Как ефективно да добавяте бележки към имейлите на Outlook чрез VBA и UserForm

Понякога може да се надявате да редактирате или добавите бележки към имейлите си в Outlook. Тази статия ще ви представи ефективен начин за постигане на тази функция.

От „4 лесни метода за вмъкване на бележка във вашите съобщения в Outlook“, Можете да се научите да вмъквате бележки в пощата чрез родните функции на Outlook, като например използване на персонализирани флагове, въвеждане на бележка в тема или тяло или прикачване на съществуващи елементи на бележки към този имейл. И все пак всички те са само заобиколни решения. Тук ще ви научим на много по-ефективен метод. Чрез него ще можете да добавяте бележки към имейли и да редактирате или изтривате съществуващи бележки по желание.

Добавете бележки към имейлите на Outlook

1. Като начало отворете редактора на VBA, като натиснете „Alt + F11“ в Outlook.
2. След това кликнете върху „Вмъкване“> „Потребителска форма“.
3. След това в новия UserForm създайте текстово поле като изображението по-долу.
4. След това променете „Името“ на текстовото поле на „txtNotes“, като екранната снимка.
5. След това създайте два командни бутона във формуляра.
6. След това изберете “CommandButton 1”. Променете „Name“ на „btnOK“ и променете „Caption“ на „OK“.
7. След това променете „Името“ на „CommandVutton 2“ на „btnCancel“ и „Caption“ на „Cancel“.
8. След това изберете целия UserForm и променете неговото „Name“ на „frmAddNote“ и „Caption“ на „Enter your note“.
9. След това щракнете с десния бутон на мишката върху „fromAddNote“ и изберете „View Code“.
10. В новия екран копирайте следния код в него.

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
 
    objNote.Body = strNote
    objNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNote
    objMail.Save
    objNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

11. По-късно поставете VBA кода по-долу в неизползван модул.

Sub AddNote()
    frmAddNote.Show
End Sub

12. Накрая отидете на „Файл“> „Опции“> „Персонализиране на лентата“, за да добавите този макрос към лентата.
13. Сега можете да опитате. Изберете имейл и щракнете върху новия бутон „Добавяне на бележка“ в лентата.
14. В изскачащия диалогов прозорец можете да въведете бележката си и да щракнете върху „OK“.
15. Веднага към избрания имейл ще бъде добавена нова бележка.

Редактиране или изтриване на съществуващи бележки за имейли на Outlook

Понякога може да искате да редактирате или изтриете всички съществуващи бележки в имейл. Можете да следвате стъпките по-долу.

1. Първо, създайте друга потребителска форма и я наименувайте като „frmEditNote“ и променете надписа й на „Редактирайте бележката си“.
2. След това вмъкнете ново текстово поле във формуляра и променете неговото „Име“ на „txtNotes“.
3. След това добавете два командни бутона - „OK“ и „Cancel“.
4. След това щракнете с десния бутон върху „frmEditNote“ и изберете „Преглед на кода“.
5. В новата кодова страница на “frmEditNote” поставете следния код.

Private Sub UserForm_Initialize()
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objTempNote As Outlook.NoteItem

    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    Set objMail = objAttachNote.Parent
 
    If Right(objAttachNote.FileName, 3) = "msg" Then
       strTempFolder = Environ("Temp")
       strFilePath = strTempFolder & "\" & objAttachNote.FileName
       objAttachNote.SaveAsFile strFilePath
    End If
 
    Set objTempNote = Session.OpenSharedItem(strFilePath)
    txtNotes.Text = objTempNote.Body

    objTempNote.Close olDiscard
End Sub

Private Sub btnOK_Click()
    Dim strNote As String
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objAttachNote As Outlook.Attachment
    Dim objNewNote As Outlook.NoteItem
 
    strNote = txtNotes.Text
 
    Set objNewNote = Application.CreateItem(olNoteItem)
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Set objAttachNote = ActiveExplorer.AttachmentSelection.Item(1)
    objAttachNote.Delete

    objNewNote.Body = strNote
    objNewNote.Save
    objMail.Attachments.Add objNewNote
    objMail.Save
    objNewNote.Delete
    Unload Me
End Sub

Private Sub btnCancel_Click()
    Unload Me
End Sub

6. След това отворете модул и копирайте VBA кода в него.

Sub EditNote()
    frmEditNote.Show
End Sub

Sub DeleteNotes()
    Dim objSelectedAttachments As Outlook.AttachmentSelection
    Dim objAttachment As Outlook.Attachment
    Dim objMail As Outlook.MailItem
 
    Set objSelectedAttachments = Application.ActiveExplorer.AttachmentSelection
 
    For Each objAttachment In objSelectedAttachments
        If Right(objAttachment.FileName, 3) = "msg" Then
           objAttachment.Delete
        End If
    Next
 
    Set objMail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    objMail.Save
End Sub

7. И накрая, можете да добавите макросите „EditNote“ и „DeleteNotes“ към лентата.
8. И накрая, след като щракнете върху „OK“ и се върнете в главния прозорец, можете да опитате да редактирате бележка.

• Изберете бележка и щракнете върху бутона „Редактиране на бележка“.
• След това ще се появи нов диалогов прозорец, в който можете да редактирате избраната бележка.
• След редактиране щракнете върху „OK“. Бележката ще бъде актуализирана.

9. Също така можете да опитате да изтриете всички бележки.

• Изберете бележката, която искате да изтриете.
• Щракнете върху бутона „Изтриване на бележки“ в лентата.
• Тази бележка ще бъде изтрита наведнъж.

Предотвратете Outlook от загуба на данни

Търсите ли мощно решение за блокиране на загубата на данни в Outlook? Честно казано, стига да правите редовни резервни копия на данни в Outlook, можете лесно да избегнете загубата на PST данни. Например, дори ако PST се повреди, пак можете лесно възстанови PST данни от архивирания PST файл като бриз.

Въведение на автора:

Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително възстанови sql и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com