Kako arhivirati e-pošto v Outlooku: Popoln vodnik [2026]

1. Predstavitev

1.1 Kaj je arhiviranje e-poštnih sporočil v Outlooku?

Arhiviranje e-poštnih sporočil v Outlooku je postopek premikanja e-poštnih sporočil iz vašega glavnega nabiralnika na določeno mesto za shranjevanje, da ostane vaš nabiralnik organiziran in obvladljiv. Za razliko od brisanja e-poštnih sporočil jih arhiviranje ohrani za poznejšo uporabo, hkrati pa sprosti vaš aktivni delovni prostor. V tem priročniku vam bomo pokazali, kako arhivirati e-poštna sporočila v Outlooku z različnimi metodami.

1.2 Zakaj arhivirati e-pošto v Outlooku?

Arhiviranje e-poštnih sporočil ponuja več pomembnih prednosti:

• Vzdržuje organizacijo: Ohranja vašo mapo »Prejeto« čisto in osredotočeno na trenutna e-poštna sporočila, ne da bi trajno izgubila starejša sporočila.
• Izboljša učinkovitost: Zmanjša nered v mapi »Prejeto«, zaradi česar je Outlook hitrejši in odzivnejši.
• Ohranja pomembne informacije: Ohranja dostop do e-poštnih sporočil, ki jih morda potrebujete za referenco, skladnost s predpisi ali vodenje evidenc.
• Upravlja shranjevanje: Glede na način arhiviranja lahko sprostite prostor v nabiralniku in ostanete znotraj omejitev shrambe.
• Olajša iskanje: Arhivirana e-poštna sporočila so še vedno dostopna za iskanje, kar vam omogoča, da jih poiščete, ko jih potrebujete.

2. Razumevanje različnih metod arhiviranja v Outlooku

Outlook ponuja štiri različne metode za arhiviranje e-poštnih sporočil, vsaka je zasnovana za različne primere uporabe in zahteve glede shranjevanja.

2.1 Ročno arhiviranje v vgrajeno mapo (gumb Arhiv)

Gumb Arhiviraj premakne e-poštna sporočila v vgrajeno mapo Arhiv v vašem nabiralniku. S tem ohranite e-poštna sporočila v primarnem nabiralniku in je idealen za organiziranje mape »Prejeto« brez zmanjšanja porabe prostora za shranjevanje. Arhivirani elementi ostanejo dostopni v vseh napravah.

2.2 Ročno arhiviranje v zunanjo datoteko (orodje za čiščenje starih elementov)

Orodje za čiščenje starih elementov premakne e-poštna sporočila v ločeno arhivsko datoteko, shranjeno lokalno v vašem računalniku. Ta metoda dejansko odstrani e-poštna sporočila iz vašega nabiralnika in sprosti prostor za shranjevanje na strežniku. To je najprimernejša možnost, kadar morate zmanjšati velikost nabiralnika.

2.3 Samodejno arhiviranje

Samodejno arhiviranje samodejno premakne starejša e-poštna sporočila v lokalno datoteko PST na podlagi nastavljivih nastavitev in obdobij staranja. Ta funkcija se izvaja po urniku in upravlja velikost nabiralnika brez ročnega posredovanja, zaradi česar je idealna za uporabnike, ki prejemajo velike količine e-pošte.

2.4 Spletni arhiv strežnika Exchange (funkcija za podjetja)

Spletni arhiv strežnika Exchange Server, imenovan tudi arhiviranje na mestu, je rešitev poslovnega razreda v oblaku Microsoft 365, ki deluje kot ločen nabiralnik na strežniku. Skrbniki omogočijo in upravljajo to funkcijo, ki zagotavlja dodatno shrambo, hkrati pa omogoča dostop do arhiviranih e-poštnih sporočil iz katere koli naprave. Ko je spletni arhiv omogočen, je samodejno arhiviranje samodejno onemogočeno.

3. Ročno arhiviranje v vgrajeno mapo (gumb Arhiv)

3.1 Arhiv v novem Outlooku

Če želite arhivirati e-poštna sporočila z gumbom Arhiviraj v novem Outlooku:

1. Izberite e-pošto ali e-poštna sporočila, ki jih želite arhivirati.
2. klik Arhiv v orodni vrstici.
3. Prikazalo se bo potrditveno sporočilo. Lahko kliknete Razveljavi če je potrebno.

Opomba: Novi Outlook ne podpira funkcije samodejnega arhiviranja.

3.2 Arhiviranje v klasičnem Outlooku

3.2.1 Gumb za arhiviranje

Če želite arhivirati e-poštna sporočila z gumbom Arhiviraj v klasičnem Outlooku:

1. Izberite e-poštna sporočila, ki jih želite arhivirati.
2. Pod Domov oddelek, v Brisanje skupino, kliknite Arhiv.
3. Outlook bo e-pošto premaknil v mapo Arhiv.

Če e-pošto arhivirate po pomoti, se pomaknite do mape Arhiv in premaknite e-pošto nazaj v prvotno mapo.

3.2.2 Uporaba bližnjic na tipkovnici (tipka Backspace)

Izbrana e-poštna sporočila lahko hitro arhivirate s tipkovnico:

1. Izberite e-poštna sporočila, ki jih želite arhivirati.
2. Pritisnite Backspace ključ.
3. Izbrana e-poštna sporočila bodo takoj arhivirana.

pomembno: Če odprete e-pošto v novem oknu, morate zapreti okno in nato uporabiti zgornje korake za arhiviranje.

3.2.3 Kako onemogočiti arhiviranje tipke Backspace

Nekateri uporabniki raje onemogočijo funkcijo arhiviranja tipke Backspace iz naslednjih razlogov:

• Nenamerno arhiviranje: Uporabniki, ki te funkcije ne poznajo, lahko pomotoma ali iz drugih razlogov pritisnejo tipko Backspace, zaradi česar e-poštna sporočila nepričakovano izginejo iz njihovega nabiralnika.
• Zmeda s tipko za brisanje: Tipka Backspace je podobna tipki Delete, vendar se obnaša nedosledno, kar je lahko zmedljivo.
• Organizacijske politike: Nekatere organizacije raje nadzorujejo metode arhiviranja in zaposlenim preprečujejo uporabo bližnjic na tipkovnici.
• Neuporaba funkcije arhiviranja: Uporabniki, ki ne uporabljajo mape Arhiv, lahko to bližnjico ocenijo kot neuporabno.

Če želite preprečiti arhiviranje elementov s tipko Backspace, morate storiti naslednje:

1. Popolnoma zaprite Outlook.
2. Pritisnite Windows + R odpreti pogovorno okno Zaženi.
3. tip regedit in pritisnite Enter, da odprete urejevalnik registra.
4. Pomaknite se do: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\pravilniki\Microsoft\office\16.0\outlook\možnosti
5. Z desno tipko miške kliknite v desnem podoknu in izberite Novo -> DWORD (32-bitni) Vrednost.
6. Poimenujte vrednost Onemogoči arhiv z enim klikom.
7. Dvokliknite novo vrednost in jo nastavite na 1.
8. klik OK in zaprite urejevalnik registra.
9. Restart Outlook.

Opomba: Ta popravek registra velja za Microsoft 365 Outlooka in ne deluje s trajnimi različicami.

3.2.4 Klik z desno miškino tipko za arhiviranje

Za arhiviranje z uporabo kontekstnega menija:

1. Z desno tipko miške kliknite e-pošto, ki jo želite arhivirati.
2. Izberite Arhiv iz pojavnega menija.
3. E-poštna sporočila bodo premaknjena v mapo Arhiv.

3.2.5 Povleci in spusti v arhivsko mapo

Za ročni nadzor nad arhiviranjem:

1. Poiščite Arhiv mapo v podoknu za krmarjenje.
2. Kliknite in pridržite e-poštno sporočilo, ki ga želite arhivirati.
3. Povlecite ga v mapo Arhiv in spustite.

3.3 Arhiviranje elementov po določenih kriterijih

Funkcija arhiviranja v Outlooku lahko privzeto čisti stare elemente samo po datumu. Če želite arhivirati vse elemente, ki izpolnjujejo določena merila, storite naslednje:

1. v Napredno iskanje dialog, kliknite Prebrskaj ... , da izberete mapo, v kateri želite najti elemente.
2. Določite iskalne kriterije.
3. klik Poiščite zdaj da bi našli vse elemente, ki ustrezajo kriterijem.
4. Izberite vse najdene predmete.
5. Z desno tipko miške kliknite izbrane elemente in kliknite Premakniin izberite mapo Arhiv kot tardobiti.
6. Vsi najdeni elementi bodo premaknjeni v mapo arhiva.

Primer 1: Arhivirajte vsa e-poštna sporočila, večja od 10 KB:

1. v Napredno iskanje pogovorno okno, kliknite Prebrskaj ... , da izberete mapo, v kateri želite najti elemente.
2. Kliknite Več možnosti tab
3. Kompleti Velikost (kilobajti) do več kot 10
4. klik Poiščite zdaj
   

Vzorec 2: Arhiviranje vseh potečenih e-poštnih sporočil:

1. v Napredno iskanje pogovorno okno, kliknite Prebrskaj ... , da izberete mapo, v kateri želite najti elemente.
2. Kliknite Napredni paket tab
3. In Določite več meril izberite, izberite Poteče od Vsa polja Mail.
4. Postavite pogoj, kot je npr. Jutri.
5. klik Dodaj na seznam
6. klik Poiščite zdaj

Vzorec 3: Arhiviranje vseh e-poštnih sporočil z oznako »zastavi dokončano«:

Vzorec 4: Arhiviranje vseh e-poštnih sporočil z določeno barvno kategorijo:

Vzorec 5: Arhiviranje vseh e-poštnih sporočil brez nadaljnjega odgovora:

zastava:

 

4. Ročno arhiviranje v zunanjo datoteko (orodje za čiščenje starih elementov)

4.1 Uporaba orodja za čiščenje starih predmetov

Če želite ročno arhivirati Outlookova e-poštna sporočila v Outlooku v datoteko PST:

1. Kliknite file tab.
2. klik Informacije, nato kliknite Orodja.
3. Izberite Očistite stare predmete.
   
4. Naš Arhiv Prikazalo se bo pogovorno okno.
5. Izberite Arhivirajte to mapo in vse podmape možnost.
6. Izberite mapo, ki jo želite arhivirati (npr. Prejeto). Če želite arhivirati vse elemente, izberite korensko mapo nabiralnika.
7. Pod Arhiviraj elemente, starejše od, vnesite datum. Elementi, starejši od tega datuma, bodo arhivirani.
8. Pod Arhivska datoteka, sprejmite privzeto lokacijo ali kliknite Brskanje , da izberete drugo lokacijo in ime datoteke.
9. Po želji preverite Vključi elemente s označeno možnostjo »Ne arhiviraj samodejno« če želite arhivirati elemente, ki so bili prej izključeni iz samodejnega arhiviranja.
10. klik OK do start arhiviranje.
    

Ko je postopek končan, se bo na levi plošči prikazal poštni predal Arhiv, ki vam bo omogočil dostop do arhiviranih e-poštnih sporočil.

4.2 Arhiviranje več map z različnimi obdobji hrambe.

Če želite arhivirati elemente v različnih mapah z različnimi obdobji hrambe, hkrati pa jih ohraniti v isti datoteki PST:

1. Odpri pogovorno okno Arhiv (file -> Informacije -> Orodja -> Očistite stare predmete).
2. Izberite prvo mapo (npr. Prejeto) in nastavite datum na 6 mesecev nazaj. Ne kliknite še V redu.
3. Izberite drugo mapo (npr. Poslano) in nastavite drug datum (npr. Pred enim letom). Ne kliknite še V redu.
4. Nadaljujte z izbiranjem map in po potrebi nastavljajte različne datume.
5. Prepričajte se, da vse mape uporabljajo isto pot do arhivske datoteke.
6. klik OK ko so vse mape konfigurirane.

5. Samodejno arhiviranje e-poštnih sporočil v Outlooku

5.1 Omogočanje samodejnega arhiviranja

Če želite omogočiti in konfigurirati samodejno arhiviranje v klasičnem Outlooku:

1. klik file -> možnosti.
2. Izberite Napredni paket tab.
3. Pod Samodejno arhiviranje kliknite na Nastavitve samodejnega arhiviranja gumb:
   
4. Prijava Zaženi samodejno arhiviranje vsakih N dni škatla.
5. Določite, kako pogosto želite, da se samodejno arhiviranje izvaja (npr. vsakih 14 dni).
6. Konfigurirajte dodatne nastavitve, kot sta lokacija arhiva in obdobje staranja. Te nastavitve bomo podrobneje razložili v naslednjem razdelku.
7. klik OK da shranite svoje nastavitve.
   

Samodejno arhiviranje se bo zdaj samodejno izvajalo glede na vaš konfiguriran urnik.

5.2 Razlaga nastavitev samodejnega arhiviranja

Razumevanje posameznih nastavitev samodejnega arhiviranja vam pomaga učinkovito nadzorovati postopek arhiviranja:

• Zaženi samodejno arhiviranje vsakih N dni: Nadzira urnik samodejnega arhiviranja. Če ga pogosto zaženete (npr. tedensko), obdelate manjše serije e-poštnih sporočil, kar je boljše kot arhiviranje tisočih elementov hkrati. Če želite samodejno arhiviranje popolnoma ustaviti, počistite to možnost.
• Poziv pred zagonom samodejnega arhiviranja: Če želite biti pred arhiviranjem obveščenitarts, omogočite to možnost. Prikazalo se bo obvestilo, ki vam bo omogočilo, da po potrebi prekličete operacijo.
• Izbriši potečene elemente (samo e-poštne mape): S tem se odstranijo sporočila s preteklim rokom veljavnosti. Upoštevajte, da se potečeni elementi razlikujejo od starih elementov – rok veljavnosti se nastavi ročno pri sestavljanju e-poštnih sporočil v razdelku možnosti zavihek. Bodite previdni s to nastavitvijo, saj elemente izbriše, namesto da bi jih arhiviral.
• Arhiviranje ali brisanje starih elementov: To glavno stikalo aktivira vašo konfiguracijo samodejnega arhiviranja po meri. Če želite uporabiti vgrajene privzete nastavitve Outlooka, ga pustite neoznačeno.
• Prikaži arhivsko mapo na seznamu map: Ko je omogočeno, se arhivske mape samodejno prikažejo v podoknu za krmarjenje. Brez tega boste morali ročno odpreti arhivsko datoteko PST vsakič, ko želite dostopati do arhiviranih elementov.
• Očistite predmete, starejše od: Določi mejno starost za arhiviranje. Elementi, starejši od tega praga, se premaknejo v arhivsko datoteko. Obseg je prilagodljiv – od 1 dneva do 60 mesecev, določen v dnevih, tednih ali mesecih.
• Premakni stare predmete v: Pove Outlooku, kam naj shrani arhivirane elemente. Privzeto ustvari datoteko archive.pst v mapi Dokumenti\Outlookove datoteke. Kliknite Brskanje , da izberete drugo lokacijo ali ime datoteke. Izbira te možnosti onemogoči spodnjo nastavitev trajnega brisanja.
• Trajno izbriši elemente: Namesto shranjevanja arhiviranih kopij ta nastavitev popolnoma izbriše stare elemente, ko dosežejo prag starosti. To nastavitev uporabljajte previdno – izbrisanih elementov ni mogoče obnoviti. Če to omogočite, onemogočite zgornjo možnost arhiviranja.
• Uporabite te nastavitve za vse mape zdaj: Ta gumb takoj uporabi vašo trenutno konfiguracijo v vseh mapah Outlooka. Če želite za posamezne mape nastaviti različna pravila, ta gumb preskočite – ta pravila lahko konfigurirate prek lastnosti posamezne mape.

5.3 Privzeta obdobja staranja za Outlookove mape

Outlook za različne vrste map uporablja različna privzeta obdobja staranja:

• Prejeto in osnutki: 6 mesecev
• Poslani elementi in izbrisani elementi: 2 mesecev
• Odpošlji: 3 mesecev
• Koledar, opravila, zapiski in dnevnik: 6 mesecev
• Kontakt: Privzeto se ne arhivira samodejno

Mape, ki jih ustvarite, podedujejo obdobje staranja podobnih privzetih map. Na primer, mape po meri za pošto imajo 6-mesečno obdobje staranja, tako kot mape »Prejeto«.

5.4 Kako se določi starost predmeta

Različne vrste Outlookovih elementov uporabljajo različna datumska merila za ugotavljanje, ali so dovolj stari za arhiviranje:

• E-poštna sporočila: Sistem preveri tako, kdaj ste sporočilo prejeli kot kdaj ste ga nazadnje spremenili, nato pa uporabi poznejši datum. Tudi preprosta dejanja, kot sta označevanje kot prebrano/neprebrano ali premikanje e-pošte, posodobijo časovni žig spremembe.
• Elementi koledarja: Za sestanke in dogovore je ustrezen datum tisti, ko steost nedavno urejeno in shranjeno vnos. Elementi s ponavljajočimi se vzorci so izvzeti iz samodejnega arhiviranja. Pomembno je, da se arhivirajo le pretekli dogodki – prihodnji sestanki ostanejo shranjeni ne glede na datum zadnje spremembe.
• Naloge: Tukaj sta pomembna dva datuma: datum dokončanja in datum zadnje spremembe. Upoštevanost določa novejši datum. Naloge, ki so še vedno prikazane kot nedokončane, se nikoli ne arhivirajo samodejno. Pri delegiranih nalogah se arhiviranje izvede šele, ko jih nekdo označi kot dokončane.
• Opombe: Datum, ko siost Nedavno urejeno in shranjeno določa, kdaj zapis postane primeren za arhiviranje.
• Vnosi v dnevnik: Bodisi prvotni datum nastanka bodisi most Velja datum nedavne spremembe, pri čemer ima prednost novejši datum.
• Kontakt: Funkcija samodejnega arhiviranja v celoti preskoči stike. Če morate arhivirati mapo Stiki, ročno uporabite orodje Počisti stare elemente.

5.5 Prilagajanje samodejnega arhiviranja za določene mape

Če želite konfigurirati nastavitve samodejnega arhiviranja po meri za določeno mapo:

1. Na seznamu map v podoknu za krmarjenje z desno tipko miške kliknite mapo, ki jo želite prilagoditi.
2. klik Nepremičnine.
3. Kliknite Samodejno arhiviranje tab.
4. Izberite Arhivirajte to mapo s temi nastavitvami.
5. Konfigurirajte obdobje staranja in druge možnosti, specifične za to mapo.
6. klik OK shranite nastavitve.

Opomba: Uporaba Trajno izbriši stare elemente možnost samodejnega odstranjevanja starih e-poštnih sporočil v Izbrisani predmeti in Vsiljena pošta mape po določenem obdobju hrambe.

5.6 Izključitev/vključitev elementov iz samodejnega arhiviranja

Včasih NE želite arhivirati nekaterih elementov, ki jih boste pogosto uporabljali. Spodaj so rešitve za 3 različne scenarije. Seveda lahko operacijo tudi razveljavite in vključite elemente iz samodejnega arhiviranja.

5.6.1 Izključitev enega elementa

1. Izberite določen element.
2. Pritisnite Alt + Enter ključi.
3. A Nepremičnine prikazalo se bo pogovorno okno.
4. Prijava Ne arhiviraj tega elementa samodejno možnost.

5.6.2 Izključitev več elementov

1. 1. Pojdi na Poglej tab
   2. klik Ogled nastavitev
   3. v Napredne nastavitve pogleda pogovorno okno, kliknite Stolpci:
   4. Naš Prikaži stolpce Prikazalo se bo pogovorno okno. Za dodajanje sledite spodnjim korakom Ne arhiviraj samodejno stolpec:
      • Izberite Vsa polja Mail.
      • Izberite Ne arhiviraj samodejno v razpoložljivih stolpcih.
      • klik Dodaj
      • Če želite spremeniti njegov vrstni red, ga izberite in uporabite Premakni navzgor or Premik navzdol.
      • klik OK
   5. Po kliku OK, vrnili se boste k Napredne nastavitve pogleda pogovorno okno, kjer morate klikniti druge nastavitve.
   6. v druge nastavitve pogovornem oknu preverite Dovoli urejanje v celici možnost.
   7. Kliknite na serijo OK da shranite spremembe in se vrnete v glavno okno Outlooka. Če želite iz samodejnega arhiviranja izključiti določene elemente, preprosto označite Ne arhiviraj samodejno stolpec zanje:

5.6.3 Izključitev mape

1. Z desno tipko miške kliknite mapo v podoknu za krmarjenje.
2. Izberite Nepremičnine.
3. Kliknite Samodejno arhiviranje tab.
4. Izberite Ne arhiviraj elementov v tej mapi.
5. klik OK.

6. Samodejno arhiviranje e-poštnih sporočil v Outlooku s pravili

Pravila Outlooka omogočajo samodejno arhiviranje e-poštnih sporočil določenih pošiljateljev ali tistih, ki ustrezajo določenim merilom. Če želite ustvariti pravilo arhiviranja:

1. Z desno tipko miške kliknite e-pošto, ki jo želite arhivirati.
2. klik Pravila -> Ustvari pravilo v pojavnem meniju.
3. Naš Ustvari pravilo Prikazalo se bo pogovorno okno.
4. v Ko prejmem e-pošto z vsemi izbranimi pogoji razdelku določite pogoj pravila, na primer od, Zadeva vsebujeali PoslanoZa bolj zapletene pogoje kliknite Napredne možnosti v spodnjem desnem kotu.
5. v Naredite naslednje izberite, izberite Premakni element v mapo: in določite mapo Arhiv s klikom na Izberi mapo … .
6. klik OK da shranite pravilo.

Outlook bo zdaj samodejno premaknil vsa e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo pogoje, v mapo Arhiv.

7. Arhiviranje glede na datum prejema

Privzeto Outlook AutoArchive uporablja datum spremembe ali datum prejema, kar je pozneje. Če želite, da Outlook arhivira e-pošto izključno na podlagi datuma prejema (brez sprememb), morate spremeniti register sistema Windows:

1. Popolnoma zaprite Outlook.
2. Odprite urejevalnik registra.
3. Pomaknite se do: HKEY_CURRENT_USER\Programska oprema\Microsoft\Office\ \Nastavitve.
4. Z desno tipko miške kliknite Preferences in izberite Novo -> DWORD (32-bitni) Vrednost.
5. Poimenujte novo vrednost ArhivirajPrezriZadnjiČasSpremembe.
6. Z desno tipko miške kliknite novo ustvarjeno vrednost in kliknite spreminjanje.
7. Nastavite vrednost na 1 in kliknite OK.
8. Zaprite urejevalnik registra in ponovnotart Outlook.

Po teh spremembah bo Outlook arhiviral e-poštna sporočila glede na datum prejema namesto na datum spremembe.

8. Napredno: Samodejno arhiviranje z VBA

Če potrebujete naprednejši nadzor nad samodejno arhiviranje, lahko uporabite makre Outlook VBA. Spodaj je nekaj primerov scenarijev:

• Samodejno arhiviranje dokončanih opravil v Outlooku
• Arhiviranje e-poštnih sporočil, večjih od določene velikosti
• Samodejno arhiviranje starih e-poštnih sporočil, večjih od določene velikosti
• Samodejno razvrščanje in arhiviranje e-poštnih sporočil po mesecih
• Samodejno razvrščanje in arhiviranje dohodnih e-poštnih sporočil po imenu pošiljatelja
• Samodejno arhiviranje zavrnjenih sestankov v določen koledar
• Samodejno arhiviraj najstarejše e-poštno sporočilo, ko prejmeš novo e-pošto
• Samodejno arhiviranje dohodnih e-poštnih sporočil brez zastavic za nadaljnje ukrepanje
• Samodejno arhiviranje starih elementov, ko je v mapi »Prejeto« preveč elementov
• Arhiviraj vse zamujene sestanke in opravila
• Arhiviraj vsa potekla e-poštna sporočila
• Samodejno arhivirajte označeno e-pošto, potem ko jo označite kot dokončano
• Samodejno arhiviranje potečenih elementov, ko je Outlookova datoteka večja od določene velikosti
• Arhiviraj vse prebrane elemente RSS
• Arhiviranje prebranih e-poštnih sporočil v različne mape glede na pošiljatelje
• Paketno onemogočite možnost »Samodejno arhiviranje« za vse mape Outlook
• Paketna uporaba iste nastavitve »Samodejno arhiviranje« za vse mape Outlook
• Paketno omogočanje možnosti »Ne arhiviraj tega elementa samodejno« za več e-poštnih sporočil v Outlooku
• Paketno onemogočanje možnosti »Samodejno arhiviranje« za vse ponavljajoče se elemente koledarja

9. Spletni arhiv strežnika Exchange

Spletni arhiv strežnika Exchange Server (imenovan tudi arhiviranje na mestu) je funkcija arhiviranja na ravni podjetja za Microsoft 365, ki uporabnikom zagotavlja dodaten prostor za shranjevanje v nabiralnikih z arhiviranjem starih e-poštnih sporočil v arhivske nabiralnike. Za razliko od metod arhiviranja na strani odjemalca to funkcijo v celoti upravljajo skrbniki in deluje na strežniku.

9.1 Zahteve za nastavitev skrbnika

Samo skrbniki lahko omogočijo ali onemogočijo spletni arhiv strežnika Exchange Server. Za konfiguracijo arhivskih nabiralnikov morajo skrbniki:

• Dodelitev vloge prejemnikov pošte v storitvi Exchange Online
• Dostop do skrbniškega središča za Exchange (EAC)
• Imeti ustrezne licence za Microsoft 365 za uporabnike

9.2 Kako skrbniki omogočijo arhivske poštne nabiralnike

Skrbniki lahko omogočijo arhivske poštne nabiralnike prek skrbniškega središča za Exchange:

1. Prijavite se v skrbniško središče za Exchange (EAC) in se pomaknite do Prejemniki -> Nabiralniki.
2. Izberite uporabnika, za katerega želite omogočiti arhiviranje poštnega nabiralnika.
3. V pojavnem podoknu izberite Drugo, in pod Arhiv poštnih nabiralnikovtako, da izberete Upravljanje arhiva poštnega nabiralnika.
4. Vklopite Arhiv poštnih nabiralnikov, nato kliknite Prihranek.

Stanje arhivskega poštnega nabiralnika bo prikazano kot Aktivno za izbranega uporabnika.

9.3 Samodejno omogočanje arhivskih nabiralnikov

Skrbniki lahko s PowerShellom samodejno omogočijo arhivske nabiralnike, ko primarni nabiralnik doseže 90 % svoje kvote:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Postopno opuščanje arhivskih poštnih nabiralnikov

Če želite iz različnih razlogov, na primer zaradi omejenega prostora, postopoma opustiti arhivske poštne nabiralnike, lahko storite naslednje:

1. Izvozite arhivske poštne nabiralnike.
2. Onemogoči arhiv.

9.5 Vpliv na druge funkcije arhiva

Ko je za uporabnika omogočen spletni arhiv strežnika Exchange Server:

• Orodji za samodejno arhiviranje in čiščenje starih elementov v klasičnem Outlooku nista več na voljo
• Gumb Arhiviraj v Outlooku še naprej deluje normalno
• Pravilniki o hranjenju, dodeljeni nabiralnikom Exchange Online, nadzorujejo delovanje arhiviranja

Opomba: Ta funkcija ni na voljo v storitvah Microsoft 365 Government Clouds, Microsoft 365, ki ga upravlja 21Vianet, ali Microsoft 365 Germany.

10. Iskanje in upravljanje arhiviranih e-poštnih sporočil v Outlooku

10.1 Iskanje arhivske mape in datoteke

Če želite najti arhivirana e-poštna sporočila:

• Arhivska mapa: Vgrajena mapa Arhiv se prikaže na seznamu map v podoknu za krmarjenje. Izberite Poglej -> Podokno mape -> Normal za prikaz seznama map, če je skrit.
• Poštni predal arhiva (datoteka PST): Ko uporabljate samodejno arhiviranje ali orodje za čiščenje starih elementov, se nabiralnik arhiva prikaže kot ločen element na seznamu map, če ste izbrali možnost Prikaži arhivsko mapo na seznamu map v nastavitvah samodejnega arhiviranja.

Če se poštni predal Arhiv ne prikaže, ga lahko ročno odprete tako, da:

1. Pojdi na file -> Možnosti -> Napredno 
2. Pod Samodejno arhiviranje kliknite na Nastavitve samodejnega arhiviranja .
3. Celotno pot do arhivske datoteke PST najdete na Premaknite stare predmete v.
4. klik file -> Odpri in izvozi -> Odprite Outlookovo podatkovno datoteko in izberite svojo arhivsko datoteko PST prek njene celotne poti.
   

10.2 Premikanje arhivske datoteke

1. Zaprite arhivsko datoteko PST v Outlooku.
2. Premaknite datoteko na novo lokacijo.
3. Ponovno ga odprite v Outlooku.
4. Spremeni pot v file -> Možnosti -> Napredno -> Samodejno arhiviranje -> Nastavitve samodejnega arhiviranja -> Premakni stare elemente v

10.3 Iskanje arhiviranih e-poštnih sporočil

Če želite iskati arhivirana e-poštna sporočila v mapi Arhiv:

1. Ko v iskalno polje na vrhu programa Outlook vnesete iskalni izraz, se privzeto preiščejo vse mape v nabiralniku, vključno z arhiviranimi elementi.
2. Če želite iskanje omejiti samo na mapo Arhiv, najprej izberite Arhiv mapo v podoknu za krmarjenje.
3. Nato v iskalno polje vnesite iskalni izraz.
4. Rezultati iskanja bodo prikazali samo elemente iz mape Arhiv.

Če želite iskati arhivirana e-poštna sporočila v arhivski datoteki:

1. V levi plošči kliknite Arhivska datoteka.
2. Kliknite iskalno polje na sredini.
3. Prikazal se bo zavihek Iskanje.
4. Kliknite Iskalnik tab
5. klik Orodja za iskanje -> Napredno iskanje …
   
   
6. Naš Napredno iskanje Prikazalo se bo pogovorno okno.
7. Kliknite Prebrskaj ... .
8. v Izberite mapo(-e) pogovorno okno, preverite arhivsko datoteko
9. Prijava Iščite v podmapah
10. klik OK
11. Outlook bo natotariskanje v arhivski datoteki, vključno z vsemi njenimi podmapami:
    

10.4 Obnavljanje arhiviranih e-poštnih sporočil v mapi »Prejeto«

Če želite arhivirana e-poštna sporočila premakniti nazaj v mapo »Prejeto«:

1. Pomaknite se do mape Arhiv ali nabiralnika Arhiv.
2. Izberite e-poštno sporočilo ali e-poštna sporočila, ki jih želite obnoviti.
3. Povlecite in spustite e-poštna sporočila v mapo »Prejeto« ali kliknite z desno tipko miške in izberite Premakni -> Prejeto.

E-poštna sporočila bodo premaknjena nazaj v mapo »Prejeto« in odstranjena iz arhiva.

11. Omejitve velikosti arhivskih datotek in upravljanje z njimi

11.1 Privzete omejitve velikosti datotek PST

Datoteka Outlook PST ima privzeto omejitev velikosti:

• Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 in 2013: 50 GB
• Outlook 2010 in starejše različice: 20 GB

Ko se arhivska datoteka PST približa tej omejitvi ali jo doseže, lahko Outlook preneha arhivirati nove elemente ali pa se obnaša nepredvidljivo.

11.2 Upravljanje velikih arhivskih datotek

Ko se vaša arhivska datoteka približa omejitvi velikosti, razmislite o teh možnostih:

• Ustvarjanje novih arhivskih datotek: Ustvarite novo arhivsko datoteko PST in stararhiviranje e-poštnih sporočil v Outlooku vanj. Vzdržujete lahko več arhivskih datotek, organiziranih po letih ali projektih.
• Brisanje neuporabnih predmetov: Preglejte arhivirana e-poštna sporočila in trajno izbrišite elemente, ki jih ne potrebujete več, nato stisnite arhivsko datoteko.

11.3 Povečanje omejitve velikosti datoteke PST (ni priporočljivo)

Čeprav lahko privzeto omejitev 50 GB povečate na 100 GB s spremembami v registru, to ni priporočljivo. Velike datoteke PST bodo upočasnile Outlook in povečale tveganje za poškodbe. Če morate omejitev povečati, lahko sledite ta vodnik .

Namesto povečanja omejitve velikosti razmislite o ustvarjanju novih arhivskih datotek ali uporabi spletnega arhiva.

12. Odpravljanje težav z arhivom Outlooka

12.1 Samodejno arhiviranje ni na voljo

Če možnosti samodejnega arhiviranja niso na voljo ali so sive, je vzrok lahko naslednji:

• Omogočen spletni arhiv strežnika Exchange: Če vaša organizacija omogoča spletno arhiviranje strežnika Exchange Server, je samodejno arhiviranje samodejno onemogočeno. Spletno arhiviranje služi kot nadomestilo za samodejno arhiviranje na ravni podjetja. Za uporabo spletnega arhiviranja se obrnite na skrbnika.
• Funkcija, ki jo je onemogočil skrbnik: Vaš skrbnik omrežja je morda onemogočil samodejno arhiviranje prek pravilnika skupine ali pravilnikov o hranjenju, ki preglasijo funkcionalnost samodejnega arhiviranja. Za pravilnike o upravljanju e-pošte v vaši organizaciji se obrnite na skrbnika sistema.
• Nove omejitve programa Outlook: Novi Outlook ne podpira samoarhiviranja in orodja za čiščenje starih elementov. Za dostop do teh funkcij uporabite klasični Outlook.

12.2 Samodejno arhiviranje se ne izvaja

Če se je samodejno arhiviranje ustavilo, preverite naslednje:

• Preverjanje nastavitev samodejnega arhiviranja: Odpri nastavitve samodejnega arhiviranja (file -> možnosti -> Napredni paket -> Nastavitve samodejnega arhiviranja) in preverite, ali je vaša konfiguracija pravilna.
• Potrditveno polje Zaženi samodejno arhiviranje: Zagotovite Zaženi samodejno arhiviranje vsakih N dni možnost je označena. Če ni označena, se samodejno arhiviranje ne bo zagnalo samodejno.

12.3 Določeni elementi, ki se ne arhivirajo

Če nekatere postavke niso arhivirane, so lahko razlogi za to:

• Datum spremembe je prenedavno: Outlook privzeto uporabi datum prejema ali datum spremembe, kar je pozneje. Če ste pred kratkim spremenili e-pošto, ne bo arhivirana, dokler ne mine drugo obdobje staranja.
• »Ne arhiviraj samodejno« Lastnost omogočena: Elementi imajo morda omogočeno lastnost »Ne arhiviraj tega elementa samodejno«.
  • Če želite označiti en element, ga dvokliknite, da ga odprete v novem oknu, nato pa kliknite file -> Nepremičninein preverite Ne arhiviraj tega elementa samodejno možnost.
  • Če želite hkrati preveriti več elementov, v nastavitve pogleda dodajte stolpec »Ne arhiviraj samodejno« in nato povečajte širino seznama e-pošte, da se bo ta stolpec prikazal.

12.4 Arhivska mapa se ne prikazuje

Če Arhivske mape (Datoteka arhivskega nabiralnika) se ne prikaže v levi plošči Outlooka. Poskusite te rešitve:

• Omogočanje prikaza arhivske mape: Odprite nastavitve samodejnega arhiviranja in se prepričajte, da Prikaži arhivsko mapo na seznamu map preveri.
• Ročno dodajanje arhivske datoteke: Če se arhivski poštni predal še vedno ne prikaže, ga odprite ročno s klikom file -> Odpri in izvozi -> Odprite Outlookovo podatkovno datoteko in izberete svojo arhivsko datoteko PST.
• Posodabljanje Outlooka: Za račune Microsoft 365, Exchange, Exchange Online in Outlook.com bi morala mapa »Arhiv« obstajati privzeto. Če je ne vidite v programu Outlook 2016 ali Outlooku za Microsoft 365, pojdite na file -> Pisarniški račun -> Posodobi možnosti -> Posodobi Zdaj.

12.5 Arhivska datoteka PST je poškodovana

Če je arhivska datoteka PST poškodovana, Outlook ne more vanjo premakniti novih e-poštnih sporočil. Datoteko PST lahko popravite tako, da:

• Uporaba orodja za popravilo mape »Prejeto« (scanpst.exe)
• Uporaba orodij za obnovitev drugih ponudnikov

Prosimo, glejte naš popoln vodnik o zgornjih metodah, kot tudi o drugih metodah popravil.

13. Najboljše prakse za arhiviranje e-pošte

13.1 Katera e-poštna sporočila arhivirati

Nekatere vrste e-poštnih sporočil je treba arhivirati in ne izbrisati, da se ohranijo pomembni zapisi:

• Finančni zapisi: Arhivirajte e-poštna sporočila, ki vsebujejo bančne izpiske, račune, potrdila in davčne podatke, za poznejšo uporabo in namene načrtovanja proračuna.
• Delovni pogovori: Pomembne razprave, odločitve, podrobnosti projektov in dokumente, povezane z delom, hranite za referenco ali pregled uspešnosti.
• Potrdila in potrdila: Shranite potrditve nakupov, rezervacije, naročnine na storitve in račune za naročila za primer težav.
• Pravni dokumenti: Arhivirajte e-poštna sporočila, ki vsebujejo pogodbe, sporazume, pravna sporočila ali katero koli korespondenco, ki služi kot pravni zapisi.
• Datoteke projekta: Za poznejšo uporabo shranite e-poštna sporočila, povezana s tekočimi ali zaključenimi projekti, vključno z razpravami, osnutki, povratnimi informacijami in predlogi.
• Osebni mejniki: E-poštna sporočila, ki označujejo pomembne življenjske dogodke, kot so ponudbe za delo, pisma o sprejemu in karierni dosežki, hranite zaradi čustvene vrednosti.
• Potni dokumenti: Arhiviranje vstopnic, rezervacij hotelov in potovalnega načrtararki lahko služijo kot pravni zapisi o vaši potovalni zgodovini.

13.2 Vodnik za odločanje o arhiviranju in brisanju

Pri odločanju o arhiviranju ali brisanju e-pošte upoštevajte njeno prihodnjo vrednost. Arhivirajte sporočila, ki jih boste morda potrebovali pozneje za referenco, skladnost s predpisi ali vodenje evidenc. Izbrišite e-pošto, ki ni pomembna ali je ne potrebujete več, kot so zastarele novice, neželena pošta ali sporočila s časovnim zamikom.rarobvestila y. Če niste prepričani, ga arhivirajte – vedno ga lahko pozneje izbrišete, vendar trajno izbrisanih e-poštnih sporočil ne morete obnoviti.

13.3 Redno vzdrževanje arhiva

Redno vzdržujte svoj arhiv tako, da občasno pregledujete arhivirane elemente in brišete tiste, ki jih ne potrebujete več. S tem preprečite, da bi vaš arhiv postal tako natrpan kot vaša mapa »Prejeto«, in ohranite obvladljive velikosti datotek. Načrtujte četrtletne ali letne preglede arhiva, da zagotovite, da vsebuje le dragocene informacije.

13.4 Varnostno kopiranje arhivskih datotek

Zaščitite svoja arhivirana e-poštna sporočila z ustvarjanjem varnostnih kopij:

• Lokalne varnostne kopije: Kopirajte arhivsko datoteko PST na zunanji trdi disk ali pogon USB. Varnostno kopijo shranite na varno mesto, ločeno od računalnika.
• Varnostno kopiranje shrambe v oblaku: Naložite svojo arhivsko datoteko PST v storitve shranjevanja v oblaku, kot so OneDrive, Dropbox ali Google Drive, za varnostno kopiranje zunaj spletnega mesta in zaščito pred okvaro strojne opreme.

Ne pozabite, da arhivske datoteke niso isto kot varnostne kopije. Vedno hranite ločene varnostne kopije arhivske datoteke PST.

13.5 Optimalna pogostost samodejnega arhiviranja

Nastavite samodejno arhiviranje tako, da se izvaja dovolj pogosto, da preprečite velike zaostanke, vendar ne tako pogosto, da bi to vplivalo na zmogljivost. Za most Za uporabnike je zagon samodejnega arhiviranja vsakih 14 dni učinkovit. Če dnevno prejemate veliko količino e-pošte, razmislite o nastavitvi tedenskega izvajanja. Pogosto arhiviranje manjših paketov je boljše kot obdelava tisočev elementov hkrati, kar lahko upočasni vaš računalnik.

14. Pomembna dejstva o arhivu Outlooka

14.1 Oblika datoteke PST

Oblika datoteke PST (osebna trgovina) je vrsta podatkovne datoteke programa Outlook, ki se uporablja za shranjevanje e-poštnih sporočil, elementov koledarja, stikov in drugih Outlookovih podatkov lokalno v računalniku. Datoteke PST je mogoče odpreti v Outlooku in jih premikati med računalniki. So ločene od vašega nabiralnika in shranjene na mestu, ki ga določite, običajno v C:\Uporabniki\VašeUporabniškoIme\Dokumenti\Outlookove datoteke\.

14.2 Arhiviranje v primerjavi z izvozom

Arhiviranje in izvoz sta različna postopka. Arhiviranje premakne elemente z njihove prvotne lokacije v arhivsko datoteko, jih odstrani iz glavne datoteke PST in sprosti prostor. Izvoz ustvari kopijo izbranih elementov, vendar jih ne odstrani z njihove prvotne lokacije ali zmanjša velikosti nabiralnika. Arhiviranje uporabite za upravljanje velikosti nabiralnika, izvoz pa za ustvarjanje varnostnih kopij.

14.3 Arhiviranje v primerjavi z varnostnim kopiranjem

Arhivska datoteka ni isto kot varnostna kopija. Arhivi so namenjeni dolgoročnemu shranjevanju starih elementov, do katerih ne potrebujete rednega dostopa. Varnostne kopije so podvojene kopije podatkov, shranjene ločeno za obnovo po nesreči. Če želite varnostno kopirati arhivirana e-poštna sporočila, naredite kopijo arhivske datoteke PST in jo shranite na varno mesto, kot je OneDrive, Dropbox ali zunanji pogon.

Oglejte si naš obsežen vodnik o kako varnostno kopirati Outlookova e-poštna sporočila.

14.4 Stiki, ki niso samodejno arhivirani

Outlook privzeto ne arhivira stikov samodejno. Medtem ko samodejno arhiviranje obdeluje e-poštne mape, koledarje, opravila, zapiske in dnevnike, je mapa Stiki izključena. Vendar pa lahko mapo Stiki po potrebi ročno arhivirate z orodjem Počisti stare elemente.

15. Pogosto zastavljena vprašanja

V: Kako arhiviram e-pošto v Outlooku?

A: Če želite arhivirati e-poštna sporočila v Outlooku, izberite e-pošto ali e-poštna sporočila, ki jih želite arhivirati, in v orodni vrstici kliknite gumb Arhiviraj. Lahko pa tudi kliknete z desno tipko miške in v kontekstnem meniju izberete Arhiviraj, pritisnete tipko Backspace ali povlečete e-poštna sporočila v mapo Arhiv. Za samodejno arhiviranje nastavite samodejno arhiviranje ali uporabite pravila za arhiviranje e-poštnih sporočil določenih pošiljateljev.

V: Kako arhiviram na tisoče e-poštnih sporočil v Outlooku?

A: Če želite arhivirati velike količine e-poštnih sporočil, uporabite samodejno arhiviranje za načrtovanje rednega arhiviranja starih sporočil ali pa uporabite orodje za čiščenje starih elementov za ročno arhiviranje e-poštnih sporočil, starejših od določenega datuma. E-poštna sporočila lahko izvozite tudi v datoteko PST tako, da odprete Datoteka -> Odpri in izvozi -> Uvozi/izvozi -> Izvozi v datoteko in izberete Outlookovo podatkovno datoteko (.pst). Ti načini učinkovito upravljajo množična sporočila brez potrebe po ročnem razvrščanju.

V: Ali arhiviranje e-poštnih sporočil sprosti prostor v Outlooku?

A: Odvisno od načina arhiviranja. Če uporabite gumb Arhiviraj, se arhivirana e-poštna sporočila premaknejo v vgrajeno mapo Arhiv, ki je še vedno v vašem primarnem nabiralniku, zato ne boste sprostili prostora. Vendar pa uporaba samodejnega arhiviranja ali orodja za čiščenje starih elementov za premikanje e-poštnih sporočil v ločeno arhivsko datoteko sprosti prostor v primarnem nabiralniku. Spletno arhiviranje sprosti tudi prostor v vašem primarnem nabiralniku, tako da e-poštna sporočila premakne v ločen nabiralnik na strani strežnika.

V: Kako najdem arhivirana e-poštna sporočila v Outlooku?

A: Če želite najti arhivirana e-poštna sporočila, se pomaknite do mape Arhiv na seznamu map ali do nabiralnika Arhiv, če uporabljate samodejno arhiviranje. Z iskalno vrstico na vrhu Outlooka lahko poiščete določena e-poštna sporočila po pošiljatelju, zadevi, datumu ali ključnih besedah. Outlook privzeto išče po vseh mapah, vključno z arhiviranimi elementi. Če želite iskanje omejiti samo na arhivirana e-poštna sporočila, pred iskanjem izberite mapo Arhiv.

V: Ali je bolje arhivirati ali izbrisati e-pošto v Outlooku?

A: Arhivirajte e-poštna sporočila, ki jih boste morda kasneje potrebovali za referenco, skladnost s predpisi ali vodenje evidenc. Izbrišite e-poštna sporočila, ki niso pomembna ali jih ne potrebujete več. Če obstaja možnost, da se boste na e-poštno sporočilo v prihodnosti morali sklicevati, ga arhivirajte, namesto da ga izbrišete. Arhivirana e-poštna sporočila so še vedno dostopna za iskanje in jih je mogoče kadar koli obnoviti, medtem ko izbrisana e-poštna sporočila sčasoma trajno izginejo.

V: Ali lahko samodejno arhiviram e-pošto v Outlooku?

O: Da, samodejno arhiviranje vam omogoča nastavitev urnikov za arhiviranje e-poštnih sporočil glede na starost, mapo ali druga merila. To ohranja vašo mapo »Prejeto« organizirano brez ročnega posredovanja. Ustvarite lahko tudi pravila za Outlook, s katerimi e-poštna sporočila, ki izpolnjujejo določene pogoje, samodejno premaknete v mapo »Arhiv«. Upoštevajte, da je samodejno arhiviranje na voljo samo v klasičnem Outlooku, ne pa v novem Outlooku ali spletni različici.

V: Ali bo arhiviranje vplivalo na rezultate iskanja po e-pošti?

A: Ne, arhivirana e-poštna sporočila so še vedno na voljo za iskanje v Outlooku. Ko iščete v Outlooku, se privzeto preiščejo vse mape v vašem nabiralniku, vključno z mapo »Arhiv« in nabiralnikom »Arhiv«. Arhivirana e-poštna sporočila lahko najdete prav tako enostavno kot e-poštna sporočila v nabiralniku.

V: Kako spremeniti tarpridobiti lokacijo arhiva?

A: Za račune Microsoft 365, Exchange, Exchange Online ali Outlook.com ne morete spremeniti lokacije vgrajene mape Arhiv – to je privzeta sistemska mapa, ki je ni mogoče preimenovati, premakniti ali izbrisati. Za račune POP in IMAP lahko spremenite lokacijo mape Arhiv tako, da izberete Datoteka -> Nastavitve nabiralnika -> Orodja -> Nastavi mapo za arhiv. Ko uporabljate samodejno arhiviranje ali čiščenje starih elementov, lahko določite, kam naj se shrani datoteka arhiva PST, tako da v nastavitvah arhiva kliknete Prebrskaj.

V: Kakšna je povezava med samodejnim arhiviranjem in spletnim arhiviranjem strežnika Exchange Server?

A: Samodejno arhiviranje je starejša funkcija programa Outlook, ki samodejno premakne stara e-poštna sporočila v lokalno datoteko PST. To pomeni, da so sporočila odstranjena s strežnika in jih je težje najti z iskanjem. Če trdi disk, ki vsebuje datoteko samodejnega arhiviranja PST, postane neuporaben, se ta sporočila ...ostExchange Server Online Archive je zamenjava za samodejno arhiviranje na ravni podjetja, ki shranjuje arhivirana e-poštna sporočila na strežniku in omogoča dostop do njih iz katere koli naprave. Samodejno arhiviranje lahko še vedno uporabljate, če nimate storitve Exchange Server Online Archive in vaš IT oddelek ni onemogočil te funkcije.

V: Kaj pa, če se moja datoteka PST za samodejno arhiviranje poškoduje ali se ne odpre?

A: Če je vaša datoteka PST za samodejno arhiviranje poškodovana in je Outlook ne more odpreti, lahko uporabite specializiran Orodje za popravilo Outlook PST Če želite obnoviti arhivirana e-poštna sporočila in druge podatke. Preden poskusite obnoviti, vedno ustvarite varnostno kopijo poškodovane arhivske datoteke. Da bi preprečili težave v prihodnosti, redno preverjajte, ali je mogoče arhivske datoteke odpreti, in po možnosti razmislite o prenosu pomembnih arhivov v spletni arhiv strežnika Exchange Server.

V: Kako onemogočim arhiviranje s tipko Backspace?

A: Če želite preprečiti arhiviranje elementov s tipko Backspace, morate dodati vnos v register. Pomaknite se do HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (ali poti OCT), ustvarite vrednost DWORD z imenom DisableOneClickArchive in jo nastavite na 1. Ta popravek registra velja za Microsoft 365 Outlooka in ne deluje s trajnimi različicami. Preden izvedete spremembe, vedno varnostno kopirajte register.

V: Kako onemogočiti samodejno arhiviranje ponavljajočih se elementov koledarja

A: Te elemente lahko izključite na 3 načine:

1. Izključi celotno mapo Koledar.
2. Izključitev posameznega elementa koledarja.
3. Izključite več elementov koledarja.

Več podrobnosti lahko dobite v ta oddelek.

16. Zaključek

16.1 Primerjava arhivskih metod

Razumevanje razlik med metodami arhiviranja vam pomaga izbrati pravi pristop za vaše potrebe:

Metoda	Cilj arhiva	Odjemalec/strežnik	Nov Outlook	Klasični Outlook	Web	Kdaj uporabiti	Vpliv na velikost nabiralnika
Ročno arhiviranje (gumb Arhiv)	Vgrajena arhivska mapa	Delovanje na strani odjemalca	Da	Da	Da	Hitra organizacija mape »Prejeto« brez zmanjšanja prostora za shranjevanje	Brez zmanjšanja – e-poštna sporočila ostanejo v nabiralniku
Ročno arhiviranje (čiščenje)	Lokalna datoteka PST	Delovanje na strani odjemalca	Ne	Da	Ne	Enkratno arhiviranje za sprostitev prostora v nabiralniku	Znatno zmanjša velikost poštnega nabiralnika
Samodejni arhiv	Lokalna datoteka PST	Delovanje na strani odjemalca	Ne	Da	Ne	Samodejno upravljanje poštnega nabiralnika	Sčasoma zmanjša velikost poštnega nabiralnika
Spletni arhiv strežnika Exchange	Ločen poštni predal strežnika	Delovanje na strani strežnika	Da	Da	Da	Poslovni uporabniki z velikimi poštnimi predali	Zmanjša velikost primarnega poštnega nabiralnika

Opomba: Če želite zmanjšati velikost poštnega nabiralnika, morate stisnite ga po arhiviranju starih e-poštnih sporočil.

16.2 Vzdrževanje čistega nabiralnika

Arhiviranje je le del učinkovitega upravljanja e-pošte. Razvijte dosledno rutino za obdelavo e-poštnih sporočil, arhivirajte ali izbrišite e-poštna sporočila takoj po obdelavi in ​​redno pregledujte arhiv, da odstranite elemente, ki jih ne potrebujete več. Z izvajanjem teh praks skupaj z ustreznimi nastavitvami arhiviranja boste ohranili čisto in učinkovito mapo »Prejeto«, ki vam bo pomagala ostati produktivni in osredotočeni na pomembna sporočila.

Reference

• Uradni dokument Microsofta: Ročno arhiviranje elementov
• Uradni dokument Microsofta: Arhiv v Outlooku za Windows
• Uradni dokument Microsofta: Samodejno arhiviranje starejših elementov
• Uradni dokument Microsofta: Razlaga nastavitev samodejnega arhiviranja
• Uradni dokument Microsofta: Omogočanje arhivskih poštnih nabiralnikov za Microsoft 365

---

O Author

Xiu Xing je izkušen strokovnjak za IT z več kot 8 leti izkušenj na področju e-poštnih sistemov v podjetjih in odpravljanja težav z Microsoft Officeom. Pomagal je tisočim uporabnikom rešiti kompleksne težave z Outlookom v različnih poslovnih okoljih.

Xiu je specializiran za migracije e-poštnih sistemov, obnovitev podatkov in optimizacijo programske opreme za produktivnost. Njegove praktične izkušnje vključujejo upravljanje uvajanja strežnika Exchange Server, odpravljanje težav s povezljivostjo MAPI in izvajanje robustnih strategij varnostnega kopiranja za kritične e-poštne sisteme.

Xiu si s svojim tehničnim pisanjem prizadeva, da bi kompleksne IT-rešitve postale dostopne vsakodnevnim uporabnikom. Nenehno je na tekočem z najnovejšim razvojem storitev Office 365 in Exchange Online ter novimi tehnologijami e-pošte. Ko ne rešuje e-poštnih skrivnosti, Xiu rad deli praktične tehnične nasvete, ki ljudem pomagajo pri učinkovitejšem delu.

Imate vprašanja o tem priročniku ali potrebujete dodatno pomoč pri težavah z Outlookom? Xiu vas vabi. povratne informacije in predlogi za izboljšanje teh virov za odpravljanje težav.