Как да преброите автоматично присъстващите, преди да изпратите покана за събрание във вашия Outlook

Тази статия ще ви научи как да използвате Outlook VBA за автоматично получаване на брой участници, преди да изпратите покана за среща. 

Подобно на преброяването на получателите преди изпращане на имейл, някои потребители също искат да преброят участниците, преди да изпратят покана за среща. Както обикновено, това има за цел да се оцени общата цена на предложената среща и след това да се реши дали да се изпрати такава покана за среща на участниците. Освен това, тъй като Outlook позволява на потребителите да задават участници като задължителни или по избор, някои биха искали да броят участниците по различни начини. И не би било по-добре, ако могат да се включат ресурси и продължителност на срещата. Въпреки че Outlook няма такава директна функция, все още можете да използвате VBA код, за да го реализирате.

Автоматично преброяване на присъстващите, преди да изпратите покана за събрание

1. За начало стартирайте програмата Outlook.
2. След това в главния прозорец на Outlook натиснете клавишните комбинации „Alt + F11“.
3. След това ще влезете успешно в редактора на VBA на Outlook. Сега трябва да намерите и отворите проекта “ThisOutlookSession”.
4. Впоследствие копирайте и поставете следните VBA кодове в този проект.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMeetingInvitation As Outlook.MeetingItem
    Dim objMeeting As Outlook.AppointmentItem
    Dim objAttendees As Outlook.Recipients
    Dim objAttendee As Outlook.recipient
    Dim lRequiredAttendeeCount, lOptionalAttendeeCount, lResourceCount As Long
    Dim strMsg As String
    Dim nPrompt As Integer
 
    If TypeOf Item Is MeetingItem Then
       Set objMeetingInvitation = Item
       Set objMeeting = objMeetingInvitation.GetAssociatedAppointment(True)
       Set objAttendees = objMeetingInvitation.Recipients
    End If
 
    lRequiredAttendeeCount = 0
    lOptionalAttendeeCount = 0
    lResourceCount = 0
 
    'Count the required & optional attendees and resources, etc.
    For Each objAttendee In objAttendees
         If objAttendee.Type = olRequired Then
            lRequiredAttendeeCount = lRequiredAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olOptional Then
            lOptionalAttendeeCount = lOptionalAttendeeCount + 1
         ElseIf objAttendee.Type = olResource Then
            lResourceCount = lResourceCount + 1
         End If
    Next
 
    'Double check the meeting invitation details
    strMsg = "Meeting Details:" & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Required Attendees: " & lRequiredAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Optional Attendees: " & lOptionalAttendeeCount & vbCrLf & _
     "Resources: " & lResourceCount & vbCrLf & _
     "Duration: " & GetDuration(objMeeting) & vbCrLf & vbCrLf & _
     "Are you sure to send this meeting invitation?"
 
    nPrompt = MsgBox(strMsg, vbExclamation + vbYesNo, "Double Check Meeting Invitation")
 
    If nPrompt = vbYes Then
       Cancel = False
    Else
       Cancel = True
    End If
End Sub

Function GetDuration(objCurMeeting As AppointmentItem) As String
    'Convert minute to hour
    If objCurMeeting.Duration > 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hours"
    ElseIf objCurMeeting.Duration = 60 Then
       GetDuration = Round(objCurMeeting.Duration / 60, 1) & " hour"
    ElseIf objCurMeeting.Duration < 60 Then
       GetDuration = objCurMeeting.Duration & " mins"
    End If
End Function

5. След това трябва да подпишете този код.
6. По-късно се уверете, че вашият Outlook позволява цифрово подписаните макроси.
7. Отсега нататък всеки път, когато щракнете върху бутона „Изпрати“ в поканите за събрание, ще получите съобщение, показващо броя на присъстващите, ресурси и продължителност, като следното изображение:

Справете се с неприятната корупция в Outlook гъвкаво

Може би някога сте се сблъсквали с проблеми на Outlook като замразяване, различни съобщения за грешки и т.н. За щастие Outlook се предлага с предварително инсталиран инструмент за поправка на входящата поща, наречен като scanpst, който е в състояние да решава малки проблеми. Но ако проблемът е сериозен, ще се наложи да се върнете към по-специализиран инструмент, като например DataNumen Outlook Repair.

Въведение на автора:

Шърли Джанг е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително корумпиран mdf и outlook софтуерни продукти за ремонт. За повече информация посетете WWW.datanumen.com