Dans le cas où vous manipulez
plusieurs projets dans votre bureau, il est fort probable que vous receviez de nombreux courriels liés à ces projets dans votre boîte aux lettres. Au fil du temps, il devient de plus en plus difficile pour vous de suivre les conversations que vous avez eues concernant un projet individuel. Cependant, avec Outlook, il est facilement possible d'organiser vos conversations et de classer les e-mails de manière soignée. Regardons quelques conseils pratiques pour y parvenir.
Créez des dossiers séparés pour stocker les e-mails de chaque projet sur lequel vous travaillez
Pour commencer, vous devez créer des dossiers séparés pour chaque projet en cours que vous gérez actuellement dans Outlook. Une fois que vous avez reçu un e-mail lié à un projet spécifique, vous pouvez le séparer de la boîte de réception et le déplacer vers le dossier correspondant.
Utiliser des règles pour filtrer les e-mails dans les dossiers pertinents
Dans Ms Outlook, vous pouvez créer des règles pour transférer des e-mails portant une ligne d'objet spécifique. Idéalement, vous devriez encourager tous les membres de l'équipe à inclure le nom du projet dans la ligne d'objet de l'e-mail, ce qui permettra une séparation automatique des e-mails à l'aide de règles.
Créez des catégories pour chaque projet et associez-les à des couleurs uniques
L'application Ms Outlook vous permet de créer des catégories qui peuvent être utilisées pour identifier rapidement les e-mails. Vous pouvez également associer une couleur spécifique à une catégorie donnée, ce qui vous permettrait de trier les e-mails de manière efficace. Cependant, vous devez d'abord créer des catégories uniques pour organiser vos e-mails. Pour ce faire, vous pouvez cliquer sur Catégoriser dans le menu de la barre d'outils, puis sur Toutes les catégories. Ensuite, vous pouvez choisir parmi l'une des catégories existantes et les renommer avec un nom significatif. De plus vous pouvez choisir de changer la couleur associée à ladite catégorie. Outlook vous permet même d'associer une touche de raccourci à une catégorie individuelle. Il est important de créer une catégorie pour chacun de vos projets continus afin de pouvoir les taguer facilement. Une fois votre liste de catégories en place, vous pouvez faire un clic droit sur n'importe quel e-mail et cliquer sur les catégories. Dans l'écran contextuel, vous pouvez choisir la catégorie appropriée et l'appliquer à l'e-mail. Incidemment, l'écran contextuel contient un lien vers la liste principale des catégories, juste au cas où vous souhaiteriez modifier l'un de ses éléments.
Ne perdez pas vos e-mails en raison d'un crash d'Outlook - Récupérez-les
Si jamais vous rencontrez un plantage complet d'Outlook, vos données de messagerie peuvent devenir inaccessibles. Dans un tel scénario, la seule option devant vous implique la récupération des données de messagerie à l'aide d'un réparation pst outil comme DataNumen Outlook RepairCette application polyvalente intègre un algorithme performant et avancé conçu pour récupérer les données PST même à partir de fichiers corrompus. Elle est également compatible avec de nombreux types de supports et fonctionne parfaitement, même sur les disques de machines virtuelles.
Introduction de l'auteur:
Alan Chen est président et président de DataNumen, Inc., qui est le leader mondial des technologies de récupération de données, y compris récupération SQL et produits logiciels de réparation Outlook. Pour plus d'informations, visitez www.datanumen.com