Энэ нийтлэлд бид Document Management System гэсэн ойлголтыг MS Access дээр бий болгох зөвлөмжийн хамт ойлгож байна
Компанийн хэвийн үйл ажиллагаанд тавигдах үндсэн шаардлага нь бүх хөрөнгө, нөөцийг үр ашигтай удирдах явдал юм. Өгөгдөлтэй харьцахдаа бид зөвхөн менежмент шаарддаггүй, харин үр дүнтэй баримт бичгийн менежмент шаарддаг. Энэ нь Агуулгын Менежментийн Системийн ойлголттой төстэй бөгөөд Enterprise Content Management Systems-ийн нэг хэсэг юм. DMS нь дижитал баримтыг үр дүнтэй удирдахад ашиглагдах менежментийн системийг бий болгох явдал бөгөөд ингэснээр хадгалалтын явцыг багасгахаас гадна цаасны хэрэгцээг бууруулдаг. Үүсгэсэн систем нь бүх өөрчлөлтийг үр дүнтэй хянах боломжийг олгох ёстой.
Үр дүнтэй DMS-д зориулж MS Access ашиглах
Хэрэв та ижил програмыг зөв ашиглахгүй бол үр дүнтэй DMS үүсгэх боломжгүй болно. MS Access нь хэрэглэгчиддээ өгөгдлийг аюулгүй хадгалахаас гадна хянах, хянах бүхий л чухал ажлуудыг гүйцэтгэхэд ашиглаж болохуйц сонгосон DMS-ийг бүтээхэд зориулагдсан загвар мэдээллийн санг бүрдүүлж өгдөг.
Эдгээр мэдээллийн сан нь хэрэглэгчид ашиглахад маш хялбар болгох хэд хэдэн онцлог шинж чанартай байдаг. Таны Access мэдээллийн санд байгаа өгөгдлийг эдгээр ангилалд 'Ангилал' функцын тусламжтайгаар импортлох боломжтой. Сүлжээнд байгаа хэд хэдэн хэрэглэгчийн дунд DMS-ийг хуваалцахын тулд та 'Splitting' функцийг ашиглаж болно. Тиймээс хэрэглэгчид ажиллах, баримт бичгийг нэгэн зэрэг хуваалцах боломжийг олгоно.
Үр дүнтэй DMS-ийг бий болгоход туслах таван чухал зөвлөмжийг дор өгөв.
Үр дүнтэй DMS-ийг бий болгохыг хичээхдээ бид үргэлж санаж байх хэрэгтэй зарим зөвлөмжүүд байдаг бөгөөд тэдгээрийн 5-ыг нь доор өгөв.
- Метадата хангалттай байх - DMS нь удирдах ёстой бүх баримт бичгийн мета өгөгдөлд нэвтрэх боломжтой эсэхийг шалгаарай. Заримдаа DMS нь мета өгөгдлийг документаас автоматаар гаргаж авах бөгөөд заримдаа та гараар өгөх шаардлагатай болдог.
- Баримт бичгийн зөв интеграцийг хангах - DMS нь холбогдох програмуудад саадгүй нэвтрэх боломжийг олгох бөгөөд ингэснээр та системийн агуулахаас баримт бичгийг гаргаж авах боломжтой болно. Тиймээс таны үүсгэсэн DMS-ийг үндсэн програмуудтай сайн уялдуулж байгаа эсэхийг шалгаарай.
- Баримтын зургийг авах - DMS нь сканнер, олон үйлдэлт принтер гэх мэт хавсаргасан төхөөрөмжөөс авсан баримт бичгийн зургийг ашигладаг. Эдгээр зургуудыг сайн авсан эсэхийг шалгаарай.
- Зөв индексжүүлэлт - Хэрэв DMS-ийн индексийг зохих ёсоор нь бүрдүүлж өгөөгүй бол шаардлагатай бичиг баримтыг авах боломжгүй болно. Бүх гол объектууд нь индексийн нэг хэсэг бөгөөд энэ нь цогц бөгөөд төвөгтэй биш эсэхийг шалгаарай.
- Баримтын аюулгүй байдлыг хангах - Таны хэзээ ч энгийн зүйл гэж үзэж болохгүй гол зүйлсийн нэг бол DMS-ийн аюулгүй байдал юм. Аюулгүй байдлын бүх гол механизмууд бэлэн байгаа бөгөөд зөвхөн чухал хүмүүс системд нэвтрэх боломжтой эсэхийг шалгаарай. Энэ бол зөв хэрэгжүүлээгүй тохиолдолд бүх хүчин чармайлтаа үр ашиггүй зарцуулж болох зөвлөмжүүдийн нэг юм. Хөрөнгө оруулалт хийх замаар Access програмд хадгалагдсан өгөгдлийн аюулгүй байдлыг хангахад чиглүүлээрэй Нэвтрэх засвар хэрэгсэл.
Зохиогчийн танилцуулга:
Вивиан Стивенс бол мэдээлэл сэргээх мэргэжилтэн юм DataNumen, Үүнд мэдээлэл сэргээх технологиор дэлхийд тэргүүлэгч, Inc. sql сэргээх болон excel сэргээх програм хангамжийн бүтээгдэхүүнүүд. Дэлгэрэнгүй мэдээллийг авна уу WWW.datanumen.com