Khi bạn đang viết một bức thư trong Word và cần chèn một số thông tin liên hệ, bạn có thể làm như thế nào? Nhập thông tin bằng tay là quá rắc rối. Bài viết này sẽ cung cấp 2 phương pháp tiện dụng.
Trên thực tế, để chèn thông tin liên hệ Outlook vào tài liệu từ, có một số cách giải quyết. Nếu bạn chỉ muốn chèn tên và địa chỉ của các liên hệ, việc sử dụng tính năng “Chèn địa chỉ” trực tiếp trong MS Word phải là lựa chọn tốt nhất. Nhưng nếu bạn muốn chèn thêm chi tiết, chẳng hạn như địa chỉ email và số điện thoại, v.v., tùy chỉnh chế độ xem mới với các trường bạn muốn sẽ là lựa chọn thay thế tốt hơn. Bây giờ hãy đọc để tìm hiểu 2 phương tiện khác nhau.
Cách 1: Sử dụng tính năng “Insert Address” trong MS Word
- Để bắt đầu, starỨng dụng MS Word.
- Sau đó xác định vị trí và nhấp vào mũi tên xuống trong Thanh công cụ truy cập nhanh. Từ danh sách thả xuống, bạn nên chọn tùy chọn “More Commands”.
- Một cửa sổ mới của “Tùy chọn Word” sẽ mở ra với tab “Thanh công cụ truy cập nhanh” được bật. Bây giờ bạn nên thực hiện các bước sau:
- Lúc đầu, hãy chọn “Lệnh không có trong Dải băng” từ danh sách thả xuống của trường “Chọn lệnh từ”.
- Và sau đó từ danh sách sau đây, bạn cần quảng cáo chiêu hàng trên “Sổ địa chỉ”.
- Tiếp theo, nhấp vào nút “Thêm” ở giữa để thêm nó vào hộp bên phải. Theo tùy chọn, bạn có thể sử dụng “Di chuyển lên” hoặc “Di chuyển xuống” để thay đổi thứ tự của nó.
- Cuối cùng, nhấp vào nút “OK” để lưu các thay đổi.
- Tiếp theo sau khi quay lại tài liệu, bạn có thể tìm thấy biểu tượng “Sổ địa chỉ” trong Thanh công cụ truy cập nhanh. Khi bạn nhấp vào nó, bạn sẽ được yêu cầu chọn cấu hình thư có chứa tarcó được địa chỉ liên lạc lúc đầu.
- Cuối cùng, trong cửa sổ tiếp theo của “Chọn Tên”, bạn có thể nhấp đúp vào tarcó được liên lạc. Và các chi tiết của nó sẽ được chèn vào tài liệu Word ngay lập tức.
Theo mặc định, chỉ có thể chèn tên liên hệ và địa chỉ địa lý của họ. Điều đó có nghĩa là, không có địa chỉ email, số điện thoại và các thông tin khác. Nó phụ thuộc vào cài đặt "Địa chỉ" trong danh bạ Outlook.
Phương pháp 2: Sao chép danh bạ trong Chế độ xem tùy chỉnh với các trường mong muốn
- Ngay từ đầu, hãy chuyển đến Danh bạ Outlook và chuyển sang tab “Chế độ xem”.
- Sau đó nhấp vào “Thay đổi chế độ xem” > “Quản lý chế độ xem”.
- Trong màn hình “Quản lý tất cả các chế độ xem”, hãy nhấp vào nút “Mới”. Tiếp theo, chỉ định tên cho chế độ xem mới, chẳng hạn như “Chế độ xem tùy chỉnh với các trường mong muốn”. Chọn “Thẻ” và bấm “OK”.
- Sau đó, nhấp vào nút "Cột". Trong cửa sổ “Hiển thị cột” sau này, bạn có thể thêm các trường tương ứng với chi tiết liên hệ mà bạn cần và xóa các trường không cần.
- Sau đó nhấp vào “OK” để lưu chế độ xem tùy chỉnh. Và sau đó, bạn nên thay đổi chế độ xem mới được tạo.
- Bây giờ bạn nên chọn tarlấy thông tin liên hệ mà bạn định chèn vào Word và nhấn “Ctrl + C” để sao chép.
- Cuối cùng, mở tài liệu Word và nhấn “Ctrl + V” để dán nó và chọn “Chỉ giữ văn bản”.
Bảo vệ Outlook khỏi tham nhũng
Giống như các tài liệu Word, các tệp Outlook cũng dễ bị tấn công. Tuy nhiên, chúng ta có thể thực hiện một số biện pháp phòng ngừa hiệu quả để giảm khả năng Outlook bị hỏng, chẳng hạn như không bao giờ bấm vào liên kết được nhúng, không bao giờ mở tệp đính kèm không xác định, v.v. Ngoài ra, để tránh mất dữ liệu, chúng ta nên sao lưu thường xuyên, điều này sẽ hữu ích cho Phục hồi Outlook. Hơn nữa, nếu đủ khả năng, tốt hơn hết chúng ta nên giữ một công cụ sửa chữa ở gần, chẳng hạn như DataNumen Outlook repair, có thể đến giải cứu chúng tôi kịp thời.
Giới thiệu tác giả:
Shirley Zhang là một chuyên gia phục hồi dữ liệu trong DataNumen, Inc., công ty hàng đầu thế giới về công nghệ khôi phục dữ liệu, bao gồm phục hồi sql và các sản phẩm phần mềm sửa chữa triển vọng. Để biết thêm thông tin, hãy truy cập www.datanumennăm