ใน Ms Access คุณมักจะต้องกรองหรือจัดเรียงระเบียนเพื่อ จำกัด ข้อมูลให้แคบลง ในบทความนี้เราจะมาดูวิธีการทำง่ายๆ
ในขณะที่ใช้ฐานข้อมูล Access มักเป็นเรื่องยากที่จะทำความเข้าใจข้อมูลในภาพรวม เพื่อให้ง่ายขึ้นคุณสามารถใช้เครื่องมือการเรียงลำดับและการกรองในแอปพลิเคชัน การใช้เครื่องมือเหล่านี้จะทำให้บันทึกและฐานข้อมูลของคุณเป็นระเบียบและครอบคลุมมากขึ้น เพื่อให้สามารถใช้คุณลักษณะนี้ได้คุณควรทราบความแตกต่างระหว่างการเรียงลำดับและการกรอง เราอาจใช้คำเหล่านี้เหมือนกันในชีวิตประจำวัน แต่ไม่ใช่ในไอที การเรียงลำดับจะช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงข้อมูลของคุณตามลำดับโดยมีฟิลด์ที่เหมือนกันและไม่เหมือนกับฟิลด์ที่แยกออกจากกัน ในขณะที่การกรองในทางกลับกันจะช่วยให้คุณสามารถแยกบันทึกที่สำคัญออกจากบันทึกที่ไม่สำคัญได้ ด้านล่างนี้เป็นขั้นตอนในการดำเนินการทั้งสองคำสั่ง
การเรียงลำดับระเบียน
ดังที่ได้กล่าวไปแล้วการเรียงลำดับหมายถึงการเรียงลำดับทำให้การผ่านบันทึกง่ายขึ้นมาก ก่อนที่คุณจะจัดเรียงระเบียนของคุณคุณต้องตัดสินใจว่าคุณต้องการใส่หมวดหมู่ใดบ้างทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของข้อมูลที่มีอยู่ในตาราง ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อจัดเรียงบันทึกของคุณ
- เลือกเขตข้อมูลที่คุณต้องการจัดเรียง
- ไปที่แท็บหน้าแรกและคลิกที่ Ribbon จากนั้นคลิกที่เรียงลำดับและกรองกลุ่ม
- ทำการเลือกระหว่างจากน้อยไปหามากหรือจากมากไปหาน้อยเพื่อจัดเรียงฟิลด์ที่เลือก
- ตอนนี้เขตข้อมูลที่เลือกในตารางจะถูกจัดเรียงตามลำดับที่คุณเลือก
- หากต้องการบันทึกการเปลี่ยนแปลงในฟิลด์ให้คลิกที่บันทึกในแถบเครื่องมือด่วน
การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ที่เกิดขึ้นในฟิลด์จะยังคงอยู่ตราบเท่าที่คุณไม่ทำการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติม หากคุณต้องการลบการเปลี่ยนแปลงและกลับไปที่คำสั่งก่อนหน้าให้คลิกที่คำสั่ง Remove Sort
การกรองบันทึก
ตัวกรองใช้เพื่อช่วยให้คุณ จำกัด การค้นหาให้แคบลงเหลือเพียงระเบียนที่ จำกัด ในตาราง เมื่อคุณใช้ตัวกรองคุณจะเห็นข้อมูลที่คุณต้องการดู การใช้ตัวกรองคุณสามารถสั่งให้แอปพลิเคชันนำเสนอตารางใดตารางหนึ่งและไม่ให้ส่วนที่เหลือแสดงให้คุณเห็นสิ่งที่คุณไม่ต้องการเห็น ขั้นตอนในการใช้ตัวกรองกับเรกคอร์ดมีดังต่อไปนี้:
- ไปที่ช่องที่คุณต้องการกรองแล้วกดลูกศรแบบเลื่อนลง
- เมนูแบบเลื่อนลงที่มีรายการตรวจสอบจะปรากฏขึ้น รายการที่เลือกจะปรากฏในผลลัพธ์ที่กรอง
- คลิกตกลงเพื่อใช้ตัวกรองที่เลือก ตอนนี้ฟิลด์ที่เลือกจะปรากฏขึ้นตามตัวกรองที่คุณใช้
คุณสามารถเปิด / ปิดตัวกรองของคุณผ่านคุณสมบัติสลับ ด้วยการใช้ตัวกรองสลับคุณจะสามารถดูบันทึกโดยไม่มีการเปลี่ยนแปลงหากต้องการดูการเปลี่ยนแปลงอีกครั้งให้ใช้ตัวกรองสลับอีกครั้ง
ด้วยการใช้ตัวกรองในบันทึกของคุณและจัดเรียงตามลำดับความสำคัญของคุณคุณสามารถวิเคราะห์ฐานข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและทำให้การค้นหาตารางต่างๆในฐานข้อมูลง่ายขึ้นมาก นี่เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สามารถช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลที่เราต้องการเข้าถึงได้โดยตรง นอกจากนี้ตัวกรองยังมีประโยชน์เมื่อคุณต้องการตรวจสอบข้อมูลเฉพาะหลังจากเรียกใช้ไฟล์ กู้คืนบัญชี เครื่องมือหลังจาก Ms Access ขัดข้อง ด้วยตัวกรองคุณสามารถตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วว่าข้อมูลสำคัญของคุณได้รับการกู้คืนหรือไม่และส่งออกเป็นไฟล์แยกต่างหาก
บทนำผู้เขียน:
Vivian Stevens เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ ซ่อมแซม SQL Server และผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์กู้คืน excel ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.