Hogyan lehet automatikusan megszámolni a résztvevők számát, mielőtt elküldené a találkozóra szóló meghívót az Outlook programban

Ebből a cikkből megtudhatja, hogyan használhatja az Outlook VBA-t a résztvevők számának automatikus lekérdezéséhez, mielőtt kiküldené az értekezletre szóló meghívót. 

Hasonlóan ahhoz, ahogy egy e-mail elküldése előtt megszámolják a címzetteket, egyes felhasználók a megbeszélés meghívójának elküldése előtt is meg szeretnék számolni a résztvevőket. Szokás szerint ennek célja a javasolt megbeszélés teljes költségének becslése, majd annak eldöntése, hogy küldjenek-e megbeszélésmeghívót a résztvevőknek. Továbbá, mivel az Outlook lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy a résztvevőket kötelezőként vagy opcionálisként állítsák be, egyesek különböző típusokban szeretnék megszámolni a résztvevőket. És nem is lehetne jobb, ha a megbeszélés erőforrásai és időtartama is belefoglalhatók. Bár az Outlooknak nincs ilyen közvetlen funkciója, VBA kóddal mégis megvalósítható.

Az értekezletre szóló meghívó elküldése előtt automatikusan megszámolja a résztvevők számát

1. Kezdésként indítsa el az Outlook programot.
2. Ezután az Outlook főablakában nyomja meg az „Alt + F11” billentyűparancsokat.
3. Ezután sikeresen belép az Outlook VBA szerkesztőbe. Most meg kell találnia és meg kell nyitnia a „ThisOutlookSession” projektet.
4. Ezt követően másolja ki és illessze be a következő VBA-kódokat ebbe a projektbe.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Ezt követően alá kell írnia ezt a kódot.
6. Később győződjön meg arról, hogy az Outlook engedélyezi a digitálisan aláírt makrókat.
7. Mostantól minden alkalommal, amikor az értekezlet-meghívók „Küldés” gombjára kattint, a következő képhez hasonló üzenetet kap, amely a résztvevők számát, az erőforrásokat és az időtartamot mutatja:

Rugalmasan megbirkózni a frusztráló Outlook-korrupcióval

Talán valaha is találkozott már Outlook-problémákkal, például lefagyással, különféle hibaüzenetekkel és így tovább. Szerencsére az Outlook előre telepítve van egy beérkező levelek javító eszközével, az úgynevezett scanpst, amely apróbb problémák megoldására képes. De ha a probléma komoly, akkor egy speciálisabb eszközhöz kell visszatérnie, mint pl DataNumen Outlook Repair.

Szerző Bevezetés:

Shirley Zhang adat-helyreállítási szakértő DataNumen, Inc., amely világelső az adat-helyreállítási technológiák területén, beleértve korrupt mdf és outlook javítószoftver termékek. További információért látogasson el www.datanumen.com