如何在 Outlook 中归档电子邮件：完整指南 [2026]

Exchange Server Online Archive（也称为就地归档）是 Microsoft 365 提供的基于云的企业级解决方案，它在服务器上以独立邮箱的形式运行。管理员可以启用和管理此功能，它提供额外的存储空间，同时确保用户可以通过任何设备访问已归档的电子邮件。启用 Online Archive 后，自动归档功能将自动禁用。

3. 手动归档到内置文件夹（归档按钮）

3.1 新版 Outlook 中的存档

在新版 Outlook 中使用“归档”按钮归档电子邮件：

选择要存档的电子邮件。
点击存档在工具栏中。
屏幕上将显示确认信息。您可以点击解开如果需要的话。

请注意： 新版 Outlook 不支持自动存档功能。

3.2 经典 Outlook 中的存档

3.2.1 存档按钮

在经典版 Outlook 中使用“归档”按钮归档电子邮件：

选择要存档的电子邮件。
在下面首页部分，在删除组，点击存档.
Outlook会将邮件移至“存档”文件夹。

如果您不小心将电子邮件归档，请导航至“归档”文件夹并将电子邮件移回其原始文件夹。

3.2.2 使用键盘快捷键（退格键）

您可以通过键盘快速归档选定的电子邮件：

选择要存档的电子邮件。
按 Backspace键 键。
选定的电子邮件将立即存档。

重要提示： 如果您在新窗口中打开电子邮件，则需要关闭该窗口，然后按照上述步骤将其归档。

3.2.3 如何禁用退格键存档

部分用户出于以下原因选择禁用退格键存档功能：

意外存档： 不熟悉此功能的用户可能会误按退格键或出于其他目的按下退格键，导致电子邮件意外地从收件箱中消失。
与删除键混淆： 退格键靠近删除键，但其行为不一致，容易让人感到困惑。
组织政策： 有些组织倾向于控制归档方法，并阻止员工使用键盘快捷键。
未使用存档功能： 不使用“存档”文件夹的用户可能会发现此快捷方式无用。

要防止退格键归档项目，您需要执行以下操作：

完全关闭 Outlook。
新闻通稿 Windows + R的 打开运行对话框。
类型 注册表编辑器 然后按 Enter 键打开注册表编辑器。
导航到： HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
在右侧窗格中单击鼠标右键并选择新增 -> DWORD（32位）值.
命名值 禁用一键存档.
双击新值并将其设置为 1.
点击 OK 然后关闭注册表编辑器。
住宅tar展望。

请注意： 此注册表修复适用于 Microsoft 365 版 Outlook，不适用于永久版本。

3.2.4 右键单击存档

使用上下文菜单进行归档：

右键单击要存档的电子邮件。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择存档从弹出菜单中。
这些邮件将被移至存档文件夹。

3.2.5 拖放到存档文件夹

用于手动控制归档：

找到存档导航窗格中的文件夹。
点击并按住要存档的电子邮件。
将其拖到“存档”文件夹并放下。

3.3 按特定标准归档项目

默认情况下，Outlook 归档功能只能按日期清理旧项目。如果您想归档所有符合特定条件的项目，请：

在 高级查找 对话框中，单击 浏览… 选择要查找项目的文件夹。
设置搜索条件。
点击 立即查找 找出所有符合条件的物品。
选择所有找到的物品。
右键单击选定的项目并单击移动并选择您的存档文件夹作为 tar得到的。
所有找到的物品将被移至存档文件夹。

示例 1：归档所有大于 10KB 的电子邮件：

在 高级查找 单击对话框 浏览… 选择要查找项目的文件夹。
点击 更多的选择 标签
米 大小（千字节） 至 比...更棒 10
点击 立即查找

示例 2：存档所有过期邮件：

在 高级查找 单击对话框 浏览… 选择要查找项目的文件夹。
点击 先进的 标签
In 定义更多标准 部分，选择 到期日期 ， 所有邮件字段.
设置条件，例如明天.
点击 添加到列表
点击 立即查找

示例 3：归档所有标记已完成的电子邮件：

示例 4：归档所有具有特定颜色类别的电子邮件：

示例 5：将所有未跟进的电子邮件存档：

旗：

4. 手动归档到外部文件（清理旧项目工具）

4.1 使用“清理旧项目”工具

要在 Outlook 中手动将 Outlook 电子邮件归档到 PST 文件：

点击文件标签。
点击资料，然后点击工具.
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 清理旧物品.
这个存档将显示对话框。
点击 存档此文件夹和所有子文件夹 选项。
选择要归档的文件夹（例如，“收件箱”）。要归档所有项目，请选择邮箱的根文件夹。
下 存档项目年代早于请输入日期。早于此日期的项目将被存档。
下 存档文件接受默认位置或点击浏览选择不同的位置和文件名。
可选地，检查 包含已勾选“不自动存档”的项目 如果您想归档之前未从自动归档中排除的项目。
点击 OK 是的tar存档。

完成后，“存档”邮箱将出现在左侧面板中，您可以访问已存档的电子邮件。

4.2 归档多个具有不同保留期限的文件夹。

要将项目归档到不同的文件夹中，并设置不同的保留期限，同时将它们保留在同一个 PST 文件中：

打开“存档”对话框（文件 -> 资料 -> 工具 -> 清理旧物品).
选择第一个文件夹（例如，收件箱），并将日期设置为 6 个月前。 暂时不要点击确定。
选择另一个文件夹（例如，“已发送邮件”），并设置不同的日期（例如，“1 年前”）。 暂时不要点击确定。
继续根据需要选择文件夹并设置不同的日期。
确保所有文件夹使用相同的存档文件路径。
点击 OK 所有文件夹配置完成后。

5. Outlook 中的自动存档电子邮件

5.1 启用自动归档

要在经典版 Outlook 中启用和配置自动存档：

点击文件 -> 可选项.
点击 先进的 标签。
在下面 自动存档 部分，点击 自动存档设置 按钮：
访问 每隔 N 天运行一次自动归档 框。
指定自动归档运行的频率（例如，每 14 天一次）。
配置其他设置，例如存档位置和过期时间。我们将在下一节详细解释这些设置。
点击 OK 保存设置。

自动归档功能现在将根据您配置的计划自动运行。

5.2 自动归档设置详解

了解每项自动归档设置有助于您有效地控制归档过程：

每隔 N 天运行一次自动归档： 控制自动归档的计划。频繁运行（例如每周一次）会处理较小批量的电子邮件，这比一次性归档数千封邮件效率更高。要完全停止自动归档，请取消选中此选项。
自动归档运行前提示： 如果您想在归档之前收到通知tarts，启用此选项。您将看到一条通知，允许您根据需要取消操作。
删除过期项目（仅限电子邮件文件夹）： 这将删除已过期的邮件。请注意，过期邮件与旧邮件不同——过期时间是在撰写邮件时手动设置的。 可选项 此选项卡。请谨慎使用此设置，因为它会删除项目而不是将其归档。
归档或删除旧项目： 此主开关用于激活您的自定义自动存档配置。取消选中此开关则使用 Outlook 的内置默认设置。
在文件夹列表中显示存档文件夹： 启用此功能后，您的归档文件夹将自动显示在导航窗格中。否则，每次访问归档项目时，您都需要手动打开归档 PST 文件。
清理以下年代久远的物品： 设置归档的截止期限。超过此阈值的项目将被移至归档文件。此范围灵活，从 1 天到 60 个月不等，可以以天、周或月为单位指定。
将旧项目移至： 告诉 Outlook 将存档项目存储在哪里。默认情况下，它会在“文档\Outlook 文件”文件夹中创建 archive.pst 文件。单击浏览选择其他位置或文件名。选择此选项将禁用下方的永久删除设置。
永久删除项目： 此设置不会保留存档副本，而是会在旧项目达到一定时间阈值后将其彻底删除。请谨慎使用此功能——已删除的项目无法恢复。启用此功能将禁用上述存档选项。
立即将这些设置应用到所有文件夹： 此按钮会将您当前的配置立即应用到所有 Outlook 文件夹。如果您想为各个文件夹设置不同的规则，请跳过此步骤——您可以分别通过每个文件夹的属性进行配置。

5.3 Outlook 文件夹的默认过期时间

Outlook 对不同类型的文件夹应用不同的默认过期时间：

收件箱和草稿： 6个月
已发送邮件和已删除邮件： 2个月
发件箱： 3个月
日历、任务、笔记和日记： 6个月
联系方式： 默认情况下不自动存档

您创建的文件夹会继承类似默认文件夹的过期时间。例如，自定义邮件文件夹的过期时间与收件箱一样，为 6 个月。

5.4 如何确定物品的年龄

不同类型的 Outlook 项目使用不同的日期标准来确定它们是否足够旧，可以进行归档：

电子邮件： 系统会同时检查您收到邮件的时间和您上次修改邮件的时间，然后采用较晚的日期。即使是标记已读/未读或移动邮件这样简单的操作，也会更新修改时间戳。
日历项目： 对于会议和预约，相关日期是您……的日期。ost 最近已编辑并保存了该条目。具有重复模式的项目不会被自动存档。需要注意的是，只有过去的事件才会被存档——未来的预约无论其最后修改日期如何，都会保留在原处。
任务： 这里有两个日期很重要：完成日期和最后修改日期。取较新的日期作为判断是否符合条件的依据。仍显示为未完成的任务永远不会自动归档。对于委派的任务，只有在有人将其标记为已完成后才会归档。
备注： 你 m 的日期ost 最近编辑和保存的时间决定了笔记何时可以存档。
日记条目： 要么是原始创建日期，要么是 most 以最近修改日期为准，较新的日期优先。
联系方式： 自动归档功能会完全跳过联系人。如果您需要归档联系人文件夹，请手动使用“清理旧项目”工具。

5.5 为特定文件夹自定义自动归档

要为特定文件夹配置自定义自动归档设置：

在导航窗格的文件夹列表中，右键单击要自定义的文件夹。
点击 产品特性.
点击 自动存档 标签。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 使用这些设置归档此文件夹.
配置此文件夹的过期时间和其他特定选项。
点击 OK 保存设置。

请注意： 使用 永久删除旧项目 可以选择自动删除过期邮件 删除的项目 与 垃圾邮件 文件夹会在指定的保留期限后被删除。

5.6 从自动存档中排除/包含项目

有时，您可能不想归档一些经常使用的项目。以下是三种不同情况的解决方案。当然，您也可以撤销此操作，并从自动归档功能中包含这些项目。

5.6.1 排除一项

请选择具体商品。
新闻通稿 Alt + Enter键 键。
A 产品特性 将显示对话框。
访问 请勿自动存档此项目 选项。

5.6.2 排除多个项目

1. 去查看标签
2. 点击 查看设置
3. 在 高级视图设置 对话框，单击列:
4. 这个 显示列 对话框将会出现。请按照以下步骤添加 请勿自动存档 柱：
  - 从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 所有邮件字段.
  - 从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 请勿自动存档 在可用列中。
  - 点击添加
  - 如果要更改其顺序，请选择它并使用提前 or 下移.
  - 点击 OK
5. 点击后 OK你将回到 高级视图设置 对话框，您需要点击 其他设置.
6. 在 其他设置 对话框，检查 允许单元内编辑 选项。
7. 点击一系列 OK 保存更改并返回 Outlook 主窗口。现在，要从自动存档中排除特定项目，只需选中以下复选框即可。 请勿自动存档 为他们撰写的专栏：

5.6.3 排除文件夹

在导航窗格中右键单击文件夹。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 产品特性.
点击 自动存档 标签。
从我们的数据库中通过 UL Prospector 平台选择 请勿归档此文件夹中的项目.
点击 OK.

6. 使用规则在 Outlook 中自动归档电子邮件

Outlook 规则允许您自动归档来自特定发件人或符合特定条件的电子邮件。要创建归档规则：

右键单击要存档的电子邮件。
点击规则 -> 建立规则 在弹出菜单中。
这个 创建规则 将显示对话框。
在 当我收到包含所有选定条件的电子邮件时 本节，具体说明规则的条件，例如：从, 主题包含 或发给如需了解更复杂的条件，请点击 高级选项 在右下角。
在 请执行以下操作 部分，选择 将项目移动到文件夹： 然后单击以指定存档文件夹。 选择文件夹… 按钮。
点击 OK 保存规则。

Outlook 现在会自动将符合条件的所有电子邮件移动到“存档”文件夹。

7. 按接收日期归档

默认情况下，Outlook 自动存档功能使用修改日期或接收日期，以较晚者为准。如果您希望 Outlook 仅根据接收日期存档电子邮件（忽略修改日期），则需要修改 Windows 注册表：

完全关闭 Outlook。
打开注册表编辑器。
导航到： HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\偏好设置.
右键单击优先并选择新增 -> DWORD（32位）值.
给新值命名 ArchiveIgnoreLastModifiedTime。
右键单击新建的值并单击修改.
将值设置为 1 并点击 OK.
关闭注册表编辑器并重新tar展望。

更改后，Outlook 将根据电子邮件的接收日期而不是修改日期进行归档。

8. 高级：使用 VBA 自动归档

如果您需要对以下方面进行更高级的控制：自动归档您可以使用 Outlook VBA 宏。以下是一些示例场景：

Outlook 中自动存档已完成的任务
归档大于特定大小的电子邮件
自动归档大于特定大小的旧邮件
按月自动分类和归档电子邮件
按发件人姓名自动分类和归档收到的电子邮件
自动存档拒绝特定日历的会议
当收到新邮件时，自动归档最旧的邮件
自动归档未标记后续跟进的收件
当收件箱邮件过多时，自动归档旧邮件
归档所有逾期预约和任务
归档所有过期邮件
标记完成后自动存档带标记的电子邮件
当 Outlook 文件大于特定大小时，自动存档过期项目
归档所有已读RSS条目
根据发件人将已读邮件归档到不同的文件夹
批量禁用所有 Outlook 文件夹的“自动存档”选项
批量将相同的“自动存档”设置应用到所有 Outlook 文件夹
批量启用多封 Outlook 电子邮件的“不自动存档此项目”选项
批量禁用所有循环日历项目的“自动归档”选项

9. Exchange Server Online 存档

Exchange Server Online 归档（也称为就地归档）是 Microsoft 365 的一项企业级归档功能，它通过将旧邮件归档到归档邮箱，为用户提供额外的邮箱存储空间。与客户端归档方法不同，此功能完全由管理员管理，并在服务器端运行。

9.1 管理员设置要求

只有管理员才能启用或禁用 Exchange Server Online 存档。要配置存档邮箱，管理员必须：

在 Exchange Online 中被分配邮件收件人角色
访问 Exchange 管理中心 (EAC)
为用户配备合适的 Microsoft 365 许可证

9.2 管理员如何启用存档邮箱

管理员可以通过 Exchange 管理中心启用存档邮箱：

登录 Exchange 管理中心 (EAC) 并导航至 步骤一：收件人 -> 邮箱.
选择要启用邮箱存档功能的用户。
在弹出窗格中，选择其它，并在下 邮箱存档，选择 管理邮箱存档.
打开 邮箱存档，然后点击 已保存.

存档邮箱状态将显示为活跃针对选定用户。

9.3 自动启用存档邮箱

管理员可以使用 PowerShell 在主邮箱达到其配额的 90% 时自动启用存档邮箱：

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 逐步淘汰档案邮箱

如果出于空间有限等各种原因想要逐步淘汰存档邮箱，可以按以下步骤操作：

导出存档邮箱。
禁用存档。

9.5 对其他存档功能的影响

当为用户启用 Exchange Server Online Archive 时：

在经典版 Outlook 中，“自动存档”和“清理旧项目”工具将不可用。
Outlook 中的“存档”按钮仍然正常工作。
分配给 Exchange Online 邮箱的保留策略控制着归档行为。

请注意： 此功能在 Microsoft 365 政府云、世纪互联运营的 Microsoft 365 或 Microsoft 365 德国版中不可用。

10. 在 Outlook 中查找和管理已存档的电子邮件

10.1 查找存档文件夹和文件

查找已存档的电子邮件：

存档文件夹： 内置的“存档”文件夹会出现在导航窗格的文件夹列表中。选择查看 -> 文件夹窗格 -> 正常如果文件夹列表已隐藏，则显示该文件夹列表。
存档邮箱（PST 文件）： 使用自动归档或清理旧项目工具时，如果您已选择，归档邮箱将显示为文件夹列表中的单独项目。 在文件夹列表中显示存档文件夹 在自动存档设置中。

如果“存档”邮箱未显示，您可以手动打开它：

在MyCAD中点击软件更新文件 -> 选项 -> 高级
在下面 自动存档 部分，点击 自动存档设置 按钮。
找到归档 PST 文件的完整路径 将旧物品移至。
点击文件 -> 对外开放 -> 打开Outlook数据文件 并通过完整路径选择您的归档 PST 文件。

10.2 迁移存档文件

关闭 Outlook 中的归档 PST 文件。
将文件移动到新位置。
在 Outlook 中重新打开。
更改路径文件 -> 选项 -> 高级 -> 自动归档 -> 自动归档设置 -> 将旧项目移动到

10.3 搜索已存档的电子邮件

在“存档”文件夹中搜索已存档的电子邮件：

默认情况下，当您在 Outlook 顶部的搜索框中输入搜索词时，它会搜索邮箱中的所有文件夹，包括已存档的项目。
要将搜索范围限定在“存档”文件夹内，请先选择“存档”文件夹。存档导航窗格中的文件夹。
然后在搜索框中输入您的搜索词。
搜索结果将仅显示存档文件夹中的项目。

在存档文件中搜索已存档的电子邮件：

点击左侧面板中的“存档”文件。
点击中间的搜索框。
“搜索”选项卡将会出现。
点击搜索标签
点击 搜索工具 -> 高级查找…
这个 高级查找 将显示对话框。
点击 浏览… 按钮。
在 选择文件夹 在对话框中，选中“存档文件”。
访问 搜索子文件夹
点击 OK
Outlook 随后将……tar在存档文件及其所有子文件夹中进行搜索：

10.4 将已存档的电子邮件恢复到收件箱

要将已存档的电子邮件移回您的收件箱：

导航至存档文件夹或存档邮箱。
选择要恢复的电子邮件。
将电子邮件拖放到收件箱中，或者右键单击并选择移动 -> 收件箱.

这些邮件将被移回您的收件箱，并从存档位置删除。

11. 归档文件大小限制和管理

11.1 默认 PST 文件大小限制

Outlook PST 文件有默认的大小限制：

Outlook 365、2024、2021、2019、2016 和 2013 版本： 50 GB
Outlook 2010 及更早版本： 20 GB

当存档 PST 文件接近或达到此限制时，Outlook 可能会停止存档新项目或出现不可预测的行为。

11.2 管理大型归档文件

当您的压缩文件接近大小限制时，请考虑以下选项：

创建新的归档文件： 创建一个新的归档 PST 文件并tar将 Outlook 中的电子邮件归档到此文件夹。您可以维护多个按年份或项目组织的归档文件。
删除无用物品： 查看您已存档的电子邮件，并永久删除您不再需要的项目。压缩存档文件.

11.3 增加 PST 文件大小限制（不推荐）

虽然可以通过修改注册表将默认的 50 GB 限制提高到 100 GB，但这并不推荐。过大的 PST 文件会降低 Outlook 的运行速度，并增加文件损坏的风险。如果您必须提高限制，可以按照以下步骤操作。本指南 .

请考虑创建新的存档文件或使用在线存档，而不是增加文件大小限制。

12. 解决 Outlook 存档问题

12.1 自动存档不可用

如果自动归档选项不可用或呈灰色显示，原因可能是：

已启用 Exchange Server Online 存档： 如果您的组织启用了 Exchange Server Online Archive，则 AutoArchive 将自动禁用。Online Archive 可作为 AutoArchive 的企业级替代方案。请联系您的管理员以改用 Online Archive。
管理员已禁用该功能： 您的网络管理员可能通过组策略或保留策略禁用了自动归档功能。请联系系统管理员，了解您组织的电子邮件管理策略。
新版 Outlook 的限制： 新版 Outlook 不支持自动存档和清理旧项目工具。请使用经典版 Outlook 访问这些功能。

12.2 自动归档未运行

如果 AutoArchive 已停止运行，请检查以下内容：

检查自动归档设置： 打开自动归档设置（文件 -> 可选项 -> 先进的 -> 自动存档设置）并验证您的配置是否正确。
运行自动归档复选框： 确保 每隔 N 天运行一次自动归档 此选项已选中。如果取消选中，自动归档将不会自动运行。

12.3 未归档的特定项目

如果某些项目未被归档，原因可能包括：

修改日期太近： 默认情况下，Outlook 使用接收日期或修改日期，以较晚者为准。如果您最近修改了电子邮件，则该邮件需要经过另一个过期时间后才会存档。
“请勿自动存档” 属性已启用: 这些项目可能启用了“不自动归档此项目”属性。
- 要选中某个项目，请双击它以在新窗口中打开，然后单击。文件 -> 产品特性，然后检查 请勿自动存档此项目 选项。
- 要批量检查多个项目，请将“不自动存档”列添加到视图设置中，然后增加电子邮件列表的宽度，以便显示此列。

12.4 存档文件夹未显示

如果 归档文件夹 （存档邮箱文件）未显示在 Outlook 左侧面板中。请尝试以下解决方案：

启用显示存档文件夹： 打开自动归档设置并确保 在文件夹列表中显示存档文件夹 被检查。
手动添加存档文件： 如果“存档”邮箱仍然没有显示，请点击手动打开它。文件 -> 对外开放 -> 打开Outlook数据文件 并选择您的存档 PST 文件。
更新 Outlook： 对于 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 和 Outlook.com 帐户，您的“存档”文件夹默认应该存在。如果您在 Outlook 2016 或 Microsoft 365 版 Outlook 中看不到它，请转到：文件 -> 办公室帐户 -> 更新选项 -> 现在更新.

12.5 版本存档 PST 文件已损坏

如果归档 PST 文件已损坏，Outlook 将无法将新邮件移动到该文件中。您可以按以下步骤修复 PST 文件：

使用收件箱修复工具 (scanpst.exe)
使用第三方恢复工具

请参阅我们的完整指南在上述方法以及其他维修方法的基础上。

13. 电子邮件归档最佳实践

13.1 哪些电子邮件需要存档

为了保存重要记录，某些类型的电子邮件应该存档而不是删除：

财务记录： 将包含银行对账单、账单、发票、收据和税务相关信息的电子邮件存档，以供将来参考和预算编制之用。
工作对话： 保留重要的工作相关讨论、决策、项目细节和文件，以备参考或绩效考核之用。
收据和确认函： 保存购买确认信息、预订信息、服务订阅信息和订单收据，以防出现问题。
合法文件： 存档包含合同、协议、法律通信或任何可作为法律记录的信函的电子邮件。
项目文件： 保存与正在进行或已完成的项目相关的电子邮件，包括讨论、草稿、反馈和提案，以备将来参考。
个人里程碑： 保留记录重要人生事件（例如工作邀请、录取通知书和职业成就）的电子邮件，以增进情感价值。
旅行证件： 存档门票、酒店预订和旅行行程rar这些文件可以作为您旅行记录的法律证明。

13.2 归档与删除决策指南

决定是归档还是删除电子邮件时，请考虑其未来价值。归档那些您以后可能出于参考、合规或记录保存目的而需要的邮件。删除那些无关紧要或不再需要的邮件，例如过期的简报、垃圾邮件或临时通知。rary 通知。如果您不确定，请先存档——您可以稍后删除，但无法恢复已永久删除的电子邮件。

13.3 定期存档维护

定期维护您的存档，定期查看已存档的项目并删除不再需要的项目。这样可以防止您的存档像收件箱一样杂乱无章，并保持文件大小在可控范围内。建议您每季度或每年对存档进行一次审核，以确保其中只包含有价值的信息。

13.4 备份存档文件

创建备份以保护您的已存档电子邮件：

本地备份副本： 将您的 PST 归档文件复制到外部硬盘或 U 盘。将备份文件存储在与计算机分开的安全位置。
云存储备份： 将您的 PST 归档文件上传到 OneDrive、Dropbox 或 Google Drive 等云存储服务，进行异地备份，防止硬件故障。

请记住，归档文件与备份文件不同。务必始终保留单独的归档 PST 文件备份副本。

13.5 最佳自动归档频率

设置自动归档的运行频率，使其既能防止大量积压，又不会过于频繁而影响性能。对于 most 对于用户而言，每 14 天运行一次自动归档效果很好。如果您每天收到大量电子邮件，请考虑将其设置为每周运行一次。更频繁地归档较小的批次比一次性处理数千条邮件更好，后者会降低计算机速度。

14. 关于 Outlook 存档的重要事实

14.1 PST 文件格式

PST（个人存储）文件格式是 Outlook 的数据文件类型，用于将电子邮件、日历项目、联系人和其他 Outlook 数据存储在您的计算机本地。PST 文件可以在 Outlook 中打开，也可以在计算机之间移动。它们与您的邮箱是分开的，存储在您指定的位置，通常位于 C:\Users\您的用户名\Documents\Outlook Files\。

14.2 归档与导出

归档和导出是不同的操作。归档会将项目从其原始位置移动到归档文件，从而将其从主 PST 文件中移除并释放空间。导出会创建所选项目的副本，但不会将其从原始位置移除或减少邮箱大小。使用归档来管理邮箱大小，使用导出来创建备份副本。

14.3 归档与备份

归档文件与备份文件不同。归档文件用于长期存储您无需经常访问的旧文件。备份文件是数据的副本，单独存储，用于灾难恢复。如果您想备份已归档的电子邮件，请复制归档 PST 文件并将其存储在安全的位置，例如 OneDrive、Dropbox 或外部驱动器。

请参阅我们关于……的全面指南如何备份Outlook邮件.

14.4 联系人未自动存档

Outlook 默认情况下不会自动归档联系人。虽然自动归档功能会处理电子邮件文件夹、日历、任务、笔记和日志，但不会归档联系人文件夹。不过，如果需要，您可以使用“清理旧项目”工具手动归档联系人文件夹。

15 .常见问题解答

问：如何在 Outlook 中归档电子邮件？

答：要在 Outlook 中归档电子邮件，请选择要归档的电子邮件，然后单击工具栏中的“归档”按钮。您也可以右键单击并从上下文菜单中选择“归档”，按退格键，或将电子邮件拖到“归档”文件夹。要自动归档，请设置自动归档功能，或使用规则归档来自特定发件人的电子邮件。

问：如何在 Outlook 中归档数千封电子邮件？

答：要归档大量电子邮件，可以使用“自动归档”功能定期归档旧邮件，或者使用“清理旧项目”工具手动归档指定日期之前的邮件。您还可以将邮件导出到 PST 文件，方法是依次点击“文件”->“打开和导出”->“导入/导出”->“导出到文件”，然后选择“Outlook 数据文件 (.pst)”。这些方法可以高效地管理批量邮件，无需手动排序。

问：将电子邮件归档可以释放 Outlook 中的空间吗？

答：这取决于归档方式。如果您使用“归档”按钮，归档的邮件会被移动到内置的“归档”文件夹，该文件夹仍然位于您的主邮箱中，因此不会释放空间。但是，使用“自动归档”或“清理旧项目”工具将邮件移动到单独的归档文件，则可以释放主邮箱的存储空间。“在线归档”也会将邮件移动到单独的服务器端邮箱，从而释放主邮箱的空间。

问：如何在 Outlook 中查找已存档的电子邮件？

答：要查找已存档的电子邮件，请在文件夹列表中导航至“存档”文件夹，或者如果您使用自动存档功能，则导航至“存档”邮箱。使用 Outlook 顶部的搜索栏，按发件人、主题、日期或关键字搜索特定电子邮件。默认情况下，Outlook 会搜索所有文件夹，包括已存档的项目。要将搜索范围限定为已存档的电子邮件，请在搜索前选择“存档”文件夹。

问：在 Outlook 中，是将电子邮件存档更好还是删除更好？

答：将日后可能需要用于参考、合规或记录保存的电子邮件存档。删除无关或不再需要的电子邮件。如果您将来有可能需要参考某封电子邮件，请将其存档而不是删除。存档的电子邮件仍然可以搜索，并且可以随时恢复，而删除的电子邮件最终会永久消失。

问：我可以在 Outlook 中自动存档电子邮件吗？

答：是的，自动归档功能允许您根据邮件的存放时间、文件夹或其他条件设置邮件归档计划。这样可以保持收件箱井然有序，无需手动操作。您还可以创建 Outlook 规则，将符合特定条件的邮件自动移动到“归档”文件夹。请注意，自动归档功能仅适用于经典版 Outlook，不适用于新版 Outlook 或网页版 Outlook。

问：邮件归档会影响我的邮件搜索结果吗？

答：不，已存档的电子邮件在 Outlook 中仍然可以搜索。默认情况下，在 Outlook 中搜索时，它会搜索邮箱中的所有文件夹，包括“存档”文件夹和“存档”邮箱。您可以像查找收件箱中的邮件一样轻松地找到已存档的电子邮件。

问：如何更改 tar获取存档位置？

答：对于 Microsoft 365、Exchange、Exchange Online 或 Outlook.com 帐户，您无法更改内置存档文件夹的位置——这是一个默认的系统文件夹，无法重命名、移动或删除。对于 POP 和 IMAP 帐户，您可以通过选择“文件”->“邮箱设置”->“工具”->“设置存档文件夹”来更改存档文件夹的位置。使用“自动存档”或“清理旧项目”时，您可以通过在存档设置中单击“浏览”来指定存档 PST 文件的保存位置。

问：自动归档和 Exchange Server Online 归档之间有什么关系？

答：自动存档是 Outlook 的一项旧功能，它会自动将旧邮件移动到本地 PST 文件。这意味着邮件会从服务器上删除，并且更难通过搜索找到。如果包含自动存档 PST 文件的硬盘驱动器无法使用，这些邮件将无法再被删除。ostExchange Server Online Archive 是 AutoArchive 的企业级替代方案，它将存档的电子邮件存储在服务器上，使用户可以从任何设备访问这些邮件。如果您没有 Exchange Server Online Archive，并且您的 IT 部门尚未禁用该功能，则仍然可以使用 AutoArchive。

问：如果我的自动归档 PST 文件损坏或无法打开怎么办？

答：如果您的自动存档 PST 文件已损坏且 Outlook 无法打开，您可以使用专门的程序。 Outlook PST 修复工具要恢复已存档的电子邮件和其他数据，请务必在尝试恢复之前创建损坏存档文件的备份副本。为防止将来出现问题，请定期检查您的存档文件是否可以打开，并尽可能考虑将重要的存档文件移动到 Exchange Server Online Archive。

问：如何禁用使用退格键进行归档？

答：要阻止退格键归档项目，您需要添加一个注册表项。导航至 HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options（或 OCT 路径），创建一个名为 DisableOneClickArchive 的 DWORD 值，并将其值设置为 1。此注册表修复适用于 Microsoft 365 版 Outlook，不适用于永久版本。进行任何更改之前，请务必备份注册表。

问：如何禁用循环日历项目的自动存档功能？

答：您可以通过以下3种方法排除这些项目：

排除整个日历文件夹。
排除单个日历项目。
排除多个日历项目。

您可以在本节.

16. 结论

16.1 档案方法比较

了解不同归档方法之间的差异有助于您根据自身需求选择合适的方法：

付款方式	存档目标	客户/服务器	新展望	经典展望	网上	何时使用	对邮箱尺寸的影响
手动归档（归档按钮）	内置存档文件夹	客户端操作	是	是	是	快速整理收件箱，无需减少存储空间	不减少邮件数量——邮件仍保留在邮箱中
手动归档（清理）	本地 PST 文件	客户端操作	没有	是	没有	一次性归档以释放邮箱空间	显著缩小邮箱尺寸
自动存档	本地 PST 文件	客户端操作	没有	是	没有	自动持续邮箱管理	随着时间的推移，邮箱容量会逐渐减小。
Exchange Server Online 存档	独立的服务器邮箱	服务器端操作	是	是	是	拥有大型邮箱的企业用户	减小主邮箱大小

请注意： 要缩小邮箱的尺寸，你需要…… 压缩它在归档旧邮件之后。

16.2 保持收件箱清洁

归档只是高效邮件管理的一部分。养成处理邮件的固定流程，处理完毕后立即归档或删除邮件，并定期检查归档邮件，删除不再需要的邮件。通过实施这些做法并设置合适的归档规则，您可以保持收件箱的整洁高效，从而提高工作效率，专注于重要邮件。

案例

关于作者

修星是一位经验丰富的 IT 专业人士，在企业电子邮件系统和 Microsoft Office 故障排除方面拥有超过 8 年的经验。他已帮助数千名用户解决了不同企业环境中复杂的 Outlook 问题。

Xiu 专注于电子邮件系统迁移、数据恢复和生产力软件优化。他的实践经验包括管理 Exchange Server 部署、排除 MAPI 连接问题以及为关键任务电子邮件系统实施强大的备份策略。

Xiu 致力于通过技术写作，让复杂的 IT 解决方案惠及普通用户。他始终关注 Office 365 和 Exchange Online 的最新发展以及新兴的电子邮件技术。在解决电子邮件难题之余，Xiu 还喜欢分享实用的技术技巧，帮助人们提高工作效率。

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