Hướng dẫn đầy đủ cách lưu trữ email trong Outlook [2026]

Lưu trữ email trong Outlook là quá trình chuyển email từ hộp thư chính của bạn đến một vị trí lưu trữ được chỉ định để giữ cho hộp thư của bạn được sắp xếp gọn gàng và dễ quản lý. Không giống như việc xóa email, lưu trữ giúp bảo quản chúng để tham khảo trong tương lai đồng thời giúp không gian làm việc hiện tại của bạn bớt lộn xộn. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách lưu trữ email trong Outlook bằng các phương pháp khác nhau.

1.2 Tại sao cần lưu trữ email trong Outlook?

Lưu trữ email mang lại một số lợi ích quan trọng:

Duy trì tổ chức: Giúp hộp thư đến của bạn luôn sạch sẽ và tập trung vào các email hiện tại mà không làm mất vĩnh viễn các tin nhắn cũ.
Cải thiện hiệu suất: Giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến, giúp Outlook hoạt động nhanh hơn và phản hồi tốt hơn.
Lưu giữ thông tin quan trọng: Giữ quyền truy cập vào các email mà bạn có thể cần để tham khảo, tuân thủ quy định hoặc lưu trữ hồ sơ.
Quản lý bộ nhớ: Tùy thuộc vào phương pháp lưu trữ, bạn có thể giải phóng dung lượng hộp thư và vẫn nằm trong giới hạn dung lượng lưu trữ cho phép.
Hỗ trợ tìm kiếm: Các email đã lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm được, cho phép bạn tìm thấy chúng khi cần.

2. Hiểu về các phương pháp lưu trữ khác nhau trong Outlook

Outlook cung cấp bốn phương pháp khác nhau để lưu trữ email, mỗi phương pháp được thiết kế cho các trường hợp sử dụng và yêu cầu lưu trữ khác nhau.

2.1 Lưu trữ thủ công vào thư mục tích hợp sẵn (Nút Lưu trữ)

Nút Lưu trữ (Archive) sẽ chuyển email vào thư mục Lưu trữ tích hợp sẵn trong hộp thư của bạn. Việc này giúp giữ email trong hộp thư chính và rất lý tưởng để sắp xếp hộp thư đến mà không làm tăng dung lượng lưu trữ. Các mục đã lưu trữ vẫn có thể truy cập được trên mọi thiết bị.

2.2 Lưu trữ thủ công vào tệp bên ngoài (Công cụ dọn dẹp các mục cũ)

Công cụ Dọn Dẹp Các Mục Cũ sẽ di chuyển email đến một tệp lưu trữ riêng biệt được lưu trữ cục bộ trên máy tính của bạn. Phương pháp này thực sự xóa email khỏi hộp thư của bạn, giải phóng dung lượng lưu trữ trên máy chủ. Đây là tùy chọn được ưu tiên khi bạn cần giảm kích thước hộp thư.

2.3 Lưu trữ tự động

AutoArchive tự động di chuyển các email cũ hơn vào tệp PST cục bộ dựa trên các cài đặt và khoảng thời gian lưu trữ đã cấu hình. Tính năng này hoạt động theo lịch trình và quản lý dung lượng hộp thư mà không cần can thiệp thủ công, lý tưởng cho những người dùng nhận được lượng email lớn.

2.4 Kho lưu trữ trực tuyến Exchange Server (Tính năng dành cho doanh nghiệp)

Exchange Server Online Archive, hay còn gọi là Lưu trữ tại chỗ (In-Place Archiving), là một giải pháp dựa trên nền tảng đám mây Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, hoạt động như một hộp thư riêng biệt trên máy chủ. Quản trị viên kích hoạt và quản lý tính năng này, cung cấp thêm dung lượng lưu trữ trong khi vẫn cho phép truy cập email đã lưu trữ từ bất kỳ thiết bị nào. Khi Online Archive được kích hoạt, tính năng Tự động lưu trữ (AutoArchive) sẽ tự động bị tắt.

3. Lưu trữ thủ công vào thư mục tích hợp sẵn (Nút Lưu trữ)

3.1 Lưu trữ trong New Outlook

Để lưu trữ email bằng nút Lưu trữ trong Outlook mới:

Chọn email hoặc các email bạn muốn lưu trữ.
Nhấp chuột lưu trữ trên thanh công cụ.
Một thông báo xác nhận sẽ hiện ra. Bạn có thể nhấp vào Undo Nếu cần thiết.

Lưu ý: Phiên bản Outlook mới không hỗ trợ chức năng Tự động Lưu trữ.

3.2 Lưu trữ trong Outlook cổ điển

3.2.1 Nút Lưu trữ

Để lưu trữ email bằng nút Lưu trữ trong Outlook cổ điển:

Chọn các email cần lưu trữ.
Bên dưới Trang chủ trong phần Xóa bỏ nhóm, nhấp lưu trữ.
Outlook sẽ chuyển các email vào thư mục Lưu trữ.

Nếu bạn vô tình lưu trữ một email, hãy vào thư mục Lưu trữ và di chuyển email đó trở lại thư mục ban đầu.

3.2.2 Sử dụng phím tắt (phím Backspace)

Bạn có thể nhanh chóng lưu trữ các email đã chọn thông qua bàn phím:

Chọn các email cần lưu trữ.
Nhấn Backspace Chìa khóa.
Các email đã chọn sẽ được lưu trữ ngay lập tức.

Quan trọng: Nếu bạn mở email trong cửa sổ mới, bạn cần đóng cửa sổ đó lại rồi làm theo các bước trên để lưu trữ email đó.

3.2.3 Cách vô hiệu hóa chức năng lưu trữ bằng phím Backspace

Một số người dùng muốn tắt tính năng lưu trữ ký tự khi nhấn phím Backspace vì những lý do sau:

Lưu trữ ngoài ý muốn: Người dùng không quen thuộc với tính năng này có thể nhấn nhầm phím Backspace hoặc vì mục đích khác, khiến email biến mất khỏi hộp thư đến một cách bất ngờ.
Nhầm lẫn với phím Delete: Phím Backspace nằm gần phím Delete, nhưng hoạt động không nhất quán, điều này có thể gây nhầm lẫn.
Chính sách tổ chức: Một số tổ chức muốn kiểm soát phương pháp lưu trữ và ngăn chặn nhân viên sử dụng các phím tắt.
Không sử dụng tính năng lưu trữ: Những người dùng không sử dụng thư mục Lưu trữ có thể thấy phím tắt này vô dụng.

Để ngăn phím Backspace lưu trữ các mục, bạn cần thực hiện như sau:

Đóng Outlook hoàn toàn.
Ấn Bản Windows + R để mở hộp thoại Chạy.
Kiểu regedit và nhấn Enter để mở Trình chỉnh sửa Registry.
Hướng đến: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Nhấp chuột phải vào ngăn bên phải và chọn Mới -> DWORD (32-bit) Value.
Đặt tên cho giá trị Vô hiệu hóa tính năng Lưu trữ một lần nhấp.
Nhấp đúp vào giá trị mới và đặt nó thành 1.
Nhấp chuột OK và đóng Trình chỉnh sửa Registry.
Restartriển vọng.

Lưu ý: Bản vá lỗi registry này áp dụng cho Microsoft 365 của Outlook và không hoạt động với các phiên bản vĩnh viễn.

3.2.4 Nhấp chuột phải để lưu trữ

Để lưu trữ bằng menu ngữ cảnh:

Nhấp chuột phải vào email bạn muốn lưu trữ.
Chọn lưu trữ từ trình đơn bật lên.
Các email này sẽ được chuyển vào thư mục Lưu trữ.

3.2.5 Kéo và thả vào thư mục lưu trữ

Để điều khiển thủ công quá trình lưu trữ:

Định vị lưu trữ thư mục trong ngăn điều hướng.
Nhấn giữ vào email bạn muốn lưu trữ.
Kéo tệp đó vào thư mục Lưu trữ và thả vào.

3.3 Lưu trữ các mục theo tiêu chí cụ thể

Theo mặc định, tính năng Lưu trữ của Outlook chỉ có thể xóa các mục cũ theo ngày. Nếu bạn muốn lưu trữ tất cả các mục đáp ứng các tiêu chí cụ thể, vui lòng:

Trong tạp chí Tìm kiếm nâng cao thoại, bấm Duyệt qua ... Chọn thư mục mà bạn muốn tìm các mục.
Thiết lập tiêu chí tìm kiếm.
Nhấp chuột Tìm ngay Tìm tất cả các mục đáp ứng các tiêu chí.
Chọn tất cả các mục đã tìm thấy.
Nhấp chuột phải vào các mục đã chọn và nhấp chuột Di chuyểnvà chọn thư mục Lưu trữ của bạn làm tarđược.
Tất cả các mục đã tìm thấy sẽ được chuyển vào thư mục lưu trữ.

Ví dụ 1: Lưu trữ tất cả email có dung lượng lớn hơn 10KB:

Trong tạp chí Tìm kiếm nâng cao hộp thoại, nhấp chuột Duyệt qua ... Chọn thư mục mà bạn muốn tìm các mục.
Nhấn vào Các lựa chọn khác chuyển hướng
Thiết lập Kích thước (kilobyte) đến lớn hơn 10
Nhấp chuột Tìm ngay

Ví dụ 2: Lưu trữ tất cả email đã hết hạn:

Trong tạp chí Tìm kiếm nâng cao hộp thoại, nhấp chuột Duyệt qua ... Chọn thư mục mà bạn muốn tìm các mục.
Nhấn vào Nâng cao chuyển hướng
In Xác định thêm tiêu chí phần, chọn hết hạn từ Tất cả các trường Thư.
Đặt điều kiện, chẳng hạn như Vững bước tới tương lai.
Nhấp chuột Thêm vào danh sách
Nhấp chuột Tìm ngay

Ví dụ 3: Lưu trữ tất cả email đã hoàn thành việc gắn cờ:

Ví dụ 4: Lưu trữ tất cả email thuộc một danh mục màu cụ thể:

Ví dụ 5: Lưu trữ tất cả email không có phản hồi tiếp theo:

cờ:

4. Lưu trữ thủ công vào tệp bên ngoài (Công cụ dọn dẹp các mục cũ)

4.1 Sử dụng công cụ Dọn dẹp các mục cũ

Để tự động lưu trữ email Outlook vào tệp PST trong Outlook:

Nhấn vào Tập tin tab.
Nhấp chuột Thông tin, sau đó nhấn vào CÔNG CỤ .
Chọn Dọn dẹp đồ cũ.
lưu trữ Hộp thoại sẽ hiển thị.
Chọn hình ba gạch Lưu trữ thư mục này và tất cả các thư mục con tùy chọn.
Chọn thư mục bạn muốn lưu trữ (ví dụ: Hộp thư đến). Để lưu trữ tất cả các mục, hãy chọn thư mục gốc của hộp thư.
Theo Lưu trữ các mục cũ hơnNhập ngày tháng. Các mục cũ hơn ngày này sẽ được lưu trữ.
Theo Tệp lưu trữ, chấp nhận vị trí mặc định hoặc nhấp chuột Xem Để chọn vị trí và tên tệp khác.
Tùy chọn, kiểm tra Bao gồm các mục có tùy chọn “Không tự động lưu trữ” được chọn. Nếu bạn muốn lưu trữ các mục đã bị loại trừ khỏi quá trình lưu trữ tự động trước đó.
Nhấp chuột OK sau đó ptart lưu trữ.

Sau khi hoàn tất, hộp thư Lưu trữ sẽ xuất hiện ở bảng điều khiển bên trái, cho phép bạn truy cập vào các email đã được lưu trữ của mình.

4.2 Lưu trữ nhiều thư mục với thời gian lưu giữ khác nhau.

Để lưu trữ các mục trong các thư mục khác nhau với thời gian lưu giữ khác nhau trong cùng một tệp PST:

Mở hộp thoại Lưu trữ (Tập tin -> Thông tin -> CÔNG CỤ -> Dọn dẹp đồ cũ).
Chọn thư mục đầu tiên (ví dụ: Hộp thư đến) và đặt ngày là 6 tháng trước. Chưa bấm OK vội.
Chọn một thư mục khác (ví dụ: Thư đã gửi) và đặt ngày khác (ví dụ: 1 năm trước). Chưa bấm OK vội.
Tiếp tục chọn thư mục và thiết lập các ngày khác nhau khi cần.
Hãy đảm bảo tất cả các thư mục đều sử dụng cùng một đường dẫn tệp lưu trữ.
Nhấp chuột OK Sau khi tất cả các thư mục đã được cấu hình.

5. Tự động lưu trữ email trong Outlook

5.1 Kích hoạt tính năng Tự động Lưu trữ

Để kích hoạt và cấu hình tính năng Tự động Lưu trữ trong Outlook Cổ điển:

Nhấp chuột Tập tin -> Các lựa chọn.
Chọn hình ba gạch Nâng cao tab.
Bên dưới Lưu trữ tự động phần, nhấp vào Cài đặt Tự động Lưu trữ nút:
Kiểm tra Chạy AutoArchive mỗi N ngày. cái hộp.
Hãy chỉ định tần suất bạn muốn AutoArchive chạy (ví dụ: cứ 14 ngày một lần).
Bạn có thể cấu hình thêm các thiết lập khác như vị trí lưu trữ và thời gian hết hạn. Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết các thiết lập này trong phần tiếp theo.
Nhấp chuột OK để lưu các thiết lập của bạn.

AutoArchive giờ đây sẽ tự động chạy dựa trên lịch trình bạn đã thiết lập.

5.2 Giải thích các cài đặt Tự động Lưu trữ

Hiểu rõ từng cài đặt của AutoArchive giúp bạn kiểm soát quá trình lưu trữ một cách hiệu quả:

Chạy AutoArchive mỗi N ngày: Tùy chọn này điều khiển lịch trình lưu trữ tự động. Việc chạy thường xuyên (ví dụ: hàng tuần) sẽ xử lý các lô email nhỏ hơn, giúp hiệu quả hơn so với việc lưu trữ hàng nghìn email cùng một lúc. Để dừng hoàn toàn tính năng Lưu trữ Tự động, hãy bỏ chọn tùy chọn này.
Thông báo trước khi quá trình AutoArchive chạy: Nếu bạn muốn được thông báo trước khi lưu trữ starts, hãy bật tùy chọn này. Bạn sẽ thấy một thông báo cho phép bạn hủy thao tác nếu cần.
Xóa các mục đã hết hạn (chỉ áp dụng cho thư mục email): Thao tác này xóa các tin nhắn có ngày hết hạn đã qua. Lưu ý rằng các mục đã hết hạn khác với các mục cũ – ngày hết hạn được thiết lập thủ công khi soạn email. Các lựa chọn tab. Hãy cẩn thận với cài đặt này vì nó xóa các mục thay vì lưu trữ chúng.
Lưu trữ hoặc xóa các mục cũ: Công tắc chính này kích hoạt cấu hình Tự động Lưu trữ tùy chỉnh của bạn. Hãy để trống công tắc này để sử dụng cài đặt mặc định tích hợp sẵn của Outlook.
Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục: Khi được bật, các thư mục lưu trữ của bạn sẽ tự động xuất hiện trong ngăn điều hướng. Nếu không, bạn sẽ cần phải mở thủ công tệp PST lưu trữ mỗi khi muốn truy cập các mục đã được lưu trữ.
Dọn dẹp những vật dụng cũ hơn: Thiết lập độ tuổi giới hạn để lưu trữ. Các mục cũ hơn ngưỡng này sẽ được chuyển vào tệp lưu trữ. Phạm vi này linh hoạt – từ 1 ngày đến 60 tháng, được chỉ định bằng ngày, tuần hoặc tháng.
Di chuyển các mục cũ đến: Cho Outlook biết nơi lưu trữ các mục đã lưu trữ. Theo mặc định, nó tạo tệp archive.pst trong thư mục Documents\Outlook Files của bạn. Nhấp vào đây Xem Chọn vị trí hoặc tên tệp khác. Việc chọn tùy chọn này sẽ vô hiệu hóa cài đặt xóa vĩnh viễn bên dưới.
Xóa vĩnh viễn các mục: Thay vì lưu giữ các bản sao lưu trữ, cài đặt này sẽ xóa hoàn toàn các mục cũ khi chúng đạt đến ngưỡng tuổi nhất định. Hãy sử dụng chức năng này một cách thận trọng – các mục đã xóa không thể khôi phục được. Kích hoạt tùy chọn này sẽ vô hiệu hóa tùy chọn lưu trữ ở trên.
Áp dụng các thiết lập này cho tất cả các thư mục ngay bây giờ: Nút này sẽ áp dụng cấu hình hiện tại của bạn cho tất cả các thư mục Outlook ngay lập tức. Hãy bỏ qua bước này nếu bạn muốn thiết lập các quy tắc khác nhau cho từng thư mục riêng lẻ – bạn có thể cấu hình chúng thông qua thuộc tính của từng thư mục.

5.3 Thời gian hết hạn mặc định cho các thư mục Outlook

Outlook áp dụng các khoảng thời gian hết hạn mặc định khác nhau cho các loại thư mục khác nhau:

Hộp thư đến và Thư nháp: 6 tháng
Thư đã gửi và thư đã xóa: 2 tháng
Hộp thư đi: 3 tháng
Lịch, Nhiệm vụ, Ghi chú và Nhật ký: 6 tháng
Liên hệ: Không được tự động lưu trữ theo mặc định

Các thư mục bạn tạo sẽ kế thừa thời gian hết hạn của các thư mục mặc định tương tự. Ví dụ, các thư mục thư tùy chỉnh sẽ có thời gian hết hạn 6 tháng giống như Hộp thư đến.

5.4 Cách xác định tuổi đời của sản phẩm

Các loại mục khác nhau trong Outlook sử dụng các tiêu chí ngày tháng khác nhau để xác định xem chúng có đủ cũ để lưu trữ hay không:

Tin nhắn email: Hệ thống kiểm tra cả thời điểm bạn nhận được tin nhắn và thời điểm bạn chỉnh sửa lần cuối, sau đó sử dụng ngày muộn hơn. Ngay cả những thao tác đơn giản như đánh dấu đã đọc/chưa đọc hoặc di chuyển email cũng cập nhật dấu thời gian chỉnh sửa.
Các mục trong lịch: Đối với các cuộc họp và cuộc hẹn, ngày có liên quan là ngày bạn...ost Mục này vừa được chỉnh sửa và lưu lại gần đây. Các mục có tính chất lặp lại sẽ không được tự động lưu trữ. Điều quan trọng cần lưu ý là chỉ các sự kiện trong quá khứ mới đủ điều kiện để lưu trữ – các cuộc hẹn trong tương lai sẽ vẫn được giữ nguyên bất kể ngày chỉnh sửa cuối cùng của chúng.
Nhiệm vụ: Có hai mốc thời gian quan trọng ở đây: ngày hoàn thành và ngày chỉnh sửa lần cuối. Mốc thời gian nào mới hơn sẽ quyết định tính đủ điều kiện. Các nhiệm vụ vẫn hiển thị là chưa hoàn thành sẽ không bao giờ được tự động lưu trữ. Đối với các nhiệm vụ được giao, việc lưu trữ chỉ diễn ra sau khi ai đó đánh dấu chúng là đã hoàn thành.
Ghi chú: Ngày bạn most Việc ghi chú được chỉnh sửa và lưu gần đây sẽ quyết định thời điểm nó đủ điều kiện để được lưu trữ.
Mục tạp chí: Hoặc ngày tạo ban đầu hoặc most Ngày sửa đổi gần nhất sẽ được áp dụng, với ngày sửa đổi mới hơn sẽ có hiệu lực ưu tiên.
Liên hệ: Tính năng Tự động Lưu trữ sẽ bỏ qua hoàn toàn danh bạ. Nếu bạn cần lưu trữ thư mục Danh bạ theo cách thủ công, hãy sử dụng công cụ Dọn dẹp các mục cũ.

5.5 Tùy chỉnh tính năng Tự động Lưu trữ cho các Thư mục Cụ thể

Để cấu hình cài đặt Tự động Lưu trữ tùy chỉnh cho một thư mục cụ thể:

Trong danh sách thư mục của ngăn điều hướng, nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn tùy chỉnh.
Nhấp chuột Bất động sản.
Nhấn vào Lưu trữ tự động tab.
Chọn Lưu trữ thư mục này bằng các cài đặt này.
Cấu hình thời gian hết hạn và các tùy chọn khác dành riêng cho thư mục này.
Nhấp chuột OK để lưu cài đặt.

Lưu ý: Sử dụng Xóa vĩnh viễn các mục cũ tùy chọn tự động xóa email cũ trong Mục đã Xóa và Email rác các thư mục sau một khoảng thời gian lưu giữ nhất định.

5.6 Loại trừ/Bao gồm các mục khỏi tính năng Tự động lưu trữ

Đôi khi, bạn KHÔNG muốn lưu trữ một số mục sẽ được sử dụng thường xuyên. Dưới đây là các giải pháp cho 3 trường hợp khác nhau. Tất nhiên, bạn cũng có thể hoàn tác thao tác và bao gồm các mục từ AutoArchive.

5.6.1 Loại bỏ một mặt hàng

Chọn mục cụ thể.
Ấn Bản Alt + Enter phím.
A Bất động sản Hộp thoại sẽ hiện ra.
Kiểm tra Không tự động lưu trữ mục này tùy chọn.

5.6.2 Loại trừ nhiều mặt hàng

1. Tới Xem chuyển hướng
2. Nhấp chuột Giao diện cài đặt
3. Trong tạp chí Cài đặt Chế độ xem Nâng cao hộp thoại, nhấn Cột:
4. Hiển thị các cột Hộp thoại sẽ xuất hiện. Hãy làm theo các bước bên dưới để thêm Không tự động lưu trữ cột:
  - Chọn Tất cả các trường Thư.
  - Chọn Không tự động lưu trữ trong các cột có sẵn.
  - Nhấp chuột Thêm
  - Nếu bạn muốn thay đổi thứ tự, hãy chọn nó và sử dụng Move Up or Đi xuống.
  - Nhấp chuột OK
5. Sau khi nhấp OKBạn sẽ quay lại Cài đặt Chế độ xem Nâng cao hộp thoại, nơi bạn cần nhấp chuột Settings khác.
6. Trong tạp chí Settings khác hộp thoại, kiểm tra Cho phép chỉnh sửa trong ô tùy chọn.
7. Nhấp chuột vào một loạt OK Lưu các thay đổi và quay lại cửa sổ chính của Outlook. Bây giờ, để loại trừ các mục cụ thể khỏi tính năng Tự động Lưu trữ, chỉ cần chọn... Không tự động lưu trữ cột dành cho họ:

5.6.3 Loại trừ một thư mục

Nhấp chuột phải vào thư mục trong ngăn điều hướng.
Chọn Bất động sản.
Nhấn vào Lưu trữ tự động tab.
Chọn Không lưu trữ các mục trong thư mục này.
Nhấp chuột OK.

6. Tự động lưu trữ email trong Outlook theo quy tắc

Tính năng thiết lập quy tắc trong Outlook cho phép bạn tự động lưu trữ email từ người gửi cụ thể hoặc đáp ứng các tiêu chí nhất định. Để tạo quy tắc lưu trữ:

Nhấp chuột phải vào email bạn muốn lưu trữ.
Nhấp chuột Nội quy -> Tạo quy tắc trong menu bật lên.
Tạo quy tắc Hộp thoại sẽ hiển thị.
Trong tạp chí Khi tôi nhận được email với tất cả các điều kiện đã chọn phần này, hãy chỉ rõ điều kiện của quy tắc, chẳng hạn như Từ, Chủ đề chứa, hoặc là Gửi đếnĐối với các trường hợp phức tạp hơn, hãy nhấp chuột. Tùy chọn nâng cao ở góc dưới bên phải.
Trong tạp chí Làm như sau phần, chọn Di chuyển mục này vào thư mục: và chỉ định thư mục Lưu trữ bằng cách nhấp vào Chọn thư mục… .
Nhấp chuột OK để lưu quy tắc.

Outlook giờ đây sẽ tự động chuyển tất cả email đáp ứng các điều kiện vào thư mục Lưu trữ.

7. Lưu trữ dựa trên ngày nhận

Theo mặc định, tính năng Tự động Lưu trữ của Outlook sử dụng ngày sửa đổi hoặc ngày nhận, tùy thuộc vào ngày nào muộn hơn. Nếu bạn muốn Outlook lưu trữ email chỉ dựa trên ngày nhận (bỏ qua các sửa đổi), bạn cần sửa đổi Registry của Windows:

Đóng Outlook hoàn toàn.
Mở Registry Editor.
Hướng đến: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\ Tùy chọn.
Nhấp chuột phải Sở thích (Preferences) và chọn Mới -> DWORD (32-bit) Value.
Đặt tên giá trị mới ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
Nhấp chuột phải vào giá trị vừa tạo và nhấp chuột Sửa đổi.
Đặt giá trị thành 1 và nhấp vào OK.
Đóng Registry Editor và restartriển vọng.

Sau những thay đổi này, Outlook sẽ lưu trữ email dựa trên ngày nhận thay vì ngày sửa đổi.

8. Nâng cao: Tự động lưu trữ bằng VBA

Nếu bạn cần các chức năng điều khiển nâng cao hơn đối với... lưu trữ tự độngBạn có thể sử dụng macro VBA trong Outlook. Dưới đây là một số ví dụ:

Tự động lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành trong Outlook
Lưu trữ email có dung lượng lớn hơn một kích thước cụ thể.
Tự động lưu trữ email cũ lớn hơn kích thước cụ thể
Tự động phân loại và lưu trữ email theo tháng
Tự động phân loại và lưu trữ email đến theo tên người gửi.
Tự động lưu trữ các cuộc họp bị từ chối vào một lịch cụ thể
Tự động lưu trữ email cũ nhất khi có email mới đến.
Tự động lưu trữ các email đến không có cờ theo dõi.
Tự động lưu trữ các mục cũ khi hộp thư đến có quá nhiều mục.
Lưu trữ tất cả các cuộc hẹn và nhiệm vụ quá hạn
Lưu trữ tất cả email đã hết hạn
Tự động lưu trữ email được gắn cờ sau khi đánh dấu nó hoàn thành
Tự động lưu trữ các mục đã hết hạn khi tệp Outlook lớn hơn kích thước cụ thể
Lưu trữ tất cả các mục RSS đã đọc
Lưu trữ email đã đọc vào các thư mục khác nhau dựa trên người gửi
Tắt hàng loạt tùy chọn “Tự động lưu trữ” cho tất cả thư mục Outlook.
Áp dụng đồng loạt cùng một thiết lập “Tự động lưu trữ” cho tất cả các thư mục Outlook.
Kích hoạt hàng loạt tùy chọn “Không tự động lưu trữ mục này” cho nhiều email Outlook cùng lúc
Vô hiệu hóa hàng loạt tùy chọn “Tự động lưu trữ” cho tất cả các mục lịch định kỳ

9. Kho lưu trữ trực tuyến Exchange Server

Exchange Server Online Archive (còn được gọi là In-Place Archiving) là một tính năng lưu trữ cấp doanh nghiệp dành cho Microsoft 365, cung cấp cho người dùng thêm dung lượng lưu trữ hộp thư bằng cách lưu trữ các email cũ vào hộp thư lưu trữ. Không giống như các phương pháp lưu trữ phía máy khách, tính năng này được quản lý hoàn toàn bởi quản trị viên và hoạt động trên máy chủ.

9.1 Yêu cầu thiết lập dành cho quản trị viên

Chỉ quản trị viên mới có thể bật hoặc tắt tính năng Lưu trữ Trực tuyến Exchange Server. Để cấu hình hộp thư lưu trữ, quản trị viên phải:

Được chỉ định vai trò Người nhận thư trong Exchange Online
Truy cập trung tâm quản trị Exchange (EAC)
Đảm bảo người dùng có giấy phép Microsoft 365 phù hợp.

9.2 Cách quản trị viên kích hoạt hộp thư lưu trữ

Quản trị viên có thể kích hoạt hộp thư lưu trữ thông qua trung tâm quản trị Exchange:

Đăng nhập vào trung tâm quản trị Exchange (EAC) và điều hướng đến... Người nhận -> Hộp thư.
Chọn người dùng để kích hoạt chế độ lưu trữ hộp thư của họ.
Trong ngăn bật lên, chọn Khác, và dưới Lưu trữ hộp thư, lựa chọn Quản lý kho lưu trữ hộp thư.
Bật Lưu trữ hộp thư, sau đó nhấn vào Tiết kiệm.

Trạng thái hộp thư lưu trữ sẽ hiển thị như sau: hoạt động dành cho người dùng đã chọn.

9.3 Tự động kích hoạt hộp thư lưu trữ

Quản trị viên có thể sử dụng PowerShell để tự động kích hoạt hộp thư lưu trữ khi hộp thư chính đạt 90% dung lượng cho phép:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Loại bỏ dần các hộp thư lưu trữ

Nếu bạn muốn loại bỏ dần các hộp thư lưu trữ vì nhiều lý do, chẳng hạn như dung lượng có hạn, bạn có thể thực hiện như sau:

Xuất các hộp thư lưu trữ.
Vô hiệu hóa tính năng lưu trữ.

9.5 Tác động đến các tính năng lưu trữ khác

Khi tính năng Lưu trữ Trực tuyến Exchange Server được bật cho người dùng:

Các công cụ Tự động lưu trữ và Dọn dẹp các mục cũ không còn khả dụng trong Outlook cổ điển.
Nút Lưu trữ trong Outlook vẫn hoạt động bình thường.
Các chính sách lưu giữ được gán cho hộp thư Exchange Online kiểm soát hành vi lưu trữ.

Lưu ý: Tính năng này không khả dụng trên các dịch vụ đám mây Microsoft 365 dành cho Chính phủ, Microsoft 365 do 21Vianet vận hành hoặc Microsoft 365 Đức.

10. Tìm và quản lý email đã lưu trữ trong Outlook

10.1 Xác định vị trí thư mục và tệp lưu trữ

Để tìm email đã lưu trữ của bạn:

Thư mục lưu trữ: Thư mục Lưu trữ tích hợp sẵn sẽ xuất hiện trong danh sách thư mục của Ngăn Điều hướng. Chọn Xem -> Ngăn thư mục -> bình thường Hiển thị danh sách thư mục nếu nó bị ẩn.
Hộp thư lưu trữ (Tệp PST): Khi sử dụng AutoArchive hoặc công cụ Clean Up Old Items, hộp thư Archives sẽ xuất hiện dưới dạng một mục riêng biệt trong danh sách thư mục của bạn, với điều kiện bạn đã chọn tùy chọn đó. Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục trong cài đặt Tự động lưu trữ.

Nếu hộp thư Lưu trữ không hiển thị, bạn có thể mở thủ công bằng cách:

Đến phần Tập tin -> Tùy chọn -> Nâng cao
Bên dưới Lưu trữ tự động phần, nhấp vào Cài đặt Tự động Lưu trữ .
Tìm đường dẫn đầy đủ của tệp PST lưu trữ tại đây. Di chuyển các mục cũ sang đây.
Nhấp chuột Tập tin -> Mở & Xuất -> Mở tệp dữ liệu Outlook và chọn tệp PST lưu trữ của bạn thông qua đường dẫn đầy đủ của nó.

10.2 Di chuyển tệp lưu trữ

Đóng tệp PST lưu trữ trong Outlook.
Di chuyển tệp tin đến vị trí mới.
Hãy mở lại nó trong Outlook.
Thay đổi đường dẫn trong Tập tin -> Tùy chọn -> Nâng cao -> Tự động lưu trữ -> Cài đặt tự động lưu trữ -> Di chuyển các mục cũ đến

10.3 Tìm kiếm email đã lưu trữ

Để tìm kiếm email đã lưu trữ trong thư mục Lưu trữ:

Theo mặc định, khi bạn nhập từ khóa tìm kiếm vào ô Tìm kiếm ở đầu Outlook, hệ thống sẽ tìm kiếm trong tất cả các thư mục trong hộp thư của bạn, bao gồm cả các mục đã được lưu trữ.
Để giới hạn tìm kiếm chỉ trong thư mục Lưu trữ, trước tiên hãy chọn lưu trữ thư mục trong ngăn điều hướng.
Sau đó, nhập từ khóa tìm kiếm vào ô Tìm kiếm.
Kết quả tìm kiếm sẽ chỉ hiển thị các mục từ thư mục Lưu trữ.

Để tìm kiếm email đã lưu trữ trong thư mục Lưu trữ:

Nhấp vào tệp Lưu trữ ở bảng điều khiển bên trái.
Nhấp vào ô tìm kiếm ở giữa.
Tab Tìm kiếm sẽ hiện ra.
Nhấn vào Tìm kiếm chuyển hướng
Nhấp chuột Công cụ tìm kiếm -> Tìm kiếm nâng cao…
Tìm kiếm nâng cao Hộp thoại sẽ hiển thị.
Nhấn vào Duyệt qua ... .
Trong tạp chí Chọn (các) Thư mục Trong hộp thoại, hãy kiểm tra Tệp Lưu trữ.
Kiểm tra Tìm kiếm thư mục con
Nhấp chuột OK
Sau đó, Outlook sẽ...tarTìm kiếm trong tệp Lưu trữ, bao gồm tất cả các thư mục con của nó:

10.4 Khôi phục email đã lưu trữ vào hộp thư đến

Để chuyển các email đã lưu trữ trở lại Hộp thư đến của bạn:

Truy cập vào thư mục Lưu trữ hoặc hộp thư Lưu trữ.
Chọn email hoặc các email bạn muốn khôi phục.
Kéo và thả email vào Hộp thư đến của bạn, hoặc nhấp chuột phải và chọn Di chuyển -> Hộp thư đến.

Các email này sẽ được chuyển trở lại Hộp thư đến của bạn và xóa khỏi thư mục lưu trữ.

11. Giới hạn kích thước tệp lưu trữ và quản lý

11.1 Giới hạn kích thước tệp PST mặc định

Tệp PST của Outlook có giới hạn kích thước mặc định:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 và 2013: 50 GB
Outlook 2010 trở xuống: 20 GB

Khi tệp PST lưu trữ gần đạt đến giới hạn này, Outlook có thể ngừng lưu trữ các mục mới hoặc hoạt động không ổn định.

11.2 Quản lý các tập tin lưu trữ lớn

Khi dung lượng tệp lưu trữ của bạn sắp đạt đến giới hạn, hãy xem xét các tùy chọn sau:

Tạo tập tin lưu trữ mới: Tạo một tệp PST lưu trữ mới và...tarBạn có thể lưu trữ email trong Outlook vào đó. Bạn có thể duy trì nhiều tệp lưu trữ được sắp xếp theo năm hoặc dự án.
Xóa các mục không cần thiết: Xem lại các email đã lưu trữ của bạn và xóa vĩnh viễn những email bạn không còn cần nữa. nén tệp lưu trữ.

11.3 Tăng giới hạn kích thước tệp PST (Không khuyến khích)

Mặc dù bạn có thể tăng giới hạn mặc định 50 GB lên 100 GB thông qua chỉnh sửa registry, nhưng điều này không được khuyến khích. Các tệp PST quá lớn sẽ làm chậm Outlook và tăng nguy cơ bị hỏng. Nếu bạn bắt buộc phải tăng giới hạn, bạn có thể làm theo hướng dẫn sau. hướng dẫn này .

Hãy cân nhắc tạo các tập tin lưu trữ mới hoặc sử dụng Kho lưu trữ trực tuyến thay vì tăng giới hạn dung lượng.

12. Khắc phục sự cố liên quan đến kho lưu trữ Outlook

12.1 Chức năng Tự động Lưu trữ không khả dụng

Nếu các tùy chọn Tự động lưu trữ không khả dụng hoặc bị làm mờ, nguyên nhân có thể là:

Đã bật tính năng lưu trữ trực tuyến Exchange Server: Nếu tổ chức của bạn kích hoạt Exchange Server Online Archive, tính năng AutoArchive sẽ tự động bị vô hiệu hóa. Online Archive đóng vai trò là giải pháp thay thế cấp doanh nghiệp cho AutoArchive. Vui lòng liên hệ với quản trị viên của bạn để sử dụng Online Archive.
Tính năng bị quản trị viên vô hiệu hóa: Quản trị viên mạng của bạn có thể đã vô hiệu hóa tính năng Tự động Lưu trữ thông qua Chính sách Nhóm hoặc các chính sách lưu giữ ghi đè lên chức năng Tự động Lưu trữ. Vui lòng liên hệ với quản trị viên hệ thống để biết các chính sách quản lý email của tổ chức bạn.
Những hạn chế mới của Outlook: Outlook mới không hỗ trợ tính năng Tự động Lưu trữ và công cụ Dọn dẹp các mục cũ. Hãy sử dụng Outlook cổ điển để truy cập các tính năng này.

12.2 Chức năng Tự động Lưu trữ không hoạt động

Nếu AutoArchive đã ngừng hoạt động, hãy kiểm tra những điều sau:

Kiểm tra cài đặt Tự động lưu trữ: Mở cài đặt Tự động lưu trữ (Tập tin -> Các lựa chọn -> Nâng cao -> Cài đặt Tự động Lưu trữvà xác minh cấu hình của bạn đã chính xác.
Chọn tùy chọn "Chạy tự động lưu trữ": Đảm bảo Chạy AutoArchive mỗi N ngày. Tùy chọn này đã được chọn. Nếu không được chọn, AutoArchive sẽ không tự động chạy.

12.3 Các mục cụ thể không được lưu trữ

Nếu một số mục không được lưu trữ, các lý do có thể bao gồm:

Ngày chỉnh sửa quá gần đây: Theo mặc định, Outlook sử dụng ngày nhận hoặc ngày sửa đổi, tùy thuộc vào ngày nào đến sau. Nếu bạn vừa sửa đổi một email, email đó sẽ không được lưu trữ cho đến khi hết thời gian quy định.
“Không tự động lưu trữ” Thuộc tính đã được kích hoạt: Các mục có thể có thuộc tính “Không tự động lưu trữ mục này” được bật.
- Để chọn một mục, hãy nhấp đúp vào mục đó để mở nó trong cửa sổ mới, sau đó nhấp chuột. Tập tin -> Bất động sảnvà kiểm tra Không tự động lưu trữ mục này tùy chọn.
- Để chọn nhiều mục cùng lúc, hãy thêm cột “Không tự động lưu trữ” vào cài đặt hiển thị, sau đó tăng chiều rộng của danh sách email để cột này có thể hiển thị.

12.4 Thư mục lưu trữ không hiển thị

Nếu Thư mục lưu trữ (Tệp hộp thư lưu trữ) không hiển thị ở bảng điều khiển bên trái của Outlook. Hãy thử các giải pháp sau:

Bật chế độ Hiển thị thư mục lưu trữ: Mở cài đặt Tự động lưu trữ và đảm bảo rằng... Hiển thị thư mục lưu trữ trong danh sách thư mục được kiểm tra.
Thêm tệp lưu trữ theo cách thủ công: Nếu hộp thư Lưu trữ vẫn không xuất hiện, hãy mở thủ công bằng cách nhấp chuột. Tập tin -> Mở & Xuất -> Mở tệp dữ liệu Outlook và chọn tệp PST lưu trữ của bạn.
Cập nhật Outlook: Đối với các tài khoản Microsoft 365, Exchange, Exchange Online và Outlook.com, thư mục Lưu trữ của bạn sẽ tồn tại theo mặc định. Nếu bạn không thấy thư mục này trong Outlook 2016 hoặc Outlook dành cho Microsoft 365, hãy truy cập vào... Tập tin -> Tài khoản Office -> cập nhật tùy chọn -> Cập nhật bây giờ.

12.5 Tệp PST lưu trữ bị hỏng

Nếu tệp PST lưu trữ bị hỏng, Outlook không thể chuyển email mới vào đó. Bạn có thể sửa tệp PST bằng cách:

Sử dụng Công cụ sửa chữa hộp thư đến (scanpst.exe)
Sử dụng các công cụ khôi phục của bên thứ ba

Xin vui lòng xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi dựa trên các phương pháp nêu trên, cũng như các phương pháp sửa chữa khác.

13. Các phương pháp tốt nhất để lưu trữ email

13.1 Những email nào cần lưu trữ

Một số loại email nhất định nên được lưu trữ thay vì xóa để bảo toàn các hồ sơ quan trọng:

Hồ sơ tài chính: Lưu trữ các email chứa sao kê ngân hàng, hóa đơn, biên lai và thông tin liên quan đến thuế để tham khảo trong tương lai và phục vụ mục đích lập ngân sách.
Các cuộc trò chuyện tại nơi làm việc: Hãy lưu giữ những cuộc thảo luận, quyết định, chi tiết dự án và tài liệu quan trọng liên quan đến công việc để tham khảo hoặc đánh giá hiệu quả công việc.
Biên lai và Giấy xác nhận: Hãy lưu giữ các xác nhận mua hàng, đặt chỗ, đăng ký dịch vụ và biên lai đặt hàng phòng trường hợp phát sinh sự cố.
Tài liệu hợp pháp: Lưu trữ các email chứa hợp đồng, thỏa thuận, thông tin pháp lý hoặc bất kỳ thư từ nào được dùng làm hồ sơ pháp lý.
Tệp dự án: Lưu giữ các email liên quan đến các dự án đang thực hiện hoặc đã hoàn thành, bao gồm các cuộc thảo luận, bản nháp, phản hồi và đề xuất để tham khảo trong tương lai.
Các cột mốc cá nhân: Hãy giữ lại những email đánh dấu các sự kiện quan trọng trong cuộc sống như lời mời làm việc, thư chấp nhận nhập học và thành tựu nghề nghiệp để lưu giữ những kỷ niệm đẹp.
Giấy tờ du lịch: Lưu trữ vé, đặt phòng khách sạn và lịch trình du lịchrarNhững thông tin này có thể được dùng làm hồ sơ pháp lý về lịch sử du lịch của bạn.

13.2 Hướng dẫn quyết định giữa Lưu trữ và Xóa

Khi quyết định lưu trữ hay xóa email, hãy cân nhắc giá trị của nó trong tương lai. Lưu trữ những tin nhắn bạn có thể cần sau này để tham khảo, tuân thủ quy định hoặc lưu trữ hồ sơ. Xóa những email không liên quan hoặc không còn cần thiết, chẳng hạn như bản tin lỗi thời, thư rác hoặc email không cần thiết.rarThông báo. Nếu bạn không chắc chắn, hãy lưu trữ nó – bạn luôn có thể xóa nó sau này, nhưng bạn không thể khôi phục email đã bị xóa vĩnh viễn.

13.3 Bảo trì kho lưu trữ định kỳ

Hãy duy trì kho lưu trữ của bạn thường xuyên bằng cách xem xét lại các mục đã lưu trữ định kỳ và xóa những mục bạn không còn cần nữa. Điều này giúp ngăn kho lưu trữ của bạn trở nên lộn xộn như hộp thư đến và giữ cho kích thước tệp ở mức dễ quản lý. Lên lịch xem xét kho lưu trữ hàng quý hoặc hàng năm để đảm bảo nó chỉ chứa thông tin có giá trị.

13.4 Sao lưu các tập tin lưu trữ

Bảo vệ email đã lưu trữ của bạn bằng cách tạo bản sao lưu:

Bản sao lưu cục bộ: Sao chép tập tin PST lưu trữ của bạn vào ổ cứng ngoài hoặc ổ USB. Lưu trữ bản sao lưu ở một vị trí an toàn, tách biệt với máy tính của bạn.
Sao lưu dữ liệu lên đám mây: Tải tệp PST lưu trữ của bạn lên các dịch vụ lưu trữ đám mây như OneDrive, Dropbox hoặc Google Drive để sao lưu ngoài địa điểm và bảo vệ khỏi sự cố phần cứng.

Hãy nhớ rằng các tập tin lưu trữ không giống với các bản sao lưu. Luôn luôn duy trì các bản sao lưu riêng biệt của tập tin PST lưu trữ của bạn.

13.5 Tần số lưu trữ tự động tối ưu

Đặt tần suất chạy AutoArchive đủ thường xuyên để ngăn ngừa tình trạng tồn đọng lớn nhưng không quá thường xuyên đến mức ảnh hưởng đến hiệu năng. Đối với most Đối với người dùng thông thường, việc chạy AutoArchive mỗi 14 ngày hoạt động khá tốt. Nếu bạn nhận được lượng email lớn mỗi ngày, hãy cân nhắc thiết lập để chạy hàng tuần. Việc lưu trữ các lô nhỏ thường xuyên hơn sẽ tốt hơn là xử lý hàng nghìn mục cùng một lúc, điều này có thể làm chậm máy tính của bạn.

14. Những thông tin quan trọng về kho lưu trữ Outlook

14.1 Định dạng tệp PST

Định dạng tệp PST (Personal Store) là loại tệp dữ liệu của Outlook được sử dụng để lưu trữ email, mục lịch, danh bạ và dữ liệu Outlook khác cục bộ trên máy tính của bạn. Tệp PST có thể được mở trong Outlook và di chuyển giữa các máy tính. Chúng được tách biệt với hộp thư của bạn và được lưu trữ tại vị trí bạn chỉ định, thường là trong C:\Users\YourUserName\Documents\Outlook Files\.

14.2 Lưu trữ so với Xuất khẩu

Lưu trữ và xuất khẩu là hai quy trình khác nhau. Lưu trữ di chuyển các mục từ vị trí ban đầu của chúng đến một tệp lưu trữ, xóa chúng khỏi tệp PST chính và giải phóng dung lượng. Xuất khẩu tạo một bản sao của các mục đã chọn nhưng không xóa chúng khỏi vị trí ban đầu hoặc giảm kích thước hộp thư. Sử dụng lưu trữ để quản lý kích thước hộp thư và xuất khẩu để tạo bản sao lưu.

14.3 Lưu trữ so với Sao lưu

Tệp lưu trữ không giống với bản sao lưu. Tệp lưu trữ dùng để lưu giữ lâu dài các mục cũ mà bạn không cần truy cập thường xuyên. Bản sao lưu là bản sao dữ liệu được lưu trữ riêng biệt để phục vụ cho việc khôi phục sau sự cố. Nếu bạn muốn sao lưu email đã lưu trữ của mình, hãy tạo một bản sao của tệp PST lưu trữ và lưu trữ nó ở một vị trí an toàn như OneDrive, Dropbox hoặc ổ cứng ngoài.

Xem hướng dẫn toàn diện của chúng tôi về... Cách sao lưu email Outlook.

14.4 Danh bạ không được tự động lưu trữ

Theo mặc định, Outlook không tự động lưu trữ danh bạ. Mặc dù tính năng Tự động Lưu trữ xử lý các thư mục email, lịch, nhiệm vụ, ghi chú và nhật ký, nhưng thư mục Danh bạ lại không được bao gồm. Tuy nhiên, bạn có thể tự lưu trữ thư mục Danh bạ bằng công cụ Dọn dẹp các mục cũ nếu cần.

15. Câu hỏi thường gặp

Hỏi: Làm thế nào để lưu trữ email trong Outlook?

A: Để lưu trữ email trong Outlook, hãy chọn email hoặc các email bạn muốn lưu trữ và nhấp vào nút Lưu trữ trên thanh công cụ. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải và chọn Lưu trữ từ menu ngữ cảnh, nhấn phím Backspace hoặc kéo email vào thư mục Lưu trữ. Để lưu trữ tự động, hãy thiết lập Tự động lưu trữ hoặc sử dụng các quy tắc để lưu trữ email từ những người gửi cụ thể.

Hỏi: Làm thế nào để lưu trữ hàng nghìn email trong Outlook?

A: Để lưu trữ số lượng lớn email, hãy sử dụng AutoArchive để lên lịch lưu trữ định kỳ các tin nhắn cũ, hoặc sử dụng công cụ Clean Up Old Items để lưu trữ thủ công các email cũ hơn một ngày cụ thể. Bạn cũng có thể xuất email sang tệp PST bằng cách vào File -> Open & Export -> Import/Export -> Export to a file và chọn Outlook Data File (.pst). Các phương pháp này quản lý số lượng lớn tin nhắn một cách hiệu quả mà không cần phải sắp xếp thủ công.

Hỏi: Việc lưu trữ email có giúp giải phóng dung lượng trong Outlook không?

A: Điều đó phụ thuộc vào phương pháp lưu trữ. Nếu bạn sử dụng nút Lưu trữ, các email đã lưu trữ sẽ được chuyển vào thư mục Lưu trữ tích hợp sẵn, thư mục này vẫn nằm trong hộp thư chính của bạn, vì vậy nó sẽ không giải phóng dung lượng. Tuy nhiên, việc sử dụng tính năng Tự động Lưu trữ hoặc công cụ Dọn dẹp các mục cũ để chuyển email sang một tệp lưu trữ riêng biệt sẽ giải phóng dung lượng lưu trữ trong hộp thư chính. Lưu trữ trực tuyến cũng giải phóng dung lượng trong hộp thư chính của bạn bằng cách chuyển email sang một hộp thư riêng biệt trên máy chủ.

Hỏi: Làm thế nào để tìm các email đã lưu trữ trong Outlook?

A: Để tìm email đã lưu trữ, hãy điều hướng đến thư mục Lưu trữ trong danh sách thư mục của bạn hoặc hộp thư Lưu trữ nếu bạn đang sử dụng tính năng Tự động Lưu trữ. Sử dụng thanh Tìm kiếm ở đầu Outlook để tìm kiếm email cụ thể theo người gửi, chủ đề, ngày hoặc từ khóa. Theo mặc định, Outlook tìm kiếm trong tất cả các thư mục, bao gồm cả các mục đã lưu trữ. Để giới hạn tìm kiếm chỉ trong email đã lưu trữ, hãy chọn thư mục Lưu trữ trước khi tìm kiếm.

Hỏi: Nên lưu trữ hay xóa email trong Outlook thì tốt hơn?

A: Hãy lưu trữ những email mà bạn có thể cần sau này để tham khảo, tuân thủ quy định hoặc lưu giữ hồ sơ. Xóa những email không liên quan hoặc không còn cần thiết. Nếu có khả năng bạn sẽ cần tham khảo một email nào đó trong tương lai, hãy lưu trữ nó thay vì xóa. Email đã lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm và khôi phục bất cứ lúc nào, trong khi email đã xóa sẽ biến mất vĩnh viễn.

Hỏi: Tôi có thể tự động lưu trữ email trong Outlook không?

A: Vâng, AutoArchive cho phép bạn thiết lập lịch trình lưu trữ email dựa trên thời gian, thư mục hoặc các tiêu chí khác. Điều này giúp hộp thư đến của bạn được sắp xếp gọn gàng mà không cần can thiệp thủ công. Bạn cũng có thể tạo các quy tắc trong Outlook để tự động chuyển các email đáp ứng các điều kiện cụ thể vào thư mục Lưu trữ. Lưu ý rằng AutoArchive chỉ có sẵn trong Outlook cổ điển, không có trong Outlook mới hoặc phiên bản web.

Hỏi: Việc lưu trữ email có ảnh hưởng đến kết quả tìm kiếm email của tôi không?

A: Không, email đã lưu trữ vẫn có thể tìm kiếm được trong Outlook. Theo mặc định, khi bạn tìm kiếm trong Outlook, nó sẽ tìm kiếm tất cả các thư mục trong hộp thư của bạn, bao gồm cả thư mục Lưu trữ và hộp thư Lưu trữ. Bạn có thể tìm thấy email đã lưu trữ dễ dàng như tìm thấy email trong hộp thư đến của mình.

Hỏi: Làm thế nào để thay đổi tarLấy vị trí lưu trữ?

A: Đối với tài khoản Microsoft 365, Exchange, Exchange Online hoặc Outlook.com, bạn không thể thay đổi vị trí thư mục Lưu trữ tích hợp sẵn – đây là thư mục hệ thống mặc định không thể đổi tên, di chuyển hoặc xóa. Đối với tài khoản POP và IMAP, bạn có thể thay đổi vị trí thư mục Lưu trữ bằng cách chọn Tệp -> Cài đặt Hộp thư -> Công cụ -> Đặt Thư mục Lưu trữ. Khi sử dụng Tự động Lưu trữ hoặc Dọn dẹp các mục cũ, bạn có thể chỉ định nơi lưu tệp PST lưu trữ bằng cách nhấp vào Duyệt trong cài đặt lưu trữ.

Hỏi: Mối quan hệ giữa AutoArchive và Exchange Server Online Archive là gì?

A: AutoArchive là một tính năng cũ của Outlook tự động di chuyển các email cũ vào một tệp PST cục bộ. Điều này có nghĩa là các tin nhắn bị xóa khỏi máy chủ và khó tìm thấy hơn thông qua tìm kiếm. Nếu ổ cứng chứa tệp PST AutoArchive bị hỏng, những tin nhắn này sẽ bị mất.ostExchange Server Online Archive là giải pháp thay thế cấp doanh nghiệp cho AutoArchive, lưu trữ email đã được sao lưu trên máy chủ, giúp người dùng có thể truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào. Bạn vẫn có thể sử dụng AutoArchive nếu không có Exchange Server Online Archive và bộ phận CNTT của bạn chưa vô hiệu hóa chức năng này.

Hỏi: Nếu tệp PST AutoArchive của tôi bị hỏng hoặc không mở được thì sao?

A: Nếu tệp PST AutoArchive của bạn bị hỏng và Outlook không thể mở được, bạn có thể sử dụng một công cụ chuyên dụng. Công cụ sửa chữa Outlook PST Để khôi phục email đã lưu trữ và dữ liệu khác của bạn. Trước khi cố gắng khôi phục, hãy luôn tạo bản sao lưu của tệp lưu trữ bị hỏng. Để ngăn ngừa các sự cố trong tương lai, hãy thường xuyên kiểm tra xem các tệp lưu trữ của bạn có thể mở được hay không và cân nhắc chuyển các tệp lưu trữ quan trọng lên Exchange Server Online Archive nếu có thể.

Hỏi: Làm thế nào để tắt chức năng lưu trữ bằng phím Backspace?

A: Để ngăn phím Backspace lưu trữ các mục, bạn cần thêm một mục nhập vào Registry. Điều hướng đến HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (hoặc đường dẫn OCT), tạo một giá trị DWORD có tên DisableOneClickArchive và đặt giá trị là 1. Bản sửa lỗi Registry này áp dụng cho Microsoft 365 của Outlook và không hoạt động với các phiên bản vĩnh viễn. Luôn sao lưu Registry của bạn trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào.

Hỏi: Làm thế nào để tắt tính năng tự động lưu trữ các mục lịch định kỳ

A: Bạn có thể loại trừ những mục này bằng 3 phương pháp:

Loại trừ toàn bộ thư mục Lịch.
Loại bỏ một mục lịch riêng lẻ.
Loại bỏ các mục trùng lặp trong lịch.

Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết tại phần này.

16. Phần kết luận

16.1 So sánh các phương pháp lưu trữ

Hiểu rõ sự khác biệt giữa các phương pháp lưu trữ sẽ giúp bạn lựa chọn phương pháp phù hợp với nhu cầu của mình:

Phương pháp	Điểm đến lưu trữ	Máy khách / Máy chủ	Outlook mới	Triển vọng cổ điển	web	Khi nào sử dụng	Ảnh hưởng đến kích thước hộp thư
Lưu trữ thủ công (Nút Lưu trữ)	Thư mục lưu trữ tích hợp sẵn	Hoạt động phía máy khách	Có	Có	Có	Sắp xếp hộp thư đến nhanh chóng mà không làm giảm dung lượng lưu trữ.	Không giảm dung lượng – email vẫn còn trong hộp thư
Lưu trữ thủ công (Dọn dẹp)	Tệp PST cục bộ	Hoạt động phía máy khách	Không	Có	Không	Lưu trữ một lần để giải phóng dung lượng hộp thư.	Giảm đáng kể kích thước hộp thư
Lưu trữ tự động	Tệp PST cục bộ	Hoạt động phía máy khách	Không	Có	Không	Quản lý hộp thư tự động liên tục	Giảm kích thước hộp thư theo thời gian
Lưu trữ trực tuyến Exchange Server	Hộp thư máy chủ riêng biệt	Hoạt động phía máy chủ	Có	Có	Có	Người dùng doanh nghiệp có hộp thư lớn	Giảm kích thước hộp thư chính

Lưu ý: Để giảm kích thước hộp thư, bạn cần phải nhỏ gọn nó sau khi lưu trữ các email cũ.

16.2 Duy trì hộp thư đến sạch sẽ

Lưu trữ chỉ là một phần của việc quản lý email hiệu quả. Hãy xây dựng một thói quen nhất quán để xử lý email, lưu trữ hoặc xóa email ngay sau khi xử lý và thường xuyên xem lại kho lưu trữ của bạn để loại bỏ những mục không còn cần thiết. Bằng cách thực hiện những thói quen này cùng với cài đặt lưu trữ phù hợp, bạn sẽ duy trì được hộp thư đến sạch sẽ, hiệu quả, giúp bạn luôn năng suất và tập trung vào những thông điệp quan trọng.

dự án

Lưu ý

Tú Tinh là một chuyên gia CNTT dày dạn kinh nghiệm với hơn 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hệ thống email doanh nghiệp và xử lý sự cố Microsoft Office. Anh đã giúp hàng ngàn người dùng giải quyết các sự cố phức tạp của Outlook trong nhiều môi trường doanh nghiệp khác nhau.

Xiu chuyên về di chuyển hệ thống email, phục hồi dữ liệu và tối ưu hóa phần mềm năng suất. Kinh nghiệm thực tế của anh bao gồm quản lý triển khai Exchange Server, khắc phục sự cố kết nối MAPI và triển khai các chiến lược sao lưu mạnh mẽ cho các hệ thống email quan trọng.

Thông qua các bài viết kỹ thuật, Xiu cam kết giúp người dùng phổ thông dễ dàng tiếp cận các giải pháp CNTT phức tạp. Anh liên tục cập nhật những phát triển mới nhất của Office 365 và Exchange Online cũng như các công nghệ email mới nổi. Ngoài việc giải quyết những bí ẩn về email, Xiu còn thích chia sẻ các mẹo công nghệ thiết thực giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn.

Bạn có thắc mắc về hướng dẫn này hoặc cần thêm trợ giúp về các vấn đề liên quan đến Outlook? Xiu rất hoan nghênh phản hồi và đề xuất để cải thiện các nguồn khắc phục sự cố này.