Datainmatning automatiseras ofta genom att importera data. Detta är ett mycket enklare och mer effektivt sätt att lägga till stora mängder data i ditt system med det minsta antalet fel.
Även om det nästan är en garanti för att manuell inmatning kommer att krävas, så ofta som inte, kommer du att kunna automatisera processen. Eftersom ett ökande antal poster och data kommer via onlineformulär och automatiserade svar, kommer du snabbt att upptäcka att import av data inte bara är enklare utan mer exakt än manuell inmatning.
Processen och dina alternativ
När du importerar data använder du en fil som innehåller alla nödvändiga data och laddar in den i din databas. Ju mer data du har desto effektivare är metoden att låta en anställd göra datainmatningen. När du har 200 poster, vart och ett med 50 fält, är det inte bara mer effektivt att importera data utan du behöver inte spendera mycket tid på att verifiera att uppgifterna har matats in korrekt.
Det är möjligt att fält inte stämmer ordentligt, vare sig på grund av ett installationsproblem eller något mer tekniskt. Om du inte är säker på vad problemet är och du måste hitta en Åtkomst reparation expert kan experterna ta en titt och hjälpa dig att lösa ditt importproblem.
Access ger dig flera alternativ för att importera data till din databas:
- Använd en av dina befintliga tabeller för dataimporten
- Skapa en ny tabell från data
- Länka data vid källan (en extern fil) till tabellen så att alla uppdateringar är automatiska
Du vill välja den lösning som passar din databas. Sättet att importera data är dock relativt enhetligt.
Dataimport med en CSV-fil
Följande steg leder dig genom processen och markerar var de olika alternativen är slutförda. En CSV-fil används för exemplet eftersom det är most grundfil och det är mer sannolikt att du stöter på den här typen än de andra. Det har också en guide associerad med den, så att du kan få en känsla för hur du importerar filer.
- Se till att filen sparas med filändelsen .csv.
- Stäng filen och tabellen där du vill importera data.
- Gå till menyfliksområdet och klicka på Externa data fliken, sedan Textfil. Alternativt kan du högerklicka på bordet efter att ha stängt det och välja Importera.
- Klicka på Bläddra och välj källfilen med de data du vill importera och destinationstabellen där du vill att data ska läggas till. Välja att Lägg till en kopia av posterna i tabellen så att du inte skriver över din befintliga information. Om du har en ny tabell är detta inte nödvändigt.
- Granska de formateringsalternativ som visas och bekräfta önskat format. När du är klar klickar du på Nästa.
- Välj önskad avgränsare. Access försöker avgöra vilken som ska användas, men du måste verifiera den innan du slutför importen. Om data har en rubrikrad, se till att klicka på Första raden innehåller fältnamn så att raden inte importeras som data.
- Klicka på Advanced Open water om det finns fler kolumner än du behöver importera. Välj det fält du inte vill inkludera i importen. Om du vill importera alla kolumner kan du hoppa över det här steget.
- Klicka Nästa.
- Klicka Finish att initiera processen.
- Klicka Stänga.
- Kontrollera att de importerade uppgifterna Gå till tabellen med de nyligen importerade uppgifterna och kontrollera att fälten hamnade på rätt plats för posterna.
Författarintroduktion:
Victor Ren är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive reparera xls-fel och programvara för återställning av ord. För mer information besök www.datanumen.com
Lämna ett svar