이 기사에서는 문서 관리 시스템의 개념과 MS Access에서 작성하는 팁을 이해합니다.
회사의 원활한 기능을위한 주요 요구 사항은 모든 자산과 자원의 효율적인 관리를 포함합니다. 데이터를 다룰 때 우리는 단순히 관리가 아니라 효과적인 문서 관리가 필요합니다. 이는 컨텐츠 관리 시스템의 개념과 유사하며 엔터프라이즈 컨텐츠 관리 시스템의 일부입니다. DMS에는 디지털 문서를 효과적으로 관리하는 데 사용할 수있는 빌딩 관리 시스템이 포함되어있어 저장 프로세스를 쉽게 할뿐만 아니라 종이의 필요성도 줄여줍니다. 생성 된 시스템은 모든 변경 사항을 효율적으로 추적 할 수 있어야합니다.
효과적인 DMS를 위해 MS Access 사용
올바른 응용 프로그램을 사용하지 않으면 효과적인 DMS를 만들 수 없습니다. MS Access는 사용자가 선택한 DMS를 구축하기위한 템플릿 역할을 할 수있는 데이터베이스를 제공하며, 데이터를 안전하게 저장하는 것 외에도 편집 및보기의 모든 중요한 작업을 수행하는 데 사용할 수 있습니다.
이러한 데이터베이스에는 사용자가 매우 쉽게 사용할 수있는 몇 가지 기능이 있습니다. Access 데이터베이스의 기존 데이터는 '분류'기능을 사용하여 이러한 템플릿으로 가져올 수 있습니다. 네트워크에 존재하는 여러 사용자가 DMS를 공유하려면 '분할'기능을 사용할 수 있습니다. 따라서 사용자가 작업하고 동시에 문서를 공유 할 수 있습니다.
다음은 효과적인 DMS를 만드는 데 도움이되는 XNUMX 가지 중요한 팁입니다.
효과적인 DMS를 만들려고 할 때 항상 염두에 두어야 할 몇 가지 팁이 있으며 그중 5 개가 아래에 나와 있습니다.
- 충분한 메타 데이터 보유 – DMS가 관리해야하는 모든 문서의 메타 데이터에 액세스 할 수 있는지 확인합니다. 때로는 DMS가 문서에서 메타 데이터를 자동으로 추출하고 때로는 수동으로 제공해야 할 수도 있습니다.
- 문서의 적절한 통합 보장 – DMS는 시스템 저장소에서 문서를 검색 할 수 있도록 관련 응용 프로그램에 대한 원활한 액세스도 제공합니다. 따라서 생성 한 DMS가 주요 애플리케이션과 잘 통합되어 있는지 확인하십시오.
- 문서 이미지 캡처 – DMS는 스캐너, 다기능 프린터 등과 같은 연결된 장치로 찍은 문서 이미지를 사용합니다. 이러한 이미지가 잘 캡처되었는지 확인하십시오.
- 적절한 인덱싱 – DMS의 인덱스가 제대로 생성되지 않으면 필요한 문서를 검색 할 수 없습니다. 모든 주요 개체가 색인의 일부이고 포괄적이고 복잡하지 않은지 확인합니다.
- 문서 보안 유지 – 당연시해서는 안되는 핵심 사항 중 하나는 DMS의 보안입니다. 모든 주요 보안 메커니즘이 제자리에 있고 중요한 사람 만 시스템에 액세스 할 수 있는지 확인하십시오. 이것은 올바르게 구현되지 않으면 전체 노력을 낭비하게 만들 수있는 팁 중 하나입니다. 또한 액세스 응용 프로그램에 저장된 데이터의 안전을 보장하기 위해 액세스 수리 도구입니다.
저자 소개 :
Vivian Stevens는 다음 분야의 데이터 복구 전문가입니다. DataNumen, Inc.는 다음과 같은 데이터 복구 기술 분야의 세계적 리더입니다. SQL 복구 그리고 엑셀 복구 소프트웨어 제품. 자세한 내용은 WWW.datanumen.COM