Comment compter automatiquement les participants avant d'envoyer une invitation à une réunion dans votre Outlook

Cet article vous apprendra comment utiliser Outlook VBA pour obtenir automatiquement le nombre de participants avant d'envoyer une invitation à une réunion. 

Tout comme pour le décompte des destinataires avant l'envoi d'un e-mail, certains utilisateurs souhaitent également compter les participants avant d'envoyer une invitation à une réunion. L'objectif est d'estimer le coût total de la réunion et de décider ensuite s'il convient d'envoyer une invitation. De plus, Outlook permettant de définir les participants comme obligatoires ou facultatifs, certains utilisateurs aimeraient comptabiliser les participants selon différents critères. Idéalement, il faudrait également prendre en compte les ressources et la durée de la réunion. Bien qu'Outlook ne propose pas de fonctionnalité native pour cela, il est possible d'y parvenir grâce au code VBA.

Compter automatiquement les participants avant d'envoyer une invitation à une réunion

1. Pour commencer, lancez votre programme Outlook.
2. Ensuite, dans la fenêtre principale d'Outlook, appuyez sur les raccourcis clavier "Alt + F11".
3. Ensuite, vous entrerez avec succès dans l'éditeur Outlook VBA. Vous devez maintenant rechercher et ouvrir le projet "ThisOutlookSession".
4. Ensuite, copiez et collez les codes VBA suivants dans ce projet.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. Après cela, vous devez signer ce code.
6. Assurez-vous ensuite que votre Outlook autorise les macros signées numériquement.
7. Désormais, chaque fois que vous cliquerez sur le bouton "Envoyer" dans les invitations à une réunion, vous recevrez un message indiquant le nombre de participants, les ressources et la durée, comme l'image suivante :

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