Тази статия разглежда някои прости техники за кръстосани запитвания, които могат да помогнат при работа в MS Access.
Накратко, заявката Crosstab може да бъде дефинирана като матрица, в която заглавията на колони са получени от стойностите на полетата. Това е превръщането на редовете с данни в колони. Тя включва агрегиране на данни като обща сума, разбита между месеци или продукти и т.н., в която тези месеци са представени чрез колони. Днес ще говорим за някои от техниките на Crosstab Query, които могат да ви помогнат да работите ефективно в MS Access.
3 техники за кръстосани заявки, които биха били полезни по време на работа по MS Access, са:
Запитване за кръстосани таблици за показване на суми за редове
За да се покаже общото изчисление в ред, включващ всички колони, потребителят просто трябва да добави поле със стойност като Заглавие на реда.
Пример: В база данни на магазин, ако трябва да обобщят продажбите си, ще трябва да добавят друго поле с Продажби като заглавие на реда, което ще покаже общите продажби.
Потребителите могат също да покажат сумата под всяка от колоните, като вмъкнат бутона в лента. Този бутон се намира в раздела Начало; можете да го намерите с икона (Σ) с големи букви, представени на сигма.
Показване на нули вместо заготовки
Където потребителят не вмъкне стойност, там колоните остават празни по подразбиране. Потребителите могат да използват командата Nz (), ако искат вместо това да покажат нули. Тъй като обаче е вероятно Access да разбере погрешно изразите, потребителите трябва да въведат изхода или резултата с него. Така че, използвайте CCur () за работа с валути, CLng () за по-дълги числа (цялото число) и т.н.
Просто въведете Nz () директно в клаузата TRANSFORM и всички празни места ще бъдат заменени с нула.
Посочете заглавия на колони
Имайте предвид, че заглавието на колона се получава от дадено поле и потребителите могат да избират само полетата, които са от значение за техните данни. Така че, ако потребителят иска да ограничи критериите си за заявка до продажби, направени на конкретен клиент, който не е закупил нищо през това време, неговото поле изобщо няма да се показва. Ако потребителят иска да създаде отчет с помощта на кръстосана таблица, той ще представи грешки, тъй като името на полето на този клиент просто ще изчезне.
За да реши този проблем, потребителят трябва да въведе всяка валидна заглавка на колона в свойството Column headings на заявката за кръстосани таблици.
- Отидете на екрана Query Design и изберете опцията за полето Properties от изгледа на менюто.
- Сега намерете и изберете „Свойство за заглавие на колона“. (В случай, че не можете да го намерите, тогава сте отворили свойствата на полето вместо свойства на заявката).
- Сега вмъкнете всички възможни стойности в пространството, които трябва да бъдат ефективно разделени със запетаи. Потребителите могат също да разграничат тези стойности, като използват стойности на датата, като използват # или с кавички.
Недостатъци на заглавието на колони
- Всички стойности, които не са вмъкнати от потребителя, ще бъдат автоматично премахнати от дадената заявка.
- Полетата могат да се показват само според реда, посочен от потребителите, напр. „Януари“, „февруари“, „март“,…
Потребителите могат да увеличат скоростта на дизайна на отчета изключително много, като споменат съответните заглавия на колони навсякъде, където отчетът се състои от сложна заявка за кръстосани таблици като Record Source. Ако потребителят не посочи заглавията на колоните си, софтуерът на Microsoft Access няма да може да знае кои полета трябва да бъдат предоставени на отчетите, без да изпълни пълната заявка.
Ако сте редовен потребител на MS Access, може да сте срещнали повреден mdb или accdb файл. Докато понякога функцията за възстановяване по подразбиране в Access може да извлече вашите данни, има случаи, в които ще се нуждаете от допълнителна помощ. За пълно възстановяване на бази данни на Access инвестирайте в професионален инструмент като DataNumen Access Repair.
Въведение на автора:
Вивиан Стивънс е експерт по възстановяване на данни в DataNumen, Inc., която е световен лидер в технологиите за възстановяване на данни, включително mdf корекция и excel софтуерни продукти за възстановяване. За повече информация посетете WWW.datanumen.com