Medan Excel är ett perfekt verktyg så länge dina data kan behållas i enkla listor, är det bättre att använda Microsoft Access-databasen när du måste hantera mer komplexa data eller göra frekventa ändringar i data. Naturligtvis kan du fortfarande behöva utbyta data mellan Excel-kalkylblad och Access-databas för att enkelt kunna presentera vissa data eller tills all data hanteras i Access.
Excel-kalkylblad är bra att hantera databaser som kan underhållas i form av listor. Till exempel kan en databas med de CD-skivor eller DVD-skivor du har troligen lätt underhållas i Excel. Å andra sidan kan små och medelstora företag behöva föra register över kunder, försäljning och produktinventering. Uppgifterna är inte bara mer komplexa som kräver frekventa ändringar, men du kan ofta behöva kombinera data från olika källor. Microsoft Access är ett underbart databasverktyg som kan användas för både små och ganska stora databaser. Det är enkelt att bygga databaser och ändra data i Access. Dessutom finns det kraftfulla funktioner inbyggda i Access som hjälper det att skydda data i databaser och utföra en Access-återställning när behov uppstår.
- Om du vill skapa en snabbvy av bara några få poster från Microsoft Access kan du helt enkelt kopiera data från en databladvy i Access och sedan klistra in data i Excel. Om du vill ha en statisk kopia av en stor mängd data från en Access-databas kan du spara informationen från en Access-tabell, formulär eller rapport och kopiera den till ett Excel-kalkylblad. Dessa metoder fungerar bra när du inte behöver uppdatera innehållet i Excel-kalkylbladet varje gång det ändras i Access-data.
- Om du vill att data i Excel-kalkylbladet ska länkas till Access-data så att varje gång data i Access-databasen ändras uppdateras Excel-data också, kanske du måste skapa en Office-anslutning. Du kan till exempel lagra alla dina anställdas lönedata i en Access-databas och bara inkludera månatliga sammanfattningar i ett Excel-kalkylblad. Om det finns någon förändring i löneuträkningarna kan det också bli en förändring i sammanfattningarna. Genom att använda en fråga eller en Office Data Connection kan du länka källan och hämta data efter behov. Data i Excel-arket uppdateras när källan ändras. Naturligtvis, om det finns problem som korruption i Access-databasen kan det också påverka Excel-kalkylbladet. Du kan behöva rekonstruera kalkylbladet efter att ha utfört en Access-återställning.
- På samma sätt kanske du vill flytta en del Excel-data permanent till en Access-databas för att dra nytta av de många funktionerna i Access, såsom fleranvändarfunktioner, datahanteringsförmåga och säkerhet. Du kan konvertera data från ett Excel-kalkylblad till Access genom att konvertera ett helt Excel-intervall till en Access-databas. Å andra sidan kanske du bara vill sammanfatta eller analysera data från ett Excel-kalkylblad. Du kan skapa en Access-rapport som tar data från det intervall som anges i Excel-kalkylbladet.
Det största problemet med Access-databasen är att den helt beror på en MDB-fil som lätt kan drabbas av korruption. Om verktygen som tillhandahålls av Access visar sig misslyckas med att återställa data från en skadad databas bör du veta hur du utför en Access-återställning med hjälp av verktyg från tredje part, t.ex. DataNumen Access Repair från DataNumen. Dessa verktyg återställer data från mycket skadade databaser inklusive raderade poster och tabeller.