Падащият списък при проверка на данни е често използвана функция в Excel. В тази статия ще представим два метода за автоматично опресняване на падащия списък.
В предишната ни статия Как да създадете падащ списък от набор от клетки във вашия Excel, представихме подробно падащия списък. Когато изходният диапазон се промени, падащият списък също ще бъде засегнат. Всеки път, когато добавяте или изтривате елемент в диапазона, трябва да проверите падащия списък в целевата клетка. А това може да бъде много досадно. Но сега открихме два ефективни метода за вас. Чрез тези методи падащият списък ще се обновява автоматично.
Метод 1: Използвайте функцията OFFSET
При този метод можете да използвате функцията OFFSET при проверката на данните. Изображението по-долу е обхватът на източника в работен лист. В този диапазон има 6 имена на продукти.
- Щракнете върху целевата клетка, от която се нуждаете, за да създадете списъка. Тук ще щракнем върху клетка A2 в друг работен лист.
- И след това щракнете върху раздела „Данни“ в лентата.
- След това щракнете върху бутона „Проверка на данни“ в лентата с инструменти.
- В новия изскачащ прозорец изберете „Списък“ в текстовото поле на „Разрешаване“.
- И след това въведете тази формула в текстовото поле „Източник“:
= OFFSET ('Обхват на източника'! $ A $ 2,0,0, COUNTA ('Обхват на източника'! $ A: $ A) -1)
Можете да промените определени елементи във формулата според действителния работен лист.
- И след това щракнете върху бутона „OK“ в лентата, за да запазите настройката.
По този начин падащият списък е създаден в клетката. Следващият път, когато добавите или изтриете елемент от обхвата на източника, елементите в списъка ще се актуализират автоматично. Например добавяме нов елемент в оригиналния диапазон в клетка A8. И има 7 артикула. В падащия списък можете да видите и 7 елемента.
Следващият път, когато трябва да създадете падащ списък и да се обърнете към друг диапазон, можете да използвате този метод. Но използвайки този метод, трябва да се уверите, че няма допълнителен елемент в същата колона или празен елемент в диапазона.
Метод 2: Определете име и таблица за употреба
Освен за използване на формула, можете също да създадете таблица в работния лист и да определите име за този диапазон.
- Изберете обхвата на източника.
- И след това щракнете върху раздела „Формула“ в лентата.
- След това щракнете върху бутона „Определяне на име“ в лентата с инструменти.
- След това ще видите нов прозорец. Въведете име в текстовото поле „Име“. Тук ще въведем „Продукт“.
- И след това въведете диапазона в текстовото поле „Отнася се за“.
- След това щракнете върху бутона „OK“, за да запазите диапазона.
- В тази стъпка щракнете върху клетка в рамките на източника.
- И след това щракнете върху раздела „Вмъкване“ в лентата.
- След това щракнете върху бутона „Таблица“ в лентата с инструменти.
- В прозореца „Създаване на таблица“ проверете опцията за заглавки според вашите нужди.
- След това щракнете върху бутона „OK“, за да запазите настройката.
- Сега щракнете върху целевата клетка, от която се нуждаете, за да създадете падащия списък.
- Повторете стъпка 2-4 в предишната част.
- И след това въведете тази формула в текстовото поле „Източник“:
= Продукт
Това е името на дефиницията, което сте създали в стъпка 4.
- След това щракнете върху „OK“, за да запазите проверката на данните.
И сега завършихте настройката. Следващият път, когато добавите нов елемент от обхвата на източника, падащият списък също ще се актуализира. Когато трябва да изтриете елемент, не забравяйте да изтриете реда на таблицата. В противен случай в списъка ще има празен елемент.
Сравнение на двата метода
И двата метода са много ефективни. Но въпреки това те имат предимства пясък недостатъци. Можете също да се обърнете към таблицата по-долу.
|
сравнение |
Използвайте функцията OFFSET |
Определете име и таблица за използване |
|
Предимства |
1. Този метод съдържа по-малко стъпки. И е лесен за изпълнение.
2. Чрез използването на функцията работният лист няма да е объркан. |
1. Използвайки този метод, все още можете да въвеждате елементи в други клетки в същия ред или колона.
2. Когато също трябва да използвате таблица или да дефинирате име, можете да спестите много време за тези други задачи. |
|
Недостатъци |
1. Ако не сте запознати с функцията OFFSET, може да срещнете грешки при модифициране на формулата.
2. Когато в диапазона има други елементи или празни клетки, падащият списък ще бъде объркан. |
1. Има повече стъпки в този метод. Може да отделите повече време за извършване на процеса.
2. Когато изтривате елементи, трябва да изтриете реда на таблицата, вместо само стойността. |
Следващият път, когато трябва да създадете падащия списък, който може да се актуализира автоматично, можете да изберете един от метода. И двамата са много ефективни.
Коригирайте грешки във файла на Excel
Понякога ще се срещнете с корупция в Excel. И тези данни бедствие може да бъде причинено от много различни причини. Преди да поправите тези грешки, трябва да разберете причините. Ако обаче не знаете нищо за възстановяването на данни, не се опитвайте сами да поправяте файловете на Excel. Можете да се обърнете за помощ към сложна компания за възстановяване. Освен това можете да инвестирате и инструмент за ремонт на Excel. Този инструмент е в състояние да поправяне на повредени xls данни лесно и бързо. По този начин ще получите всички данни и информация обратно от тези повредени файлове.
Въведение на автора:
Ана Ма е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително поправяне на грешка във файла на Word docx и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com