2 бързи метода за обединяване на множество задачи в една единствена във вашия Outlook

Понякога може да се наложи да обедините няколко задачи в една. В новата задача тялото съдържа всички тела на всички изходни задачи, а началната дата е най-ранната дата сред всички дати на задачите и така нататък. Сега тази статия ще ви научи на 2 начина.

Когато работите с множество задачи в Outlook, които са взаимосвързани помежду си, може да искате директно да ги обедините в една задача. Новата обединена задача трябва да включва всички изходни задачи и да използва най-ранната дата измежду всички дати като начална дата, а най-късната дата като краен срок и т.н. Сега, по-долу, ще ви представим 2 начина за бързото им получаване.

Метод 1: Ръчно обединяване на множество задачи

1. На първо място създайте нова задача.
2. След това в новата задача отворете раздела „Вмъкване“ и щракнете върху бутона „Елементи на Outlook“.
3. След това в изскачащия прозорец изберете задачите, които искате да обедините.
4. След това изберете опцията „Само текст“ в полето „Вмъкване като“.
5. След това щракнете върху бутона „OK“.
6. По-късно информацията за задачите ще бъде вмъкната в тялото на новата задача.
7. Сега трябва ръчно да намерите най-ранната и най-късната дата сред всички дати в тялото.
8. След това променете началната и крайната дата на текущата задача.
9. Накрая запазете тази задача както обикновено.

Метод 1 ще бъде доста труден при задаване на начална дата и краен срок на обединената задача, тъй като ще трябва ръчно да намерите най-ранната и най-късната дата. С Метод 2 можете напълно да се отървете от този проблем.

Метод 2: Обединяване на множество задачи чрез VBA

1. За начало стартирайте редактора на Outlook VBA съгласно „Как да стартирате VBA код във вашия Outlook".
2. След това добавете препратка към „Библиотека с обекти на MS Excel“, като прочетете „Как да добавите препратка към библиотека с обекти във VBA".
3. По-късно копирайте следния код в модул.

Sub MergeMultipleTasksIntoOne()
    Dim objSelection As Outlook.Selection
    Dim objMergedTask As Outlook.TaskItem
    Dim objExcelApp As Excel.Application
    Dim objExcelWorkbook As Excel.Workbook
    Dim objExcelWorksheet As Excel.Worksheet
    Dim dStartDate As Date
    Dim dDueDate As Date
 
    Set objMergedTask = Outlook.Application.CreateItem(olTaskItem)
 
    Set objExcelApp = CreateObject("Excel.Application")
    objExcelApp.Visible = True
    Set objExcelWorkbook = objExcelApp.Workbooks.Add
    Set objExcelWorksheet = objExcelWorkbook.Sheets(1)
 
    Set objSelection = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
    For i = 1 To objSelection.Count
        nLastRow = objExcelWorksheet.Range("A" & objExcelWorksheet.Rows.Count).End(xlUp).Row
        objExcelWorksheet.Cells(nLastRow, 1) = objSelection(i).StartDate
        objExcelWorksheet.Cells(nLastRow + 1, 1) = objSelection(i).DueDate
 
        objMergedTask.Body = objMergedTask.Body & objSelection(i).Body & vbCrLf & vbCrLf & "==================================" & vbCrLf & vbCrLf
 
        objMergedTask.Attachments.Add objSelection(i)
    Next
 
    'Get the Min and Max Date via Excel Function
    dStartDate = objExcelApp.WorksheetFunction.Min(Columns("A"))
    dDueDate = objExcelApp.WorksheetFunction.Max(Columns("A"))
 
    objMergedTask.StartDate = CDate(dStartDate)
    objMergedTask.DueDate = CDate(dDueDate)
    objMergedTask.Display
 
    objExcelWorkbook.Close False
    objExcelApp.Quit
End Sub

4. След това добавете този макрос към лентата с инструменти за бърз достъп или лентата.
5. И накрая, можете да опитате.

• Първо изберете задачите за обединяване.
• След това щракнете върху бутона за макрос.
• Веднага ще се покаже нова задача, която съдържа всички оригинални задачи в тялото си и използва най-ранната дата като начална дата, а най-късната дата като краен срок, както е показано на следващата екранна снимка.

Настоявайте да правите редовни PST архиви

Ако не искате да загубите ценните си данни от Outlook, се препоръчва редовно да правите резервни копия на своите PST файлове в Outlook. Само по този начин, когато страдате от PST корупция, можете да се отървете от трудно PST ремонт, което може да се осъществи само чрез здрав инструмент, като напр DataNumen Outlook Repair.

Въведение на автора:

Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително ремонт sql и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com