Sådan får du en advarsel, når du sender e-mails til personer uden for din virksomhed

Hvis din virksomhed har en nøjagtig politik om, at du ikke skal sende e-mails til personer uden for din virksomhed, kan du bruge den måde, der er introduceret i denne artikel. Det lærer dig, hvordan du bruger VBA til at få en advarsel, hvis en e-mail sendes til uden for dit firma.

For at beskytte datasikkerheden kan din virksomhed nogle gange kræve, at når du bruger en forretnings-e-mail-konto, skal du kun sende e-mails til personer i din virksomhed. Med andre ord er det ikke tilladt at sende e-mails til personer uden for virksomheden, nemlig e-mail-adresser i eksterne domæner. Men måske er du til tider lidt glemmelig. I dette tilfælde ønsker du muligvis, at Outlook automatisk kan advare dig, når du sender e-mails til et eksternt firma. Her vil vi fokusere på dette problem og guide dig, hvordan du opnår det via Outlook VBA.

Få en advarsel, når du sender e-mails til personer uden for din virksomhed

1. Start først dit Outlook-program.
2. Tryk derefter på "Alt + F11" genvejstaster.
3. Dernæst får du adgang til Outlook VBA editor-vinduet.
4. Åbn derefter projektet “ThisOutlookSession”.
5. Kopier og indsæt derefter følgende VBA-koder i dette projektvindue.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Derefter skal du underskrive denne kode.
7. Senere ændre dine Outlook-makroindstillinger for at tillade de underskrevne makroer.
8. Endelig, fra nu af, hver gang du har til hensigt at sende e-mails til de e-mail-adresser, der ikke er i dit virksomheds domæne, vil du modtage en advarsel som følgende skærmbillede:

Bliv ved med at lukke din Outlook korrekt

Outlook har tendens til at gå ned, hvis du ofte lukker dit Outlook forkert, f.eks. Ved at tvinge det til at lukke på grund af pludselige strømafbrydelser. Hver gang din Outlook går ned, vil din PST-fil også lide. Når din PST-fil bliver kompromitteret, bruger du meget mere på at komme tilbage beskadiget Outlook data end daglig beskyttelse. I så fald vil scanpst.exe ikke være til stor hjælp. Du har intet andet valg end at vende tilbage til et mere potent værktøj, såsom DataNumen Outlook Repair.

Forfatter Introduktion:

Shirley Zhang er ekspert i datagendannelse i DataNumen, Inc., som er verdens førende inden for datagendannelsesteknologier, herunder SQL Server fastsætte og Outlook-reparationssoftwareprodukter. For mere information besøg www.datanumen.com