Как да получите предупреждение при изпращане на имейли до лица извън вашата компания

Ако вашата компания има точна политика, че не трябва да изпращате имейли на лица извън компанията, можете да използвате начина, представен в тази статия. Ще ви научи как да използвате VBA, за да получавате предупреждение, ако имейл е изпратен извън вашата компания.

Понякога, за да защити сигурността на данните, вашата компания може да ви изиска, че когато използвате бизнес имейл акаунт, трябва да изпращате имейли само на лицата във вашата компания. С други думи, нямате право да изпращате имейли на лица извън компанията, а именно имейл адреси във външни домейни. Въпреки това, може би понякога сте малко забравими. В този случай може да пожелаете Outlook да ви предупреди автоматично, когато изпращате имейли до външна компания. Тук ще се съсредоточим върху този проблем и ще ви насочим как да го постигнете чрез Outlook VBA.

Получете предупреждение при изпращане на имейли до лица извън вашата компания

1. На първо място, стартирайте програмата Outlook.
2. След това натиснете клавишните комбинации „Alt + F11“.
3. След това ще получите достъп до прозореца на редактора на VBA на Outlook.
4. Впоследствие отворете проекта “ThisOutlookSession”.
5. След това копирайте и поставете следните VBA кодове в този прозорец на проекта.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. След това трябва да подпишете този код.
7. По-късно променете настройките на макроса на Outlook, за да разрешите подписаните макроси.
8. И накрая, отсега нататък всеки път, когато възнамерявате да изпращате имейли до имейл адресите, които не са във вашия фирмен домейн, ще получавате предупреждение като следната екранна снимка:

Продължавайте да затваряте правилно Outlook

Outlook има тенденция да се срива, ако често затваряте Outlook неправилно, като например принуждавате да го затваря поради внезапни прекъсвания на захранването. Всеки път, когато Outlook се срине, вашият PST файл също ще страда. След като вашият PST файл бъде компрометиран, ще похарчите много повече усилия, за да си върнете повреден Outlook данни, отколкото ежедневна защита. В този случай scanpst.exe няма да е от голяма полза. Нямате друг избор, освен да се върнете към по-мощен инструмент, като например DataNumen Outlook Repair.

Въведение на автора:

Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително SQL Server фиксира и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com