В тази статия се фокусираме върху предоставянето на 2 бързи начина за разделяне на документ на Word на множество.
Има моменти, в които ще имаме доста дълъг документ, изискващ работа в екип. Тогава е доста необходимо да го разделите на няколко по-къси, за да ускорите работния процес. Вместо да го правим по олдскул начин, като изрязване и поставяне, ние имаме по-бързи методи за тази досадна задача. Просто прочетете, за да видите повече.
Метод 1: Работете в „Outline View“
- Преди всичко, направете необходимите резервни копия на файловете си, в случай че по време на процеса може да се стигне до някакво неправомерно действие с тях.
- Второ, проверете дали частта от текста, която ще бъде разделена, е поставена под заглавие на по-високо ниво, като например Заглавие 2, 3, 4 и т.н. Ако е така, можете да преминете директно към третата стъпка. Ако все още не сте го направили, трябва да въведете някои маркировъчни думи както в началото, така и в края на текста и да ги поставите в „Заглавие 1“. Ако поставим тези думи например в „Заглавие 3“, тогава, когато текстът съдържа стил на заглавие от по-високо ниво, като например „Заглавие 2“, няма да можете да извадите текста. Ето нашия пример:
- На трето място, щракнете върху раздела „Преглед“.
- След това щракнете върху „Контур“ в „Изгледи на документи“.
- Сега в раздела „Очертаване“ отидете на група „Очертаване на инструменти“ и изберете нивото на думите си за маркиране в падащия списък на „Показване на ниво“. Тук ще изберем „Ниво 1“, тъй като просто сме ги задали в „Заглавие 1“. И всички текстове на ниво 1 ще бъдат показани.
- След това щракнете върху „Показване на документ“ в групата „Основен документ“. И ще забележите, че вече са налични опциите „Създаване“ и „Вмъкване“.
- След това щракнете върху знака плюс пред първата дума, за да изберете тази част от текста.
- Накрая щракнете върху „Създаване“, за да започнете разделянето на документа.
- Можете да повторите стъпки 7 и 8, за да завършите отделянето на останалата част от документа. И не забравяйте да запазите файла, когато сте готови. След това отидете до местоположението на оригиналния файл и ще намерите всички нови документи. По-долу е какво можете да постигнете:
Метод 2: Използвайте VBA кодове
Ако предпочитате метода за копиране и поставяне, вероятно можете да оставите Word макроса да ви свърши работа. И по-добре, можете да добавите макроса към „Лента с инструменти за бърз достъп“, за да можете лесно да го използвате многократно. За стъпките за това, моля, вижте нашата предишна статия: Как бързо да извикате друго приложение от MS Word
- Като начало натиснете „Alt + F8“, за да отворите редактора на VBA.
- В дясната област за редактиране поставете следните кодове:
Sub SaveSelectedTextToNewDocument()
If Selection.Words.Count > 0 Then
'Copy the selected text
Selection.Copy
'Open a new document and paste the copied text into it
Dim objNewDoc As Document
Set objNewDoc = Documents.Add
Selection.Paste
'Get the first 10 characters as the filename of the new document and save them
Dim objFileName As Range
Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)
objNewDoc.SaveAs FileName:="C:\Users\Test\Desktop\" & objFileName & ".docx"
Else
End If
End Sub
- След това запазете кодовете и добавете макрос в „Лента с инструменти за бърз достъп“.
- След това изберете текст и щракнете върху бутона макрос. Ще получите нов документ.
Забележки:
- Сред кодовете „C: \ Users \ Test \ Desktop \“ се отнася до пътя, където ще се съхраняват новите документи. Можете да го промените както искате.
- Кодовете „Set objFileName = objNewDoc.Range(Start:=0, End:=10)“ означават, че ще имаме първите 10 знака от избрания текст като име на новия файл. Вероятно можете да промените и тази част съответно.
Между другото, може да се наложи да обедините или комбинирате тези преработени документи в един. След това можете да предприемете начини, предложени в следните 2 статии:
Как да комбинирате и обедините множество документи на Word в едно
Как да създадете главен документ, който води до множество поддокументи във вашата дума
Неизбежно бедствие
В днешно време, живеейки в свръхсвързан свят, всичко се занимава с данни. Тъй като ежедневно използваме Word за справяне с голямо количество информация, всеки трябва да има предвид повредата на файла, тъй като никой не може да каже кога ще се случи следващото бедствие с данни. Колкото и да е неизбежно, трябва да се подготвим, като получим ефективен инструмент за това поправяне на повредени данни на Word предварително.
Въведение на автора:
Вера Чен е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително Инструмент за ремонт на проблеми с данни в Excel и pdf ремонт на софтуерни продукти. За повече информация посетете WWW.datanumen.com