Så här arkiverar du e-postmeddelanden i Outlook: Komplett guide [2026]

1. Inledning

1.1 Vad innebär arkivering av e-postmeddelanden i Outlook?

Att arkivera e-postmeddelanden i Outlook är processen att flytta e-postmeddelanden från din primära inkorg till en angiven lagringsplats för att hålla din inkorg organiserad och hanterbar. Till skillnad från att radera e-postmeddelanden bevarar arkivering dem för framtida referens samtidigt som det rensar ut din aktiva arbetsyta. I den här guiden visar vi dig hur du arkiverar e-postmeddelanden i Outlook med olika metoder.

1.2 Varför arkivera e-postmeddelanden i Outlook?

Att arkivera e-postmeddelanden erbjuder flera viktiga fördelar:

• Upprätthåller organisationen: Håller din inkorg ren och fokuserad på aktuella e-postmeddelanden utan att förlora äldre meddelanden permanent.
• Förbättrar prestanda: Minskar röran i inkorgen, vilket gör Outlook snabbare och mer responsivt.
• Bevarar viktig information: Behåller åtkomst till e-postmeddelanden som du kan behöva för referens, efterlevnad eller registerföring.
• Hanterar lagring: Beroende på arkiveringsmetoden kan du frigöra utrymme i postlådor och hålla dig inom lagringsgränserna.
• Underlättar sökning: Arkiverade e-postmeddelanden förblir sökbara, så att du kan hitta dem när det behövs.

2. Förstå olika arkiveringsmetoder i Outlook

Outlook erbjuder fyra olika metoder för arkivering av e-postmeddelanden, var och en utformad för olika användningsfall och lagringskrav.

2.1 Manuell arkivering till inbyggd mapp (arkiveringsknapp)

Arkivknappen flyttar e-postmeddelanden till en inbyggd arkivmapp i din inkorg. Den sparar e-postmeddelanden i din primära inkorg och är perfekt för att organisera din inkorg utan att minska lagringsanvändningen. De arkiverade objekten förblir tillgängliga på alla enheter.

2.2 Manuell arkivering till extern fil (verktyget Rensa gamla objekt)

Verktyget Rensa gamla objekt flyttar e-postmeddelanden till en separat arkivfil som lagras lokalt på din dator. Den här metoden tar faktiskt bort e-postmeddelanden från din inkorg, vilket frigör lagringsutrymme på servern. Det är det bästa alternativet när du behöver minska storleken på din inkorg.

2.3 Automatisk arkivering

AutoArchive flyttar automatiskt äldre e-postmeddelanden till en lokal PST-fil baserat på konfigurerbara inställningar och åldrandeperioder. Den här funktionen körs enligt ett schema och hanterar postlådestorleken utan manuell åtgärd, vilket gör den idealisk för användare som tar emot stora volymer e-post.

2.4 Exchange Server Online-arkiv (företagsfunktion)

Exchange Server Online Archive, även kallat In-Place Archiving, är en molnbaserad lösning i företagsklass för Microsoft 365 som fungerar som en separat postlåda på servern. Administratörer aktiverar och hanterar den här funktionen, vilket ger ytterligare lagringsutrymme samtidigt som arkiverade e-postmeddelanden hålls tillgängliga från vilken enhet som helst. När Online Archive är aktiverat inaktiveras Auto Archive automatiskt.

3. Manuell arkivering till inbyggd mapp (arkiveringsknapp)

3.1 Arkivera i ny Outlook

Så här arkiverar du e-postmeddelanden med knappen Arkiv i Nya Outlook:

1. Markera det eller de e-postmeddelanden du vill arkivera.
2. Klicka arkiv i verktygsfältet.
3. Ett bekräftelsemeddelande visas. Du kan klicka på Ångra om det behövs.

Obs: Nya Outlook stöder inte funktionen Autoarkivering.

3.2 Arkivera i klassisk Outlook

3.2.1 Arkivknapp

Så här arkiverar du e-postmeddelanden med knappen Arkiv i klassisk Outlook:

1. Markera de e-postmeddelanden som ska arkiveras.
2. Enligt Hem avsnitt, i Radera grupp, klicka arkiv.
3. Outlook flyttar e-postmeddelanden till arkivmappen.

Om du arkiverar ett e-postmeddelande av misstag, navigera till arkivmappen och flytta tillbaka e-postmeddelandet till dess ursprungliga mapp.

3.2.2 Använda kortkommandon (Backsteg-tangenten)

Du kan snabbt arkivera valda e-postmeddelanden via tangentbordet:

1. Välj e-postmeddelanden som ska arkiveras.
2. Tryck Backsteg nyckel.
3. De valda e-postmeddelandena arkiveras omedelbart.

Viktigt: Om du öppnar ett e-postmeddelande i ett nytt fönster måste du stänga fönstret och sedan använda stegen ovan för att arkivera det.

3.2.3 Så här inaktiverar du arkivering av backstegstangenter

Vissa användare föredrar att inaktivera arkiveringsfunktionen för backstegstangenten av följande skäl:

• Oavsiktlig arkivering: Användare som inte känner till den här funktionen kan trycka på Backspace av misstag eller av andra skäl, vilket gör att e-postmeddelanden oväntat försvinner från deras inkorg.
• Förvirring med delete-tangenten: Backspace-tangenten är nära Delete-tangenten, men har ett inkonsekvent beteende som kan vara förvirrande.
• Organisationspolicyer: Vissa organisationer föredrar att kontrollera arkiveringsmetoder och förhindra att anställda använder kortkommandon.
• Arkivfunktionen används inte: Användare som inte använder arkivmappen kan tycka att den här genvägen är värdelös.

För att förhindra att backstegstangenten arkiverar objekt måste du göra följande:

1. Stäng Outlook helt.
2. Klicka Windows + R för att öppna dialogrutan Kör.
3. Typ regedit och tryck på Enter för att öppna Registereditorn.
4. Navigera till: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policyer\Microsoft\office\16.0\outlook\alternativ
5. Högerklicka i den högra rutan och välj Nytt -> DWORD (32-bit) Value.
6. Namnge värdet InaktiveraOneClickArchive.
7. Dubbelklicka på det nya värdet och ställ in det till 1.
8. Klicka OK och stäng Registereditorn.
9. Restart Outlook.

Obs: Den här registerkorrigeringen gäller för Microsoft 365 av Outlook och fungerar inte med permanenta versioner.

3.2.4 Högerklicka för att arkivera

Så här arkiverar du med hjälp av kontextmenyn:

1. Högerklicka på det e-postmeddelande du vill arkivera.
2. Välja arkiv från popup-menyn.
3. E-postmeddelandena kommer att flyttas till arkivmappen.

3.2.5 Dra och släpp till arkivmapp

För manuell kontroll över arkivering:

1. Leta reda på arkiv mappen i navigeringsfönstret.
2. Klicka och håll nere på det e-postmeddelande du vill arkivera.
3. Dra den till arkivmappen och släpp den.

3.3 Arkivera objekt efter specifika kriterier

Som standard kan Outlook-arkivfunktionen bara rensa gamla objekt efter datum. Om du vill arkivera alla objekt som uppfyller specifika kriterier, gör så här:

1. I Avancerad Sök dialog, klicka Bläddra ... för att välja mappen där du vill hitta objekt.
2. Ställ in sökkriterierna.
3. Klicka Hitta nu för att hitta alla objekt som uppfyller kriterierna.
4. Markera alla hittade föremål.
5. Högerklicka på de markerade objekten och klicka på Flyttaoch välj din arkivmapp som tarfå.
6. Alla hittade objekt flyttas till arkivmappen.

Exempel 1: Arkivera alla e-postmeddelanden som är större än 10 KB:

1. I Avancerad Sök dialogruta, klicka Bläddra ... för att välja mappen där du vill hitta objekt.
2. Klicka på Fler val fliken
3. uppsättning Storlek (kilobyte) till större än 10
4. Klicka Hitta nu
   

Exempel 2: Arkivera alla utgångna e-postmeddelanden:

1. I Avancerad Sök dialogruta, klicka Bläddra ... för att välja mappen där du vill hitta objekt.
2. Klicka på Advanced Open water fliken
3. In Definiera fler kriterier avsnitt, välj Utgår från Alla e-postfält.
4. Ställ in villkoret, till exempel I morgon.
5. Klicka Lägg till i lista
6. Klicka Hitta nu

Exempel 3: Arkivera alla flaggade slutförda e-postmeddelanden:

Exempel 4: Arkivera alla e-postmeddelanden med en specifik färgkategori:

Exempel 5: Arkivera alla e-postmeddelanden utan uppföljning:

flagga:

 

4. Manuell arkivering till extern fil (verktyget Rensa gamla objekt)

4.1 Använda verktyget Rensa gamla föremål

Så här arkiverar du Outlook-e-postmeddelanden manuellt i Outlook till en PST-fil:

1. Klicka på Fil fliken.
2. Klicka Info, Klicka sedan verktyg.
3. Välja Städa upp gamla föremål.
   
4. Ocuco-landskapet arkiv dialogrutan kommer att visas.
5. Välj Arkivera den här mappen och alla undermappar alternativ.
6. Markera den mapp du vill arkivera (t.ex. Inkorgen). Om du vill arkivera alla objekt markerar du rotmappen för din inkorg.
7. Enligt Arkivera saker som är äldre än, ange ett datum. Objekt som är äldre än detta datum kommer att arkiveras.
8. Enligt Arkivera filen, acceptera standardplatsen eller klicka på Bläddra för att välja en annan plats och ett annat filnamn.
9. Valfritt, markera Inkludera objekt där "Arkivera inte automatiskt" är markerat om du vill arkivera objekt som tidigare exkluderats från automatisk arkivering.
10. Klicka OK sedan ptart arkivering.
    

När det är klart visas postlådan Arkiv i den vänstra panelen, så att du kan komma åt dina arkiverade e-postmeddelanden.

4.2 Arkivering av flera mappar med olika lagringsperioder.

Så här arkiverar du objekt i olika mappar med olika lagringsperioder samtidigt som de behålls i samma PST-fil:

1. Öppna dialogrutan Arkiv (Fil -> Info -> verktyg -> Städa upp gamla föremål).
2. Markera den första mappen (t.ex. Inkorgen) och ställ in datumet till 6 månader sedan. Klicka inte på OK än.
3. Välj en annan mapp (t.ex. Skickade artiklar) och ange ett annat datum (t.ex. 1 år sedan). Klicka inte på OK än.
4. Fortsätt att välja mappar och ställa in olika datum efter behov.
5. Se till att alla mappar använder samma sökväg till arkivfilen.
6. Klicka OK när alla mappar är konfigurerade.

5. Arkivera e-postmeddelanden automatiskt i Outlook

5.1 Aktivera automatisk arkivering

Så här aktiverar och konfigurerar du automatisk arkivering i klassisk Outlook:

1. Klicka Fil -> Montering.
2. Välj Advanced Open water fliken.
3. Enligt Arkivera avsnittet, klicka på Autoarkivinställningar knapp:
   
4. Kontrollera Kör Autoarkivering var N:te dag låda.
5. Ange hur ofta du vill att AutoArchive ska köras (t.ex. var 14:e dag).
6. Konfigurera ytterligare inställningar, såsom arkivplats och åldrandeperiod. Vi kommer att förklara dessa inställningar i detalj i nästa avsnitt.
7. Klicka OK för att spara dina inställningar.
   

Autoarkivering körs nu automatiskt baserat på ditt konfigurerade schema.

5.2 Förklaring av inställningar för automatisk arkivering

Att förstå varje inställning för Autoarkivering hjälper dig att effektivt kontrollera arkiveringsprocessen:

• Kör Autoarkivering var N:te dag: Styr schemat för automatisk arkivering. Om du kör det ofta (t.ex. varje vecka) bearbetas mindre grupper av e-postmeddelanden, vilket fungerar bättre än att arkivera tusentals objekt samtidigt. Avmarkera det här alternativet för att stoppa automatisk arkivering helt.
• Fråga innan automatisk arkivering körs: Om du vill ha information innan du arkiverartarts, aktivera det här alternativet. Du får se ett meddelande som låter dig avbryta åtgärden om det behövs.
• Ta bort utgångna objekt (endast e-postmappar): Detta tar bort meddelanden med utgångsdatum som har passerat. Observera att utgångna objekt skiljer sig från gamla objekt – utgångsdatumet ställs in manuellt när du skriver e-postmeddelanden under Montering fliken. Var försiktig med den här inställningen eftersom den tar bort objekt snarare än arkiverar dem.
• Arkivera eller ta bort gamla objekt: Den här huvudbrytaren aktiverar din anpassade konfiguration för automatisk arkivering. Lämna den avmarkerad om du vill använda Outlooks inbyggda standardinställningar istället.
• Visa arkivmapp i mapplista: När den är aktiverad visas dina arkivmappar automatiskt i navigeringsfönstret. Utan detta måste du manuellt öppna PST-filen varje gång du vill komma åt arkiverade objekt.
• Rensa ut föremål äldre än: Anger gränsåldern för arkivering. Objekt som är äldre än denna tröskel flyttas till arkivfilen. Intervallet är flexibelt – allt från 1 dag till 60 månader, angivet i dagar, veckor eller månader.
• Flytta gamla objekt till: Anger var arkiverade objekt ska lagras i Outlook. Som standard skapas archive.pst i mappen Dokument\Outlook-filer. Klicka på Bläddra för att välja en annan plats eller ett annat filnamn. Om du väljer det här alternativet inaktiveras inställningen för permanent borttagning nedan.
• Ta bort objekt permanent: Istället för att behålla arkiverade kopior raderar den här inställningen gamla objekt helt när de når åldersgränsen. Var försiktig – borttagna objekt kan inte återställas. Om du aktiverar detta inaktiveras arkiveringsalternativet ovan.
• Tillämpa dessa inställningar på alla mappar nu: Den här knappen tillämpar din nuvarande konfiguration omedelbart på alla Outlook-mappar. Hoppa över detta om du vill ställa in olika regler för enskilda mappar – du kan konfigurera dem via varje mapps egenskaper istället.

5.3 Standardåldersperioder för Outlook-mappar

Outlook tillämpar olika standardåldersperioder för olika mapptyper:

• Inkorg och utkast: 6 månader
• Skickade och borttagna objekt: 2 månader
• Utkorg: 3 månader
• Kalender, uppgifter, anteckningar och journal: 6 månader
• Kontaktpersoner: Inte automatiskt arkiverad som standard

Mappar du skapar ärver åldrandeperioden för liknande standardmappar. Till exempel får anpassade e-postmappar en åldrandeperiod på 6 månader, precis som Inkorgen.

5.4 Hur föremålets ålder bestäms

Olika typer av Outlook-objekt använder olika datumkriterier för att avgöra om de är tillräckligt gamla för arkivering:

• E-postmeddelanden: Systemet kontrollerar både när du tog emot meddelandet och när du senast ändrade det, och använder sedan det senare datumet. Även enkla åtgärder som att markera som läst/oläst eller flytta e-postmeddelandet uppdaterar tidsstämpeln för ändringen.
• Kalenderobjekt: För möten och möten är det relevanta datumet när du most nyligen redigerade och sparade posten. Objekt med återkommande mönster är undantagna från automatisk arkivering. Viktigt är att endast tidigare händelser kvalificerar för arkivering – framtida möten står kvar oavsett deras senaste ändringsdatum.
• uppgifter: Två datum spelar roll här: slutförandedatum och senaste ändringsdatum. Det nyaste avgör behörighet. Uppgifter som fortfarande visas som ofullständiga arkiveras aldrig automatiskt. För delegerade uppgifter sker arkivering endast efter att någon markerat dem som slutförda.
• Anmärkningar: Datumet du most nyligen redigerad och sparad avgör när en anteckning blir arkivberättigad.
• Journalposter: Antingen det ursprungliga skapandedatumet eller most Det senaste ändringsdatumet gäller, varvid det nyare datumet har företräde.
• Kontaktpersoner: Funktionen Autoarkivering hoppar över kontakter helt. Om du behöver arkivera din kontaktmapp använder du verktyget Rensa gamla objekt manuellt.

5.5 Anpassa automatisk arkivering för specifika mappar

Så här konfigurerar du anpassade inställningar för automatisk arkivering för en specifik mapp:

1. Högerklicka på den mapp du vill anpassa i mapplistan i navigeringsfönstret.
2. Klicka Våra Bostäder.
3. Klicka på Arkivera fliken.
4. Välja Arkivera den här mappen med dessa inställningar.
5. Konfigurera åldrandeperioden och andra alternativ som är specifika för den här mappen.
6. Klicka OK för att spara inställningarna.

Obs: Använd Ta bort gamla objekt permanent alternativet att automatiskt ta bort gamla e-postmeddelanden i Raderade föremål och Skräppost mappar efter en viss lagringsperiod.

5.6 Exkludera/inkludera objekt från automatisk arkivering

Ibland vill man INTE arkivera vissa objekt som kommer att användas ofta. Nedan följer lösningar för tre olika scenarier. Naturligtvis kan man också ångra åtgärden och inkludera objekt från AutoArchive.

5.6.1 Uteslut ett objekt

1. Välj det specifika objektet.
2. Klicka Alt + Enter nycklar.
3. A Våra Bostäder dialogrutan visas.
4. Kontrollera Arkivera inte det här objektet automatiskt alternativ.

5.6.2 Exkludera flera objekt

1. 1. Gå till Visa fliken
   2. Klicka Visa inställningar
   3. I Avancerade visningsinställningar dialogrutan, klicka Kolonner:
   4. Ocuco-landskapet Visa kolumner dialogrutan visas. Följ stegen nedan för att lägga till Arkivera inte automatiskt kolumn:
      • Välja Alla e-postfält.
      • Välja Arkivera inte automatiskt i de tillgängliga kolumnerna.
      • Klicka Lägg till
      • Om du vill ändra dess ordning, markera den och använd flytta upp or Flytta ner.
      • Klicka OK
   5. Efter att ha klickat OK, kommer du att gå tillbaka till Avancerade visningsinställningar dialogruta, där du behöver klicka Övriga inställningar.
   6. I Övriga inställningar dialogrutan, kolla på Tillåt redigering i celler alternativ.
   7. Klicka på en serie OK för att spara ändringarna och återgå till huvudfönstret i Outlook. Om du vill undanta specifika objekt från automatisk arkivering markerar du helt enkelt alternativet Arkivera inte automatiskt kolumn för dem:

5.6.3 Undantag en mapp

1. Högerklicka på mappen i navigeringsfönstret.
2. Välja Våra Bostäder.
3. Klicka på Arkivera fliken.
4. Välja Arkivera inte objekt i den här mappen.
5. Klicka OK.

6. Arkivera e-postmeddelanden automatiskt i Outlook med regler

Med Outlook-regler kan du automatiskt arkivera e-postmeddelanden från specifika avsändare eller som matchar vissa kriterier. Så här skapar du en arkiveringsregel:

1. Högerklicka på det e-postmeddelande du vill arkivera.
2. Klicka regler -> Skapa regel i popup-menyn.
3. Ocuco-landskapet Skapa regel dialogrutan kommer att visas.
4. I När jag får e-post med alla valda villkor avsnitt, ange regelns villkor, till exempel Från, Ämnet innehåller, eller Skickad tillFör mer komplexa villkor, klicka på Avancerade alternativ i det nedre högra hörnet.
5. I Gör följande avsnitt, välj Flytta objektet till mappen: och ange arkivmappen genom att klicka på Välj mapp… knapp.
6. Klicka OK för att spara regeln.

Outlook flyttar nu automatiskt alla e-postmeddelanden som uppfyller villkoren till arkivmappen.

7. Arkivering baserat på mottagningsdatum

Som standard använder Outlook AutoArchive ändringsdatumet eller mottagningsdatumet, beroende på vilket som inträffar senare. Om du vill att Outlook ska arkivera e-postmeddelanden enbart baserat på mottagningsdatumet (och ignorera ändringar) måste du ändra Windows-registret:

1. Stäng Outlook helt.
2. Öppna Registereditorn.
3. Navigera till: HKEY_CURRENT_USER\Programvara\Microsoft\Office\ Inställningar.
4. Högerklicka preferenser och välj Nytt -> DWORD (32-bit) Value.
5. Namn det nya värdet ArkivIgnorera Senaste Ändringstid.
6. Högerklicka på det nyligen skapade värdet och klicka på Ändra.
7. Ställ in värdet till 1 och klicka OK.
8. Stäng Registereditorn och återställtart Outlook.

Efter dessa ändringar arkiverar Outlook e-postmeddelanden baserat på mottagningsdatum istället för ändringsdatum.

8. Avancerat: Automatisk arkivering med VBA

Om du behöver mer avancerade kontroller över automatisk arkivering, kan du använda Outlook VBA-makron. Nedan följer några exempelscenarier:

• Arkivera slutförda uppgifter automatiskt i Outlook
• Arkivera e-postmeddelanden större än en viss storlek
• Arkivera gamla e-postmeddelanden större än en viss storlek automatiskt
• Klassificera och arkivera e-postmeddelanden automatiskt efter månad
• Klassificera och arkivera inkommande e-postmeddelanden automatiskt efter avsändarnamn
• Arkivera avvisade möten automatiskt till en specifik kalender
• Arkivera automatiskt det äldsta e-postmeddelandet när ett nytt e-postmeddelande anländer
• Arkivera inkommande e-postmeddelanden automatiskt utan uppföljningsflaggor
• Arkivera gamla objekt automatiskt när inkorgen innehåller för många objekt
• Arkivera alla försenade möten och uppgifter
• Arkivera alla utgångna e-postmeddelanden
• Arkivera ett flaggat e-postmeddelande automatiskt efter att det är markerat
• Arkivera utgångna objekt automatiskt när Outlook-filen är större än en viss storlek
• Arkivera alla lästa RSS-objekt
• Arkivera lästa e-postmeddelanden till olika mappar baserat på avsändare
• Batch-inaktivera alternativet "Autoarkivering" för alla Outlook-mappar
• Använd samma "Autoarkiverings"-inställning i grupp för alla Outlook-mappar
• Aktivera alternativet "Arkivera inte det här objektet automatiskt" i grupp för flera Outlook-e-postmeddelanden
• Inaktivera alternativet "Autoarkivering" för alla återkommande kalenderobjekt i grupp

9. Exchange Server Online-arkiv

Exchange Server Online Archive (även kallat In-Place Archiving) är en arkiveringsfunktion på företagsnivå för Microsoft 365 som ger användare extra lagringsutrymme för postlådor genom att arkivera gamla e-postmeddelanden till arkiverade postlådor. Till skillnad från arkiveringsmetoder på klientsidan hanteras den här funktionen helt av administratörer och körs på servern.

9.1 Krav för administratörsinstallation

Endast administratörer kan aktivera eller inaktivera Exchange Server Online Archive. För att konfigurera arkivpostlådor måste administratörer:

• Tilldelas rollen e-postmottagare i Exchange Online
• Åtkomst till Exchange-administrationscentret (EAC)
• Ha lämplig Microsoft 365-licens för användarna

9.2 Hur administratörer aktiverar arkiverade brevlådor

Administratörer kan aktivera arkivpostlådor via Exchange-administrationscentret:

1. Logga in på Exchange-administrationscentret (EAC) och navigera till mottagare -> brevlådor.
2. Välj den användare som vill aktivera arkivering i sin postlåda.
3. I utfällbara rutan väljer du Övrigt, och under Brevlådearkiv, Välj Hantera postlådearkiv.
4. Sätta på Brevlådearkiv, Klicka sedan Spara.

Arkivbrevlådans status kommer att visas som Aktiva för den valda användaren.

9.3 Aktivera arkivpostlådor automatiskt

Administratörer kan använda PowerShell för att automatiskt aktivera arkivpostlådor när en primär postlåda når 90 % av sin kvot:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Fasa ut arkivpostlådor

Om du vill fasa ut arkivpostlådor av olika anledningar, till exempel begränsat utrymme, kan du göra så här:

1. Exportera arkivpostlådorna.
2. Inaktivera arkivering.

9.5 Påverkan på andra arkivfunktioner

När Exchange Server Online Archive är aktiverat för en användare:

• Verktygen Autoarkivering och Rensa gamla objekt blir otillgängliga i klassisk Outlook
• Arkivknappen i Outlook fortsätter att fungera normalt
• Bevaringsprinciper som tilldelats Exchange Online-postlådor styr arkiveringsbeteendet

Obs: Den här funktionen är inte tillgänglig i Microsoft 365 Government-moln, Microsoft 365 som drivs av 21Vianet eller Microsoft 365 Tyskland.

10. Hitta och hantera arkiverade e-postmeddelanden i Outlook

10.1 Hitta arkivmappen och filen

Så här hittar du dina arkiverade e-postmeddelanden:

• Arkivmapp: Den inbyggda arkivmappen visas i mapplistan i navigeringsfönstret. Välj Visa -> Mapprutan -> Vanligt för att visa mapplistan om den är dold.
• Arkivbrevlåda (PST-fil): När du använder Autoarkiv eller verktyget Rensa gamla objekt visas arkivpostlådan som ett separat objekt i mapplistan, förutsatt att du har valt Visa arkivmapp i mapplistan i inställningarna för automatisk arkivering.

Om arkivbrevlådan inte visas kan du öppna den manuellt genom att:

1. Gå till Fil -> Alternativ -> Avancerat 
2. Enligt Arkivera avsnittet, klicka på Autoarkivinställningar knapp.
3. Hitta den fullständiga sökvägen till arkivets PST-fil på Flytta gamla saker till.
4. Klicka Fil -> Öppna och exportera -> Öppna Outlook-datafilen och välj din arkiverade PST-fil via dess fullständiga sökväg.
   

10.2 Flytta arkivfilen

1. Stäng den arkiverade PST-filen i Outlook.
2. Flytta filen till den nya platsen.
3. Öppna den igen i Outlook.
4. Ändra sökvägen i Fil -> Alternativ -> Avancerat -> Autoarkivering -> Inställningar för autoarkivering -> Flytta gamla objekt till

10.3 Söka i arkiverade e-postmeddelanden

Så här söker du efter arkiverade e-postmeddelanden i arkivmappen:

1. Som standard, när du skriver ett sökord i sökrutan högst upp i Outlook, söker programmet igenom alla mappar i din postlåda, inklusive arkiverade objekt.
2. För att begränsa din sökning till endast arkivmappen, välj först arkiv mappen i navigeringsfönstret.
3. Skriv sedan in ditt sökord i sökfältet.
4. Sökresultaten visar endast objekt från arkivmappen.

Så här söker du efter arkiverade e-postmeddelanden i arkivfilen:

1. Klicka på Arkivfilen i den vänstra panelen.
2. Klicka på sökrutan i mitten.
3. Fliken Sök visas.
4. Klicka på Sök fliken
5. Klicka Sökverktyg -> Avancerad sökning …
   
   
6. Ocuco-landskapet Avancerad Sök dialogrutan kommer att visas.
7. Klicka på Bläddra ... knapp.
8. I Välj mapp (er) dialogrutan, kontrollera arkivfilen
9. Kontrollera Sök i undermappar
10. Klicka OK
11. Outlook kommer då att starsöker i arkivfilen, inklusive alla dess undermappar:
    

10.4 Återställa arkiverade e-postmeddelanden till inkorgen

Så här flyttar du tillbaka arkiverade e-postmeddelanden till din inkorg:

1. Navigera till arkivmappen eller arkivpostlådan.
2. Välj den eller de e-postadresser du vill återställa.
3. Dra och släpp e-postmeddelandena till din inkorg, eller högerklicka och välj Flytta -> inkorg.

E-postmeddelandena flyttas tillbaka till din inkorg och tas bort från arkivplatsen.

11. Begränsningar och hantering av arkivfiler

11.1 Standardgränser för PST-filstorlek

Outlook PST-filen har en standardstorleksgräns:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 och 2013: 50 GB
• Outlook 2010 och tidigare: 20 GB

När den arkiverade PST-filen närmar sig eller når denna gräns kan Outlook sluta arkivera nya objekt eller bete sig oförutsägbart.

11.2 Hantera stora arkivfiler

När din arkivfil närmar sig storleksgränsen, överväg dessa alternativ:

• Skapa nya arkivfiler: Skapa en ny PST-fil i arkivet och stararkivera e-postmeddelanden i Outlook till den. Du kan hantera flera arkivfiler organiserade efter år eller projekt.
• Ta bort onödiga objekt: Granska dina arkiverade e-postmeddelanden och ta bort permanent objekt som du inte längre behöver. komprimera arkivfilen.

11.3 Öka PST-filstorleksgränsen (rekommenderas inte)

Även om du kan öka standardgränsen på 50 GB till 100 GB genom registerändringar, rekommenderas detta inte. Stora PST-filer gör Outlook långsamt och ökar risken för korruption. Om du måste öka gränsen kan du följa följande Denna guide .

Överväg att skapa nya arkivfiler eller använda Online Archive istället för att öka storleksgränsen.

12. Felsökning av problem med Outlook-arkivering

12.1 Autoarkivering är inte tillgänglig

Om alternativen för automatisk arkivering inte är tillgängliga eller är nedtonade kan orsaken vara:

• Exchange Server Online-arkivering aktiverad: Om din organisation aktiverar Exchange Server Online Archive inaktiveras AutoArchive automatiskt. Online Archive fungerar som en ersättning för AutoArchive i företagsklass. Kontakta din administratör för att använda Online Archive istället.
• Funktionen "Administratörsavaktiverad": Din nätverksadministratör kan ha inaktiverat automatisk arkivering via grupprincip eller lagringsprinciper som åsidosätter automatisk arkiveringsfunktionalitet. Kontakta systemadministratören för att få information om din organisations e-posthanteringsprinciper.
• Nya Outlook-begränsningar: Nya Outlook har inte stöd för automatisk arkivering och verktyget Rensa gamla objekt. Använd klassisk Outlook för att komma åt dessa funktioner.

12.2 Autoarkivering körs inte

Om AutoArchive har slutat köras, kontrollera följande:

• Kontrollera inställningar för automatisk arkivering: Öppna inställningarna för automatisk arkivering (Fil -> Montering -> Advanced Open water -> Autoarkivinställningar) och kontrollera att din konfiguration är korrekt.
• Kryssrutan Kör automatisk arkivering: Se till att Kör Autoarkivering var N:te dag alternativet är markerat. Om det inte är markerat körs inte AutoArchive automatiskt.

12.3 Specifika objekt som inte arkiveras

Om vissa objekt inte arkiveras kan orsakerna vara bland annat:

• Ändringsdatum för nyligen: Som standard använder Outlook mottagningsdatumet eller ändringsdatumet, beroende på vilket som inträffar senare. Om du nyligen har ändrat ett e-postmeddelande arkiveras det inte förrän en annan åldrandeperiod har passerat.
• "Arkivera inte automatiskt" Egenskap aktiverad: Objekten kan ha egenskapen "Arkivera inte det här objektet automatiskt" aktiverad.
  • För att markera ett objekt, dubbelklicka på det för att öppna det i ett nytt fönster och klicka sedan på Fil -> Våra Bostäder, och kolla på Arkivera inte objektet automatiskt alternativ.
  • För att kontrollera flera objekt samtidigt, lägg till kolumnen "Arkivera inte automatiskt" i dina vyinställningar och öka sedan bredden på e-postlistans e-postlista så att den kan visa den här kolumnen.

12.4 Arkivmappen visas inte

Om Arkivmappar (Arkivet med postlådefilen) visas inte i den vänstra panelen i Outlook. Prova dessa lösningar:

• Aktivera Visa arkivmapp: Öppna inställningarna för automatisk arkivering och se till att Visa arkivmapp i mapplistan är kontrollerad.
• Lägga till arkivfil manuellt: Om arkivbrevlådan fortfarande inte visas öppnar du den manuellt genom att klicka på Fil -> Öppna och exportera -> Öppna Outlook-datafilen och välja din arkiverade PST-fil.
• Uppdatering av Outlook: För Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- och Outlook.com-konton bör din arkivmapp finnas som standard. Om du inte ser den i Outlook 2016 eller Outlook för Microsoft 365 går du till Fil -> Konto Konto -> uppdaterings~~POS=TRUNC -> Uppdatera nu.

12.5 Arkivets PST-fil är skadad

Om PST-filen i arkivet är skadad kan Outlook inte flytta nya e-postmeddelanden till den. Du kan åtgärda PST-filen genom att:

• Använda reparationsverktyget för inkorgen (scanpst.exe)
• Använda återställningsverktyg från tredje part

Se vår kompletta guide på ovanstående metoder, såväl som andra reparationsmetoder.

13. Bästa praxis för e-postarkivering

13.1 Vilka e-postmeddelanden som ska arkiveras

Vissa typer av e-postmeddelanden bör arkiveras snarare än raderas för att bevara viktiga uppgifter:

• Finansiella uppgifter: Arkivera e-postmeddelanden som innehåller kontoutdrag, räkningar, fakturor, kvitton och skatterelaterad information för framtida referens och budgeteringsändamål.
• Arbetssamtal: Spara viktiga arbetsrelaterade diskussioner, beslut, projektdetaljer och dokument för referens eller prestationsbedömningar.
• Kvitton och bekräftelser: Spara köpbekräftelser, bokningsreservationer, tjänsteabonnemang och orderkvitton ifall problem uppstår.
• Juridiska dokument: Arkivera e-postmeddelanden som innehåller kontrakt, avtal, juridisk kommunikation eller annan korrespondens som fungerar som juridiska handlingar.
• Projektfiler: Spara e-postmeddelanden relaterade till pågående eller avslutade projekt, inklusive diskussioner, utkast, feedback och förslag för framtida referens.
• Personliga milstolpar: Håll e-postmeddelanden markerade med viktiga livshändelser som jobberbjudanden, antagningsbrev och karriärframgångar för emotionellt värde.
• Resedokument: Arkivera biljetter, hotellbokningar och resplanerrarsom kan fungera som juridiska register över din resehistorik.

13.2 Beslutsguide för arkivering kontra borttagning

När du bestämmer dig för om du ska arkivera eller ta bort ett e-postmeddelande, tänk på dess framtida värde. Arkivera meddelanden som du kan behöva senare för referens, efterlevnad eller arkivering. Radera e-postmeddelanden som är irrelevanta eller inte längre behövs, till exempel föråldrade nyhetsbrev, skräppost eller tidsfördröjda e-postmeddelanden.rary-aviseringar. Om du är osäker kan du arkivera den – du kan alltid radera den senare, men du kan inte återställa permanent raderade e-postmeddelanden.

13.3 Regelbundet arkivunderhåll

Underhåll ditt arkiv regelbundet genom att granska arkiverade objekt regelbundet och ta bort de du inte längre behöver. Detta förhindrar att ditt arkiv blir lika rörigt som din inkorg och håller filstorlekarna hanterbara. Schemalägg kvartalsvisa eller årliga granskningar av ditt arkiv för att säkerställa att det endast innehåller värdefull information.

13.4 Säkerhetskopiera arkivfiler

Skydda dina arkiverade e-postmeddelanden genom att skapa säkerhetskopior:

• Lokala säkerhetskopior: Kopiera din PST-fil till en extern hårddisk eller USB-enhet. Förvara säkerhetskopian på en säker plats, separat från din dator.
• Säkerhetskopiering av molnlagring: Ladda upp din arkiverade PST-fil till molnlagringstjänster som OneDrive, Dropbox eller Google Drive för säkerhetskopiering utanför webbplatsen och skydd mot hårdvarufel.

Kom ihåg att arkivfiler inte är samma sak som säkerhetskopior. Ha alltid separata säkerhetskopior av din arkiverade PST-fil.

13.5 Optimal frekvens för automatisk arkivering

Ställ in AutoArchive så att det körs tillräckligt ofta för att förhindra stora eftersläpningar, men inte så ofta att det påverkar prestandan.ost För användare fungerar det bra att köra AutoArchive var 14:e dag. Om du får stora mängder e-post dagligen kan du överväga att ställa in det så att det körs varje vecka. Att arkivera mindre buntar oftare är bättre än att bearbeta tusentals objekt samtidigt, vilket kan göra datorn långsammare.

14. Viktiga fakta om Outlook-arkivet

14.1 PST-filformat

PST-filformatet (Personal Store) är Outlooks datafiltyp som används för att lagra e-postmeddelanden, kalenderobjekt, kontakter och annan Outlook-data lokalt på din dator. PST-filer kan öppnas i Outlook och flyttas mellan datorer. De är separata från din inkorg och lagras på en plats du anger, vanligtvis i C:\Användare\Ditt användarnamn\Dokument\Outlook-filer\.

14.2 Arkivering kontra export

Arkivering och export är olika processer. Arkivering flyttar objekt från deras ursprungliga plats till en arkivfil, vilket tar bort dem från huvud-PST-filen och frigör utrymme. Export skapar en kopia av valda objekt men tar inte bort dem från deras ursprungliga plats eller minskar postlådestorleken. Använd arkivering för att hantera postlådestorleken och export för att skapa säkerhetskopior.

14.3 Arkiv kontra säkerhetskopiering

En arkivfil är inte samma sak som en säkerhetskopia. Arkiv är avsedda för långtidslagring av gamla objekt som du inte behöver regelbunden åtkomst till. Säkerhetskopior är dubbletter av data som lagras separat för katastrofåterställning. Om du vill säkerhetskopiera dina arkiverade e-postmeddelanden, gör en kopia av din arkiverade PST-fil och lagra den på en säker plats, till exempel OneDrive, Dropbox eller en extern hårddisk.

Se vår omfattande guide om hur man säkerhetskopierar Outlook-e-postmeddelanden.

14.4 Kontakter som inte är automatiskt arkiverade

Outlook arkiverar inte kontakter automatiskt som standard. Medan AutoArchive bearbetar e-postmappar, kalendrar, uppgifter, anteckningar och journaler, är mappen Kontakter undantagen. Du kan dock manuellt arkivera mappen Kontakter med hjälp av verktyget Rensa gamla objekt om det behövs.

15. Vanliga frågor

F: Hur arkiverar jag e-postmeddelanden i Outlook?

A: För att arkivera e-postmeddelanden i Outlook, markera det eller de e-postmeddelanden du vill arkivera och klicka på knappen Arkiv i verktygsfältet. Du kan också högerklicka och välja Arkiv från snabbmenyn, trycka på Backsteg-tangenten eller dra e-postmeddelanden till arkivmappen. För automatisk arkivering, konfigurera Autoarkivering eller använd regler för att arkivera e-postmeddelanden från specifika avsändare.

F: Hur arkiverar jag tusentals e-postmeddelanden i Outlook?

A: Om du vill arkivera stora volymer e-postmeddelanden kan du använda Autoarkiv för att schemalägga regelbunden arkivering av gamla meddelanden, eller använda verktyget Rensa gamla objekt för att manuellt arkivera e-postmeddelanden som är äldre än ett angivet datum. Du kan också exportera e-postmeddelanden till en PST-fil genom att gå till Arkiv -> Öppna och exportera -> Importera/exportera -> Exportera till en fil och välja Outlook-datafil (.pst). Dessa metoder hanterar massmeddelanden effektivt utan att kräva manuell sortering.

F: Frigör arkivering av e-postmeddelanden utrymme i Outlook?

A: Det beror på arkiveringsmetoden. Om du använder knappen Arkiv flyttas de arkiverade e-postmeddelandena till den inbyggda arkivmappen, som fortfarande finns i din primära postlåda, så det frigör inte utrymme. Att använda Autoarkiv eller verktyget Rensa gamla objekt för att flytta e-postmeddelanden till en separat arkivfil frigör dock lagringsutrymmet i den primära postlådan. Onlinearkiv frigör också utrymme i din primära postlåda genom att flytta e-postmeddelanden till en separat postlåda på serversidan.

F: Hur hittar man arkiverade e-postmeddelanden i Outlook?

A: För att hitta arkiverade e-postmeddelanden, navigera till arkivmappen i din mapplista eller till postlådan Arkiv om du använder Autoarkivering. Använd sökfältet högst upp i Outlook för att söka efter specifika e-postmeddelanden efter avsändare, ämne, datum eller nyckelord. Som standard söker Outlook i alla mappar, inklusive arkiverade objekt. Om du vill begränsa sökningen till endast arkiverade e-postmeddelanden, välj arkivmappen innan du söker.

F: Är det bättre att arkivera eller ta bort e-postmeddelanden i Outlook?

A: Arkivera e-postmeddelanden som du kan behöva senare för referens, efterlevnad eller arkivering. Radera e-postmeddelanden som är irrelevanta eller inte längre behövs. Om det finns någon chans att du kommer att behöva referera till ett e-postmeddelande i framtiden, arkivera det istället för att radera det. Arkiverade e-postmeddelanden förblir sökbara och kan återställas när som helst, medan raderade e-postmeddelanden så småningom försvinner permanent.

F: Kan jag automatiskt arkivera e-postmeddelanden i Outlook?

A: Ja, med AutoArchive kan du schemalägga arkivering av e-postmeddelanden baserat på ålder, mapp eller andra kriterier. Detta håller din inkorg organiserad utan att manuell åtgärd krävs. Du kan också skapa Outlook-regler för att automatiskt flytta e-postmeddelanden som uppfyller specifika villkor till arkivmappen. Observera att AutoArchive endast är tillgängligt i klassisk Outlook, inte i nya Outlook eller webbversionen.

F: Kommer arkivering att påverka mina e-postsökresultat?

A: Nej, arkiverade e-postmeddelanden är fortfarande sökbara i Outlook. Som standard söker du i Outlook i alla mappar i din inkorg, inklusive arkivmappen och arkivpostlådan. Du kan hitta arkiverade e-postmeddelanden lika enkelt som i din inkorg.

F: Hur man ändrar tarhämta arkivplatsen?

A: För Microsoft 365-, Exchange-, Exchange Online- eller Outlook.com-konton kan du inte ändra platsen för den inbyggda arkivmappen – det är en standardsystemmapp som inte kan byta namn på, flyttas eller tas bort. För POP- och IMAP-konton kan du ändra arkivmappens plats genom att välja Arkiv -> Inställningar för e-post -> Verktyg -> Ange arkivmapp. När du använder Autoarkivering eller Rensa gamla objekt kan du ange var den arkiverade PST-filen sparas genom att klicka på Bläddra i arkivinställningarna.

F: Vad är förhållandet mellan AutoArchive och Exchange Server Online Archive?

A: Autoarkivering är en äldre Outlook-funktion som automatiskt flyttar gamla e-postmeddelanden till en lokal PST-fil. Det innebär att meddelanden tas bort från servern och är svårare att hitta via sökning. Om hårddisken som innehåller Autoarkiverings-PST-filen blir oanvändbar, kommer dessa meddelanden att ...ostExchange Server Online Archive är en ersättning för AutoArchive i företagsklass som lagrar arkiverade e-postmeddelanden på servern och håller dem tillgängliga från vilken enhet som helst. AutoArchive kan fortfarande användas om du inte har Exchange Server Online Archive och din IT-avdelning inte har inaktiverat funktionen.

F: Vad händer om min AutoArchive PST-fil blir skadad eller inte öppnas?

A: Om din AutoArchive PST-fil är skadad och Outlook inte kan öppna den kan du använda en specialiserad Outlook PST-reparationsverktyg för att återställa dina arkiverade e-postmeddelanden och annan data. Skapa alltid en säkerhetskopia av den skadade arkivfilen innan du försöker återställa. För att förhindra framtida problem, kontrollera regelbundet att dina arkivfiler kan öppnas och överväg att flytta viktiga arkiv till Exchange Server Online Archive om möjligt.

F: Hur inaktiverar jag arkivering med backstegstangenten?

A: För att förhindra att backstegstangenten arkiverar objekt måste du lägga till en registerpost. Navigera till HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (eller OCT-sökvägen), skapa ett DWORD-värde med namnet DisableOneClickArchive och ställ in det till 1. Den här registerkorrigeringen gäller Microsoft 365 av Outlook och fungerar inte med permanenta versioner. Säkerhetskopiera alltid registret innan du gör ändringar.

F: Hur man inaktiverar automatisk arkivering av återkommande kalenderobjekt

A: Du kan utesluta dessa objekt med tre metoder:

1. Exkludera hela kalendermappen.
2. Uteslut ett enskilt kalenderobjekt.
3. Uteslut flera kalenderobjekt.

Du kan få mer information i Den här delen.

16. Slutsats

16.1 Jämförelse av arkivmetoder

Att förstå skillnaderna mellan arkiveringsmetoder hjälper dig att välja rätt metod för dina behov:

Metod	Arkivdestination	Klient / server	Ny Outlook	Klassisk Outlook	web	När ska du använda	Påverkan på brevlådestorlek
Manuell arkivering (arkiveringsknapp)	Inbyggd arkivmapp	Klientsidans drift	Ja	Ja	Ja	Snabb organisering av inkorgen utan att minska lagringsutrymmet	Ingen minskning – e-postmeddelanden finns kvar i brevlådan
Manuellt arkiv (rensning)	Lokal PST-fil	Klientsidans drift	Nej	Ja	Nej	Engångsarkivering för att frigöra utrymme i postlådor	Minskar storleken på brevlådorna avsevärt
Bilarkiv	Lokal PST-fil	Klientsidans drift	Nej	Ja	Nej	Automatisk löpande hantering av brevlådor	Minskar postlådestorleken över tid
Exchange Server Online-arkiv	Separat serverpostlåda	Serversidesdrift	Ja	Ja	Ja	Företagsanvändare med stora postlådor	Minskar storleken på den primära postlådan

Obs: För att minska storleken på brevlådan måste du komprimera den efter att ha arkiverat gamla e-postmeddelanden.

16.2 Att hålla inkorgen ren

Arkivering är bara en del av effektiv e-posthantering. Utveckla en konsekvent rutin för att hantera e-postmeddelanden, arkivera eller radera e-postmeddelanden omedelbart efter att du har hanterat dem och granska regelbundet ditt arkiv för att ta bort objekt du inte längre behöver. Genom att implementera dessa metoder tillsammans med lämpliga arkivinställningar bibehåller du en ren och effektiv inkorg som hjälper dig att hålla dig produktiv och fokuserad på viktiga meddelanden.

Referensprojekt

• Microsofts officiella dokument: Arkivera objekt manuellt
• Microsofts officiella dokument: Arkiv i Outlook för Windows
• Microsofts officiella dokument: Arkivera äldre objekt automatiskt
• Microsofts officiella dokument: Förklaring av inställningar för automatisk arkivering
• Officiellt Microsoft-dokument: Aktivera arkivpostlådor för Microsoft 365

---

Om författaren

Xiu Xing är en erfaren IT-expert med över 8 års erfarenhet av e-postsystem för företag och felsökning av Microsoft Office. Han har hjälpt tusentals användare att lösa komplexa Outlook-problem i olika företagsmiljöer.

Xiu specialiserar sig på migrering av e-postsystem, dataåterställning och optimering av produktivitetsprogramvara. Hans praktiska erfarenhet inkluderar hantering av Exchange Server-distributioner, felsökning av MAPI-anslutningsproblem och implementering av robusta säkerhetskopieringsstrategier för verksamhetskritiska e-postsystem.

Genom sitt tekniska skrivande är Xiu engagerad i att göra komplexa IT-lösningar tillgängliga för vanliga användare. Han håller sig ständigt uppdaterad om den senaste utvecklingen inom Office 365 och Exchange Online samt nya e-posttekniker. När han inte löser e-postmysterier tycker Xiu om att dela med sig av praktiska tekniska tips som hjälper människor att arbeta mer effektivt.

Har du frågor om den här guiden eller behöver du ytterligare hjälp med Outlook-problem? Välkommen till Xiu feedback och förslag för att förbättra dessa felsökningsresurser.