата „Намери“.
4. От падащия списък изберете „Разширено търсене“.
5. Сега ще имате отворен диалогов прозорец „Намиране и замяна“. Уверете се, че раздела „Намиране“ е включен и въведете „[Az, 0-9] {1,} \ @ [Az, 0-9, \.] {1,}“ в текстовото поле „Намери какво“.
6. След това щракнете върху „Още“, за да видите повече опции.
7. След това поставете отметка в квадратчето „Използване на заместващи символи“ под „Опции за търсене“.
8. Щракнете върху бутона „Намери в“ и изберете „Основен документ“.
9. Сега можете да видите, че всички имейл адреси в този документ са подчертани. Затворете диалоговия прозорец.
10. След това кликнете върху „Копиране“ в групата „Буфер за обмен“ в раздела „Начало“.
11. Сега създайте нов документ на Word.
12. Щракнете с десния бутон върху новия и изберете „Запазване само на текст“. Ще видите, че всички имейл адреси са поставени там в колона.
13. След това щракнете върху „Замяна“ в група „Редактиране“ в раздела „Начало“.
14. В раздела „Замяна“ въведете „^ p“ и „;“ в текстовите полета „Намери какво“ и „Замени с“.
15. И не забравяйте да изчистите полето „Използване на заместващи символи“.
16. След това щракнете върху бутона „Замени всички“. Word ще ви каже колко замени е направил и можете да затворите всички отворени кутии. В документа има имейл адреси, разделени с точка и запетая.
17. Накрая трябва да копирате тези адреси в пощенската си кутия и да изпратите една и съща информация за всички приемници наведнъж.

Метод 2: Използвайте VBA кодове

1. Първо, натиснете „Alt + F11“, за да отворите редактора на VBA.
2. След това в областта за редактиране поставете следните кодове:

Sub ExtractAllEmailAddressesFromDocument()
  Dim strEmailAddresses As String    

      ' Find all email addresses in a document,and Extract them.
      With ActiveDocument.Range        
        With.Find
          .ClearFormatting
          .Replacement.ClearFormatting
          .Text = "[A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,}"
          .Replacement.Text = ""
          .Forward = True
          .Wrap = wdFindStop
          .Format = False
          .MatchCase = False
          .MatchWholeWord = False
          .MatchByte = False
          .MatchAllWordForms = False
          .MatchSoundsLike = False
          .MatchWildcards = True
          .Execute
      End With   
      Do While .Find.Found
        strEmailAddresses = strEmailAddresses & .Text & ";"
        .Collapse wdCollapseEnd
        .Find.Execute
      Loop
      End With

      '  Open a new document to paste the email addresses.
      If strEmailAddresses <> "" Then
        Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0
        ActiveDocument.Range.Text = strEmailAddresses
      End If
End Sub

3. След това натиснете бутона "Run".

След това ще имате друг нов документ с всички имейл адреси там, разделени с точка и запетая. И можете да започнете да ги използвате за пакетна обработка в пощенската кутия.

Използвайте времето за извличане на повредени файлове

Вярно е, че винаги можете да намерите някои изненади чрез работа с Word. Докато сте изумени от възможностите му, трябва да внимавате за възможните сривове, които Word може да претърпи. От една страна, спира работата ви. От друга страна, още по-голяма заплаха може да се появи, когато Word се срине. И под по-голяма заплаха имаме предвид компрометираните ви файлове и незаменими данни.

Затова ви препоръчваме да правите резервни копия и най-важното - да се сдобиете с програма, която поправяне на повреда от Word така че няма да губите време да се суетете наоколо.

Въведение на автора:

Вера Чен е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително xls инструмент за отстраняване на проблеми и pdf ремонт на софтуерни продукти. За повече информация посетете WWW.datanumen.com