För att få dina Access-tabeller att fungera korrekt måste du skapa rätt relationer. När du är klar kan du rita relaterade data från flera tabeller så att du kan skapa rapporter och genomföra dataanalys.
Microsoft Access ger användarna de verktyg som krävs för att skapa och underhålla relationsdatabaser. För att skapa databasen måste du skapa relationer mellan de olika komponenterna. Kanske most uppenbart är förhållandet mellan tabellerna. Som en av de största fördelarna jämfört med Excel vill du att tabellerna ska kunna returnera relaterad data, och den etablerade relationen kommer att spela en roll i dina sökresultat.
Förstå förhållandet
För relationsdatabaser är data på tabeller relaterade, och det som binder dem är vanligtvis ett specifikt fält. Som vanligt i programvara är förhållandet vanligtvis förälder och barn. I det här fallet innehåller den överordnade tabellen den grundläggande informationen. Det finns underordnade tabeller relaterade till föräldertabellen och de innehåller mer detaljerad information om föräldrakosten.
Fältet definieras av modertabellen och det kallas primärnyckeln. Samma fält visas i var och en av underordnade tabeller och det kallas främmande nyckel. Många företag använder kund-ID eller någon annan numerisk metod för att definiera sina kunder och leverantörer. Ett nummer tillämpas eftersom ett namn kan visas flera gånger, men numren tilldelas endast en kund eller säljare unikt.
Det finns tre primära typer av tabellförhållanden.
- En-mot-en - Endast en rad kan matcha mellan två tabeller.
- En-till-många - En rad i överordnadstabellen kan matcha många rader i underordnade tabellen, men varje rad i underordnade tabellen kan bara ha en matchande rad i överordnade tabellen.
- Många till många - Flera rader i varje tabell kan ha flera matchande rader i den andra tabellen. En tredje tabell skapas vanligtvis för att uppnå detta. Den tredje tabellen innehåller uppslagsdata för de två tabellerna.
Skapa en relation mellan tabeller
Stegen för att skapa en relation mellan tabeller är relativt enkla. Men du kanske vill öva på en sandbox-databas för att testa de olika alternativen.
- Gå till Databasverktyg fliken och klicka på Förhållanden. Detta visar Visa tabeller Om skärmen inte visas, klicka på Visa tabeller. Skärmen ska visas utan att fråga om du inte har etablerat relationen.
- Markera de tabeller som du vill länka till förhållandet och klicka sedan på Lägg till.
- Klicka Stänga.
- Klicka på det fält som du vill använda för att skapa relationen. Dra det till samma fält i den andra tabellen. De Redigera förhållanden skärmen ska visas.
- Granska det markerade fältet. Du har tre val:
- Tillämpa referensintegritet - Barntabellen måste ha en motsvarande överordnad tabell. I början är detta det säkraste valet.
- Cascade Update Relaterade fält - Tabeller uppdateras när den relaterade posten uppdateras i en annan tabell.
- Cascade Radera relaterade poster - Tabeller raderas när den relaterade posten raderas i en annan tabell.
- Klicka Skapa.
- Verifiera förhållandet som det visas mellan de två tabellerna på Visa tabeller
Hantera korruptioner i åtkomstfiler
Relationer gör data relaterade till olika tabeller. Och gör strukturen i hela databasen mer komplex. Om en komplex Access-databas är korrupt kan du överväga att använda en professionell Åtkomst till filreparation verktyg för att återställa både tabellerna och relationerna.
Författarintroduktion:
Victor Ren är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive reparera xls problem och programvara för återställning av ord. För mer information besök www.datanumen.com
Lämna ett svar