Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một nội dung khi chuyển tiếp email trong Outlook, thì việc chuyển tiếp bằng mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian. Bài viết này sẽ trưng bày hai phương tiện đơn giản về nó.
Trong công việc hàng ngày, tôi thường xuyên phải chuyển tiếp nhiều email từ cấp trên đến các đồng nghiệp khác. Và trong các email chuyển tiếp, tôi thường phải nhập cùng một văn bản trong nội dung thư, đây hoàn toàn là một công việc lặp đi lặp lại và không hiệu quả. Vì vậy, tôi đã thực hiện một số nghiên cứu về cách chuyển tiếp nhanh các email này bằng mẫu. Đây là 2 giải pháp của tôi.
Phương pháp 1: Chuyển tiếp email bằng Mẫu qua Quick Steps
- Để bắt đầu, hãy nhấp vào nút “Tạo mới” trong nhóm “Các bước nhanh”.
- Sau đó, trong hộp thoại mới của “Chỉnh sửa bước nhanh”, bạn thực hiện theo các bước dưới đây:
- Đầu tiên, hãy đặt tên cho bước nhanh này, chẳng hạn như “Chuyển tiếp bằng Mẫu”.
- Và sau đó trong trường “Hành động”, chọn “Chuyển tiếp”.
- Sau đó, nhấp vào liên kết "Hiển thị tùy chọn".
- Tiếp theo, trong các tùy chọn mới xuất hiện sau đó, bạn có thể soạn một mẫu trong phần “Văn bản”.
- Cuối cùng, sau khi soạn mẫu, nhấn nút “Finish” để hoàn thành bước nhanh, đóng hộp thoại và quay lại giao diện chính của Outlook.
- Bây giờ bạn có thể có một thử. Chọn một email từ danh sách thư và nhấp vào bước nhanh “Chuyển tiếp bằng mẫu”. Một cửa sổ thư mới sẽ mở ra, trong đó nội dung thư đã được điền bằng mẫu đặt trước.
Phương pháp 2: Chuyển tiếp Email có Mẫu qua Chữ ký
- Ngay từ đầu, bạn nên mở mẫu Outlook nguồn. Nhấp vào “Mục mới” > “Khác” > “Chọn mẫu”.
- Trong hộp thoại tiếp theo, chọn “Mẫu người dùng trong hệ thống tệp” trong trường “Tìm trong”. Sau đó, từ danh sách sau đây, chọn mẫu nguồn và nhấn nút “Mở” để truy cập.
- Mẫu sẽ mở ra trong cửa sổ tin nhắn mới. Bạn nên chọn tất cả nội dung bằng phím tắt “Ctrl + A”, nhấp chuột phải và chọn “Copy”.
- Tiếp theo chuyển sang tab “Chèn” và nhấp vào “Chữ ký” > “Chữ ký”.
- Trong hộp thoại “Chữ ký và Văn phòng phẩm”, nhấp vào “Mới” và nhập tên cho chữ ký mới. Nhấp vào “OK”.
- Trong phần “Chỉnh sửa chữ ký”, bạn có thể nhấn “Ctrl + V” để dán nội dung mẫu đã sao chép trước đó.
- Sau đó, bạn có thể gán chữ ký mới tạo cho “Replies/forwards”.
- Sau đó, nhấp vào “OK” để đóng hộp thoại và cửa sổ thông báo.
- Bây giờ hãy chọn một email và nhấn nút “Chuyển tiếp” trong nhóm “Trả lời” trong tab “Trang chủ”. Trong cửa sổ thư chuyển tiếp, mẫu phải ở trong phần nội dung dưới dạng chữ ký.
Tuy nhiên, theo phương pháp này, trong các thư trả lời, chữ ký cụ thể cũng sẽ được chèn vào. Nếu không thích điều này, bạn có thể bỏ qua bước 7 và chọn chữ ký cụ thể theo cách thủ công khi chuyển tiếp email.
Công cụ sửa chữa phải có ích
Do Outlook dễ bị tấn công, bạn nên thường xuyên sao lưu dữ liệu Outlook. Ngoài ra, nó là cần thiết để mua một Phục hồi Outlook quá, chẳng hạn như DataNumen Outlook Repair. Không còn nghi ngờ gì nữa, nó sẽ có ích ngay cả khi bạn không thể dự đoán thời gian và địa điểm lỗi Outlook sẽ xảy ra.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm phục hồi sql và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm