Microsoft Access och Excel är inte utbytbara. Excel är för att hantera en liten, fokuserad datamängd. Access är en databas som ger dig de verktyg som krävs för att hantera och uppdatera en mängd relaterade data.
Alltför ofta tror människor att Microsoft Access och Excel är utbytbara, och det kan leda till några allvarliga problem med data. Om du någonsin har arbetat med någon som inte vet skillnaden, vet du hur svårt det kan vara att hantera stora mängder data i några kalkylark. Det är inte funktionellt, och det är definitivt inte säkert.
Om du inte är säker på vilken som är rätt lösning, här är en snabb jämförelse.
Syftet med Microsoft Excel
Excel är det bästa sättet att hantera platta data. Detta är data som enkelt spåras i ett enda kalkylark med kolumner och rader. Bra exempel på data att lagra i Excel är saker som kunder och deras kontaktinformation. När du inte behöver några andra detaljer behöver du inte mer än ett kalkylark för att hantera data.
Det är också ett bra verktyg för att utföra komplexa beräkningar, skapa pivottabeller och designa grafer på dina data. Excel har några bra verktyg som fungerar med platt data. Det finns viss grundläggande förmåga att göra mer komplexa funktioner, men det primära fokuset bör alltid vara på några fokuspunkter. Du bör inte knyta ihop flera flikar eller kalkylblad. Ju fler flikar och kalkylblad med relaterad data du hanterar, desto mer sannolikt är det att du behöver byta till Microsoft Access.
Syftet med Microsoft Access
Access ger dig ett sätt att skapa och hantera databaser. Uppgifterna som du lagrar i en databas är alla relaterade. När du har mycket relaterad data förvarar du den i en relationsdatabas.
En av de största fördelarna med Microsoft Access är att du kan skriva frågor för att hämta specifika data för granskning. Du kan skräddarsy frågorna för att fokusera på en klient, en typ av köp eller data på specifika platser.
Den andra stora dragningen till Access är att flera användare kan uppdatera databasen samtidigt. Eftersom den kan länkas till externa källor kan du hämta data från flera källor. Excel låser ner kalkylbladet när en användare finns i filen. Åtkomst har inte denna begränsning.
Naturligtvis kommer du att stöta på problem då och då när du använder Access. Oavsett om du försöker städa upp dina data eller har stött på säkerhetsproblem kan du försöka reparera Access-fil så att du inte förlorar för mycket data eller tid.
Slutligen har Access en bättre mekanism för att säkra data. Om data är lost, kan du lättare återställa den. Du kan också kryptera din databas för att hindra obehöriga användare från att manipulera dina data.
Arbetar tillsammans
I slutändan är det bästa sättet att använda dessa Microsoft-produkter i samordning med varandra. Du bör hantera och lagra alla dina data i Microsoft Access. Frågorna du kan köra exporteras sedan till Excel. Med Excel kan du start att manipulera och presentera dina data på ett sätt som är meningsfullt utan att ändra informationen bakom den.
Författarintroduktion:
Victor Ren är en dataåterställningsexpert i DataNumen, Inc., som är världsledande inom teknik för återställning av data, inklusive reparera xlsx och programvara för återställning av ord. För mer information besök www.datanumen.com
Lämna ett svar