Förstå begränsningarna för länkad data i MS Access

Om du har att göra med länkad data i MS Access bör du vara medveten om dess kritiska rykte.

Medan du använder MS Access i din organisation kanske du också vill länka extern data till MS Access. Eftersom operationer i applikationen inte alltid kan utföras med data som redan finns i MS Access. När du använder extern data med MS Access måste du länka de externa uppgifterna till applikationen, så att du kan använda informationen i sitt ursprungliga format. Det betyder att du kommer att kunna använda data från en annan applikation, i MS Access. Men när du väljer att länka data från externa källor till MS Access kommer det att ha vissa begränsningar. Även om Microsoft har gett Access-användare möjligheten att använda data från andra applikationer i Access, tillåter det inte riktigt dem att göra ändringar i den ursprungliga informationen med Access. Andra sådana begränsningar förklaras nedan, tillsammans med lite arbete runt.

1. Excel-data - När du använder ett Excel-kalkylblad i MS Access-databasen kan du inte göra ändringar i det redan existerande kalkylbladet. Att lägga till och ta bort fler rader är inte tillåtet vid länkad data. Genom att länka kan Excel-data användas i MS Access främst på ett skrivskyddat sätt.
2. Textfiler - När du använder textfiler i Access som länkad data är din åtkomst till dem lite mer än skrivskyddad, men fortfarande inte för mycket. Även om du här får lägga till nya rader i data, kan du ändå inte göra ändringar i någon av de redan existerande raderna. Varken kan du ta bort någon av de befintliga raderna eller uppdatera de befintliga raderna. Detta görs främst för att undvika alla typer av avbrott i de operationer som redan utförs med de angivna textfilerna.
3. HTML - Åtkomsten här är skrivskyddad, ungefär som vad du får när du använder Excel-data som länkad data. HTML-data kan inte ändras på något sätt. Du kan varken uppdatera eller ta bort eller lägga till mer information till det som redan har givits eller skapats i en HTML-tabell.
4. DBASERA - Eftersom detta är ett filformat som redan finns i MS Access kan du här göra ändringar så mycket du kan i en inbyggd Access-databas. För detta måste du dock ha åtkomst till den primära nyckeln i varje databastabell. Utan nyckeln blir dina handlingar åter begränsade.
5. ODBC - Detta hänvisar till en datatillgångsteknik som använder drivrutinen mellan åtkomstfiler och filer från länkad data / applikation. Detta inkluderar applikationer som SQL Server or Oracle, som också är databasapplikationer. Eftersom källan till länkad data också är en databastabell kan du fritt utföra operationer, oavsett om det är att redigera, radera eller lägga till. Detta är dock endast möjligt när den länkade databasen har ett unikt definierat index. Därför, om du vill använda länkad data från andra databasapplikationer så fritt som du kan använda inbyggda Access-databaser, måste du ha ett unikt index för alla länkade databaser. Det är alltid klokt att ha ett professionellt verktyg till hands för att återhämta sig skadad mdb eller accdb-filer innan en drastisk förändring påbörjas.

Författarintroduktion:

Vivian Stevens är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive korrupta SQL Server och Excel-programvara för återställningsprogramvara. För mer information besök www.datanumen.com