ในบทความนี้เราต้องการอธิบาย 3 วิธีในการเลื่อนระดับหรือลดระดับหัวเรื่องในเอกสาร Word ของคุณ
การใช้หัวเรื่องที่เหมาะสมทำให้เอกสารมีโครงสร้างที่ดี และเมื่อพูดถึงสถานที่ให้บริการก็หลีกเลี่ยงไม่ได้ที่จะเปลี่ยนระดับหัวเรื่องในตอนนี้ ตัวอย่างเช่นในขณะที่รวมเอกสารหลายฉบับเข้าด้วยกันคุณจะต้องเลื่อนระดับหรือลดระดับหัวเรื่องบางส่วน
เป็นที่ยอมรับว่าไม่ใช่วิทยาศาสตร์จรวดที่จะส่งเสริมหรือลดระดับหัวเรื่องเดียวในคราวเดียว แต่เมื่อพูดถึงการประมวลผลแบบชุดคุณต้องหาวิธีที่ถูกต้อง อ่านต่อเพื่อดูว่าคุณสามารถใช้อะไรได้บ้าง
วิธีที่ 1: เลื่อนระดับหรือลดระดับหัวเรื่องทั้งหมดในระดับเดียวกัน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเอกสารขนาดยาวอาจมีหลายหัวเรื่องในระดับเดียวกัน ต่อไปนี้เป็นวิธีการโปรโมตแบบกลุ่มหรือลดระดับโดยใช้คุณลักษณะ "ค้นหาและแทนที่"
- ขั้นแรกให้กด“ Ctrl + H” เพื่อเปิดช่อง“ ค้นหาและแทนที่”
- จากนั้นวางเคอร์เซอร์ไว้ที่ช่อง "ค้นหาอะไร" แล้วคลิก "เพิ่มเติม" เพื่อรับตัวเลือกเพิ่มเติม
- จากนั้นคลิกปุ่ม "รูปแบบ" และเลือก "สไตล์" ในเมนูแบบเลื่อนลง
- ในกล่อง "ค้นหาสไตล์" เลือกระดับหัวเรื่องที่คุณต้องการเลื่อนระดับหรือลดระดับแล้วคลิก "ตกลง"
- วางเคอร์เซอร์ไว้ที่ช่อง“ แทนที่ด้วย” แล้วทำซ้ำขั้นตอนที่ 3
- ถัดไปในช่อง "แทนที่สไตล์" เลือกระดับหัวเรื่องแล้วคลิก "ตกลง"
- สุดท้ายคลิก "แทนที่ทั้งหมด" ในช่อง "ค้นหาและแทนที่"
หมายเหตุ:
- ในการเลื่อนระดับหัวเรื่องคุณควรtart ที่มีระดับสูงสุด ตัวอย่างเช่นคุณต้องแทนที่ระดับ 3 ด้วยระดับ 2 ก่อนจากนั้นระดับ 4 ด้วยระดับ 3
- ในการลดระดับหัวเรื่องคุณควร start ด้วยระดับต่ำสุด ตัวอย่างเช่นคุณต้องแทนที่ระดับ 7 ด้วยระดับ 8 ก่อนจากนั้นระดับ 6 ด้วยระดับ 7
วิธีที่ 2: เลื่อนระดับหรือลดระดับของหัวเรื่องทั้งหมด
- ก่อนอื่นคลิก "ดู" จากนั้นเลือก "เค้าร่าง"
- ในมุมมอง "เค้าร่าง" คุณกด "Ctrl + A" เพื่อเลือกทั้งเอกสาร
- จากนั้นคลิกลูกศรขวาลูกเดียวใน“ Outline Tools” เพื่อลดระดับของส่วนหัวทั้งหมดในเอกสาร หรือคลิกลูกศรซ้ายเดียวเพื่อเลื่อนระดับหัวเรื่อง การคลิกแต่ละครั้งจะส่งเสริมหรือลดระดับหนึ่งครั้ง ดังนั้นให้ทำการคลิกหนึ่งครั้งหรือหลายครั้งตามนั้น
- สุดท้ายคลิก“ ปิดมุมมองเค้าร่าง” เพื่อออก
นอกจากนี้คุณยังสามารถจำทางลัดเพื่อดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
- ในตอนแรกให้กด“ Ctrl + A” เพื่อเลือกเอกสาร
- จากนั้นกด“ Alt + Shift + ลูกศรขวา” เพื่อลดระดับและ“ Alt + Shift + ลูกศรซ้าย” เพื่อเลื่อนระดับ
วิธีที่ 3: เรียกใช้มาโคร
อย่างที่คุณเห็นวิธีที่ 2 สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบเพื่อให้ได้สิ่งที่คุณต้องการ แต่ต้องคลิกสองสามครั้งและสลับระหว่างมุมมอง "เค้าร่าง" และ "เค้าโครงเหมือนพิมพ์" และถึงแม้จะมีทางลัดคุณก็ต้องจำคีย์ผสมก่อน
อย่างไรก็ตามด้วยวิธีมหภาคจะไม่มีปัญหาดังกล่าว คุณสามารถระบุการส่งเสริมการขายหรือการลดระดับด้วยตัวอักษรเดียว
- ก่อนอื่นให้กด“ Alt + F11” เพื่อเรียกโปรแกรมแก้ไข VBA ใน Word
- จากนั้นคลิก "ปกติ" และ "แทรก"
- จากนั้นเลือก "โมดูล"
- ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดโมดูลใหม่
- วางรหัสต่อไปนี้:
Sub PromoteOrDemoteParagraph()
Dim strRule As String
Selection.WholeStory
strRule = InputBox("To promote heading level, enter p" & vbNewLine & "To demote heading level, enter d")
If strRule = "p" Then
Selection.Paragraphs.OutlinePromote
Else
Selection.Paragraphs.OutlineDemote
End If
Selection.Collapse wdCollapseStart
End Sub
- จากนั้นคลิกปุ่ม“ Run”
- ตอนนี้จะมีช่องใส่ ตัวอักษร“ p” หมายถึงการส่งเสริมและ“ d” เพื่อลดระดับ ป้อนตัวอักษรในกล่องข้อความแล้วคลิก“ ตกลง” เพื่อดำเนินการต่อ
การเรียกใช้มาโครหนึ่งครั้งหมายถึงการลดระดับหรือเลื่อนระดับหนึ่งครั้ง ดังนั้นทำซ้ำตามที่คุณต้องการ
เตรียมพร้อมตลอดเวลา
ในแง่ของการเตรียมรับมือกับความเสียหายของเอกสารสิ่งแรกที่เราควรคิดคือการสร้างแผนสำรองอย่างสม่ำเสมอ มันให้สำเนาของไฟล์แก่เราดังนั้นเราจะไม่ต้องทนทุกข์กับการสูญหายของข้อมูลมากเกินไป อย่างไรก็ตามมost วิธีที่มีประสิทธิภาพคือการหาเครื่องมือ กู้คืนคำสำหรับสิ่งนี้ทำให้เรามีเอกสารเวอร์ชันล่าสุด
บทนำผู้เขียน:
Vera Chen เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการกู้คืนข้อมูลใน DataNumen, Inc. ซึ่งเป็นผู้นำระดับโลกด้านเทคโนโลยีการกู้คืนข้อมูล ได้แก่ xls ซ่อม และ pdf ซ่อมแซมผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ wwwdatanumenด้วย.