Добавянето на хипервръзки в MS Access е малко по-различно от добавянето на хипервръзки към Word или Excel или PowerPoint, тъй като Access позволява повече опции и е сравнително по-ефективен. Той обаче изисква малко първоначално планиране и има повече функции от други продукти на MS Office. Хипервръзките в MS access имат общо четири части, една задължителна и три незадължителни.
Хипервръзки в MS Access
Хипервръзките основно свързват елемента от базата данни с външен източник на информация. Може да е уеб страница, документ или адрес. Спестява допълнително място от базата данни и позволява на потребителя да показва данните ефективно и по по-удобен за потребителя начин. От много типове данни, които Microsoft Access поддържа, типът данни Hyperlink е един. Access използва този тип данни, за да идентифицира адреси (уеб страница или документ) и ги третира като връзки, които при щракване позволяват на потребителите да навигират до местоположението или уеб страницата.
В MS Access хипервръзките имат четири компонента, като задължителният компонент е уеб адресът на връзката. Другите три компонента са показван текст, подадрес и екранна подсказка което прави MS Access по-динамичен.
- Текстът на дисплея позволява хипервръзките да бъдат по-организирани и информативни.
- Подадресът може да се използва за указване на връзка или местоположение в уеб страница от базата данни на Access.
- Опцията Screentip е полезна за хипервръзки, тъй като предоставя допълнителна информация за връзката, когато мишката се задържи над връзката. Използвайки тази функция, потребителите могат да избегнат сложностите при представянето на данни и да добавят подходяща информация към хипервръзката.
Как да създадете хипервръзка в Access
Шаблонът за запис на хипервръзка изглежда така:
Display text# the name of file# reference within the file# optional screen tip#
Трябва да се помни, че паунд '#' трябва да се използва правилно за вмъкване на хипервръзката. Потребителите могат да отворят менюто за вмъкване, за да предоставят хипервръзка и по подразбиране Access попълва другите полета, но ако потребителят желае да промени подробностите, може. Всъщност се показва само секцията „показван текст“ на полето. За да редактират и прегледат съдържанието, потребителите могат да натиснат F2 или да щракнете с десния бутон върху хипервръзката и от контекстното меню и да изберат редактиране на хипервръзка. След като редактират или модерират частите, потребителите могат да кликнат върху OK.
Ето пример за хипервръзка в MS Access.
Ако Джак желае да отвори изображение в MS Paint, когато кликне върху определена връзка, показвайки текста „Изображение“, той трябва да предостави следното съдържание на хипервръзка.
Image#D:\Pictures\Image.jpeg#
D:\Pictures\Image.jpeg е адресът на файла, който Джак иска да свърже. Така че, ако той щракне върху връзката, желаното изображение ще се отвори отделно в MS Paint.
По подобен начин могат да се добавят хипервръзки за свързване на документи, електронни таблици, изображения, имейл адреси и връзки към уебсайтове в MS Access.
Ако потребителят желае да пропусне една от частите, той или тя може да го направи, като постави две последователни лири (##) в хипервръзката, което показва, че липсващата част е нарочно пропусната.
резюме
Вмъкването на хипервръзка е MS Access е лесно и бързо. Това е динамична функция, която свързва елемента от листа с данни към външен документ или уеб страница.
Когато имате голямо доверие във вашата база данни на Access, трябва да инвестирате и в Достъп до възстановяване приложение за защита на вашите ценни данни.
Въведение на автора:
Вивиан Стивънс е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително възстановяване Sql Server и excel софтуерни продукти за възстановяване. За повече информация посетете WWW.datanumen.com