Ushbu maqolada biz Hujjatlarni boshqarish tizimi tushunchasini va uni MS Access-da yaratish bo'yicha maslahatlarni tushunamiz
Kompaniyaning uzluksiz ishlashi uchun asosiy talablar barcha aktivlar va resurslarni samarali boshqarishni o'z ichiga oladi. Ma'lumotlar bilan ishlashda biz nafaqat boshqaruvni, balki Hujjatlarni samarali boshqarishni ham talab qilamiz. Bu Kontentni boshqarish tizimi kontseptsiyasiga o'xshaydi va Enterprise Content Management Systems ning bir qismidir. DMS raqamli hujjatlarni samarali boshqarish uchun ishlatilishi mumkin bo'lgan boshqaruv tizimlarini qurishni o'z ichiga oladi, bu nafaqat saqlash jarayonini osonlashtiradi, balki qog'ozga bo'lgan ehtiyojni ham kamaytiradi. Yaratilgan tizim, shuningdek, kiritilgan barcha o'zgarishlarni samarali kuzatish imkonini berishi kerak.
Samarali DMS uchun MS Accessdan foydalanish
Agar siz to'g'ri dasturdan foydalanmasangiz, samarali DMS yaratish mumkin bo'lmaydi. MS Access o'z foydalanuvchilariga ma'lumotlar bazalarini taqdim etadi, ular siz tanlagan DMSni yaratish uchun shablon sifatida ishlaydi, ular ma'lumotlarni xavfsiz saqlashdan tashqari, tahrirlash va ko'rishning barcha muhim vazifalarini bajarish uchun ishlatilishi mumkin.
Ushbu ma'lumotlar bazalari foydalanuvchi uchun ulardan foydalanishni juda osonlashtiradigan bir nechta xususiyatlarga ega. Access maʼlumotlar bazangizdagi mavjud maʼlumotlarni “Tasniflash” funksiyasi yordamida ushbu shablonlarga import qilish mumkin. DMSni tarmoqda mavjud bo'lgan bir nechta foydalanuvchilar o'rtasida almashish uchun siz "Bo'lish" funksiyasidan foydalanishingiz mumkin. Shunday qilib, foydalanuvchilarga hujjatni bir vaqtning o'zida ishlash va almashish imkonini beradi.
Quyida samarali DMS yaratishda sizga yordam beradigan beshta muhim maslahat berilgan.
Samarali DMS yaratishga urinayotganda biz doimo yodda tutishimiz kerak bo'lgan ba'zi maslahatlar mavjud, ulardan 5 tasi quyida keltirilgan.
- Etarlicha metamaʼlumotlarga ega boʻling – DMS oʻzi boshqarishi kerak boʻlgan barcha hujjatlarning metamaʼlumotlariga kirish imkoniyatiga ega ekanligiga ishonch hosil qiling. Ba'zan DMS hujjatdan metama'lumotlarni avtomatik ravishda ajratib oladi va ba'zida siz uni qo'lda taqdim qilishingiz kerak bo'lishi mumkin.
- Hujjatlarning to'g'ri integratsiyalashuvini ta'minlash - DMS sizga tegishli ilovalarga uzluksiz kirishni ta'minlashi kerak, shunda siz tizim omboridan hujjatlarni olishingiz mumkin. Shunday qilib, siz yaratgan DMS asosiy ilovalar bilan yaxshi integratsiyalanganligiga ishonch hosil qiling.
- Hujjat rasmlarini olish – DMS skanerlar, ko‘p funksiyali printerlar va boshqalar kabi biriktirilgan qurilmalar tomonidan olingan hujjatlar tasvirlaridan foydalanadi. Ushbu rasmlar yaxshi olinganligiga ishonch hosil qiling.
- To'g'ri indekslash – Agar DMS indeksi toʻgʻri tuzilmagan boʻlsa, kerakli hujjatlarni ololmaysiz. Barcha asosiy ob'ektlar indeksning bir qismi ekanligiga va u keng qamrovli va murakkab emasligiga ishonch hosil qiling.
- Hujjat xavfsizligini ta'minlash - Hech qachon e'tiborga olinmasligingiz kerak bo'lgan asosiy narsalardan biri bu DMS xavfsizligini o'z ichiga oladi. Barcha asosiy xavfsizlik mexanizmlari mavjudligiga va faqat muhim shaxslar tizimga kirishiga ishonch hosil qiling. Bu to'g'ri qo'llanilmasa, barcha harakatlar behuda ketishi mumkin bo'lgan maslahatlardan biridir. Shuningdek, Access ilovasida saqlangan maʼlumotlar xavfsizligini taʼminlashga investitsiya kiriting Kirish ta'mirlash vositasi.
Muallif kirish:
Vivian Stivens - ma'lumotlarni qayta tiklash bo'yicha mutaxassis DataNumenMa'lumotlarni qayta tiklash texnologiyalari bo'yicha jahon yetakchisi bo'lgan , Inc sqlni tiklash va excel tiklash dasturiy mahsulotlar. Qo'shimcha ma'lumot olish uchun tashrif buyuring www.datanumen.com