I tilfælde af at du håndterer
flere projekter på dit kontor, er det meget sandsynligt, at du vil modtage adskillige e-mails relateret til disse projekter i din postkasse. Over en periode bliver det stadig sværere for dig at spore de samtaler, du havde i forbindelse med et individuelt projekt. Men med Outlook er det nemt muligt at organisere dine samtaler og arkivere e-mails på en pæn måde. Lad os se på nogle praktiske tips til at opnå det samme.
Opret separate mapper til at gemme e-mails for hvert projekt, du arbejder på
Til at begynde med bør du oprette separate mapper for hvert igangværende projekt, som du i øjeblikket håndterer i Outlook. Når du modtager en e-mail relateret til et specifikt projekt, kan du adskille den fra indbakken og flytte den til dens relevante mappe.
Brug regler til at filtrere e-mails i relevante mapper
I Ms Outlook kan du oprette regler for at overføre e-mails med en bestemt emnelinje. Ideelt set bør du opfordre alle teammedlemmer til at inkludere projektnavnet i e-mailens emnelinje, og dette vil give mulighed for automatisk adskillelse af e-mails ved hjælp af regler.
Opret kategorier for hvert projekt, og tilknyt dem med unikke farver
Ms Outlook-applikationen giver dig mulighed for at oprette kategorier, som kan bruges til at identificere e-mails på kort tid. Du kan også knytte specifik farve til en given kategori, hvilket giver dig mulighed for at sortere e-mails på en effektiv måde. Du skal dog først oprette unikke kategorier til at organisere dine e-mails. For at gøre det kan du klikke på Kategoriser i værktøjslinjemenuen og derefter trykke på Alle kategorier. Dernæst kan du vælge fra en af de eksisterende kategorier og omdøbe dem med et meningsfuldt navn. Desuden kan du vælge at ændre farven forbundet med den nævnte kategori. Outlook giver dig endda mulighed for at knytte en genvejstast til en individuel kategori. Det er vigtigt at have en kategori oprettet for hvert af dine kontinuerlige projekter, så du nemt kan tagge dem. Når din kategoriliste er på plads, kan du højreklikke på enhver e-mail og klikke på kategorier. Fra pop op-skærmen kan du vælge den relevante kategori og anvende den på e-mailen. Popup-skærmen indeholder i øvrigt et link til hovedkategorilisten, bare hvis du ønsker at ændre nogle af dens elementer.
Mist ikke dine e-mails på grund af et Outlook-nedbrud - Gendan dem tilbage
Hvis du nogensinde støder på et komplet Outlook-nedbrud, kan dine e-mail-data blive utilgængelige. I et sådant scenarie involverer den eneste mulighed før du gendannelse af e-mail-data ved hjælp af en pst reparation værktøj som DataNumen Outlook RepairDenne alsidige applikation leveres med den mest synlige og avancerede algoritme, der er designet til at hente PST-data fra fuldstændig ødelagte filer. Applikationen er også udstyret til at håndtere en overflod af medietyper og fungerer som en drøm, selv på virtuelle maskindrev.
Forfatter Introduktion:
Alan Chen er præsident og formand for DataNumen, Inc., som er verdens førende inden for datagendannelsesteknologier, herunder sql opsving og Outlook-reparationssoftwareprodukter. For mere information besøg www.datanumen.com