Разберете ограниченията на свързаните данни в MS Access

Ако имате работа със свързани данни в MS Access, трябва да сте наясно с критичната му репутация.

Докато използвате MS Access във вашата организация, може да искате да свържете външни данни с MS Access. Тъй като операциите в приложението не винаги могат да се извършват с използване на данни, които вече са в MS Access. Когато използвате външни данни с MS Access, ще трябва да свържете външните данни с приложението, което ще ви позволи да използвате информацията в оригиналния й формат. Това означава, че ще можете да използвате данни от друго приложение, в MS Access. Когато обаче изберете да свържете данни от външни източници с MS Access, те ще имат определени ограничения. Въпреки че Microsoft предостави на потребителите на Access обхвата на използване на данни от други приложения в Access, той всъщност не им позволява да правят промени в оригиналните данни с помощта на Access. Други подобни ограничения са обяснени по-долу, заедно с известна работа.

1. Данни в Excel - Когато използвате работен лист на Excel в базата данни на MS Access, не можете да правите промени във вече съществуващия работен лист. Освен това добавянето и изтриването на повече редове няма да бъде разрешено в случай на свързани данни. Чрез свързване данните на Excel могат да се използват в MS Access предимно по начин само за четене.
2. Текстови файлове - Докато използвате текстови файлове в Access като свързани данни, вашият достъп до тях е малко повече от само за четене, но все пак не прекалено. Въпреки че тук ви е позволено да добавяте нови редове към данните, все още не можете да правите промени в нито един от вече съществуващите редове. Нито можете да изтриете някой от съществуващите редове, нито да актуализирате съществуващите. Това се прави предимно, за да се избегнат всякакви прекъсвания в операциите, които вече се извършват с помощта на дадените текстови файлове.
3. HTML - Достъпът тук е само за четене, подобно на това, което ви е позволено, докато използвате данни на Excel като свързани данни. Данните в HTML не могат да бъдат променяни по никакъв начин. Не можете нито да актуализирате, нито да изтриете, нито да добавите повече информация към това, което вече е дадено или създадено в HTML таблица.
4. DBASE - Тъй като това е файлов формат, който вече е наличен в MS Access, тук можете да правите промени, колкото можете в родна база данни на Access. За това обаче ще се изисква да имате достъп до първичния ключ на всяка таблица на базата данни. Без ключа вашите действия отново ще бъдат ограничени.
5. ODBC - Това се отнася до технология за достъп до данни, която използва драйвера между файловете на Access и файловете от свързани данни / приложение. Това включва приложения като SQL Server or Oracle, които са и приложения за бази данни. Тъй като източникът на свързани данни също е таблица на базата данни, можете свободно да извършвате операции, независимо дали е за редактиране, изтриване или добавяне. Това обаче ще бъде възможно само когато свързаната база данни има уникално дефиниран индекс. Следователно, ако искате да използвате свързани данни от други приложения на бази данни толкова свободно, колкото можете да използвате родните бази данни на Access, ще трябва да имате уникален индекс за всички свързани бази данни. Винаги е разумно да държите под ръка професионален инструмент за възстановяване повреден mdb или accdb файлове, преди да започне драстична промяна.

Въведение на автора:

Вивиан Стивънс е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително повредени SQL Server и excel софтуерни продукти за възстановяване. За повече информация посетете WWW.datanumen.com