Как да използваме ефективно критериите за заявки в MS Access

Тази статия обяснява значението и използването на критериите за заявки в MS Access, като същевременно обяснява подходящ метод за използването му.

Критериите за заявка се използват за извличане на конкретни елементи от файл на Access. Потребителите използват критерии за заявка за извличане на данни за търсене и преглед, без да извършват задълбочено търсене на базата данни. Ако елемент или информация съвпадат с всички критерии, въведени от потребителя, те автоматично се появяват в резултатите от заявката. Това помага за спестяване на време и енергия на потребителя. Потребителите използват критерии за заявка, когато искат да ограничат резултатите от заявката си въз основа на определени стойности в полетата на базата данни.

Характеристика и функции на критериите за заявки

• Критериите за заявка са израз на достъп, който сравнява стойностите на полето на заявката, за да определи дали запис, съдържащ всяка стойност, трябва да бъде включен или не.
• Критериите за заявки позволяват на потребителите да нулират конкретна информация от техните бази данни на Access.
• За по-специфично търсене на заявка потребителите трябва да използват множество критерии в заявката си. Потребителите могат да добавят множество полета в своите критерии за заявка, за да направят заявката си по-конкретна към определен раздел на базата данни.
• Някои критерии са сложни, докато други са прости и работят чрез основни константи и оператори. Сложните критерии може да изискват от потребителите да използват специални оператори, функции или дори да изискват от тях да вмъкват препратки към полета.
• За да добави критерии в заявка, потребителят трябва да я отвори с помощта на изгледа за проектиране. Използвайки изгледа за дизайн, потребителите могат лесно да добавят колкото се може повече полета в неговите / нейните критерии, без никакви караница или объркване.
• Потребителите могат да идентифицират своите специфични критерии, като преглеждат или анализират резултата от заявката.

Стъпки за използване на критерии за заявка в MS Access

• Стъпка 1: Отворете файла на базата данни на Access, от който искате да извлечете данните. След това отидете в раздела „Създаване“ и изберете Query Design.
• Стъпка 2: Сега отидете в диалоговия прозорец Таблица и изберете таблицата, за която искате да извлечете данните.
• Стъпка 3: Сега потребителят трябва да създаде заявка, като добави някои полета в секцията за захващане от тяхната база данни. Например, ако потребителят има достъп до таблица на CustomerData, той може да добави Country, FirstName, LastName и Email в мрежата.
• Стъпка 4: След като заявката е създадена, потребителят трябва да я изпълни, което автоматично ще генерира резултата от заявката.

В случай че потребителите трябва да търсят конкретна категория, те могат да я търсят, като добавят целта си за търсене в критериите за заявка. Например, ако потребителят иска да търси клиенти, които живеят във „Франция“, „Великобритания“ или „САЩ“, може да го направи, като добави тези държави в реда с критерии за клиенти. Това ще извлече само данните за посочените по-горе критерии.

Потребителите могат също да търсят множество полета, като го добавят в своите критерии.

Критериите за заявки са прост начин, който позволява на потребителите да имат достъп до техните данни, без да извършват вътрешно търсене. Критериите за заявка генерират резултати за конкретна информация. Заявката е като филтър, който осъществява достъп до данни, посочени от потребителите, въз основа на неговите критерии. Това означава, че цялата функционалност на критериите за заявки зависи от това как потребителят определя своите критерии за полетата, които иска да търси.

Въпреки че MS Access е богат на функции, понякога не достига стабилност. Ако използвате MS Access за бизнес, разумно е да инвестирате в Достъп до приложение за възстановяване.

Въведение на автора:

Вивиан Стивънс е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително sql възстановяване и excel софтуерни продукти за възстановяване. За повече информация посетете WWW.datanumen.com