Ako archivovať e-maily v programe Outlook: Kompletný sprievodca [2026]

Archivácia e-mailov v programe Outlook je proces presúvania e-mailov z vašej primárnej schránky doručenej pošty do určeného úložiska, aby bola vaša schránka usporiadaná a spravovateľná. Na rozdiel od mazania e-mailov ich archivácia uchováva pre budúce použitie a zároveň uvoľňuje váš aktívny pracovný priestor. V tejto príručke vám ukážeme, ako archivovať e-maily v programe Outlook rôznymi metódami.

1.2 Prečo archivovať e-maily v programe Outlook?

Archivácia e-mailov ponúka niekoľko dôležitých výhod:

Udržiava organizáciu: Udržiava vašu doručenú poštu čistú a zameranú na aktuálne e-maily bez trvalej straty starších správ.
Zlepšuje výkon: Znižuje neporiadok v doručenej pošte, vďaka čomu je Outlook rýchlejší a responzívnejší.
Zachováva dôležité informácie: Zachováva prístup k e-mailom, ktoré by ste mohli potrebovať na účely referencie, dodržiavania predpisov alebo vedenia záznamov.
Spravuje úložisko: V závislosti od metódy archivácie môžete uvoľniť miesto v poštovej schránke a zároveň zostať v rámci limitov úložiska.
Uľahčuje vyhľadávanie: Archivované e-maily zostávajú vyhľadávateľné, čo vám umožňuje nájsť ich v prípade potreby.

2. Pochopenie rôznych metód archivácie v programe Outlook

Program Outlook poskytuje štyri odlišné metódy archivácie e-mailov, pričom každá je navrhnutá pre rôzne prípady použitia a požiadavky na ukladanie.

2.1 Manuálna archivácia do vstavaného priečinka (tlačidlo Archív)

Tlačidlo Archivovať presúva e-maily do vstavaného priečinka Archív vo vašej poštovej schránke. Uchováva e-maily v primárnej poštovej schránke a je ideálne na organizáciu doručenej pošty bez zníženia využitia úložiska. Archivované položky zostávajú prístupné na všetkých zariadeniach.

2.2 Manuálna archivácia do externého súboru (nástroj na vyčistenie starých položiek)

Nástroj Vyčistiť staré položky presúva e-maily do samostatného archívneho súboru uloženého lokálne vo vašom počítači. Táto metóda v skutočnosti odstráni e-maily z vašej poštovej schránky a uvoľní tak úložný priestor na serveri. Je to preferovaná možnosť, keď potrebujete zmenšiť veľkosť poštovej schránky.

2.3 Automatická archivácia

Automatická archivácia automaticky presúva staršie e-maily do lokálneho súboru PST na základe konfigurovateľných nastavení a období starnutia. Táto funkcia sa spúšťa podľa plánu a spravuje veľkosť poštovej schránky bez manuálneho zásahu, vďaka čomu je ideálna pre používateľov, ktorí prijímajú veľké objemy e-mailov.

2.4 Online archív Exchange Servera (podniková funkcia)

Online archivácia Exchange Servera, nazývaná aj archivácia na mieste, je cloudové riešenie podnikovej triedy pre Microsoft 365, ktoré funguje ako samostatná poštová schránka na serveri. Túto funkciu povoľujú a spravujú správcovia, ktorí poskytujú dodatočný úložný priestor a zároveň zachovávajú prístup k archivovaným e-mailom z akéhokoľvek zariadenia. Keď je online archivácia povolená, automatická archivácia sa automaticky vypne.

3. Manuálna archivácia do vstavaného priečinka (tlačidlo Archív)

3.1 Archív v novom Outlooku

Archivácia e-mailov pomocou tlačidla Archivovať v novom Outlooku:

Vyberte e-mail alebo e-maily, ktoré chcete archivovať.
kliknite Archív v paneli nástrojov.
Zobrazí sa potvrdzujúca správa. Môžete kliknúť rozopnúť V prípade potreby.

Poznámka: Nový Outlook nepodporuje funkciu automatickej archivácie.

3.2 Archív v klasickom Outlooku

3.2.1 Tlačidlo Archív

Archivácia e-mailov pomocou tlačidla Archivovať v klasickom Outlooku:

Vyberte e-maily, ktoré chcete archivovať.
Pod Domov časť, v vymazať skupiny, kliknite na tlačidlo Archív.
Outlook presunie e-maily do priečinka Archív.

Ak omylom archivujete e-mail, prejdite do priečinka Archív a presuňte e-mail späť do pôvodného priečinka.

3.2.2 Používanie klávesových skratiek (kláves Backspace)

Vybrané e-maily môžete rýchlo archivovať pomocou klávesnice:

Vyberte e-maily, ktoré chcete archivovať.
Stlačte Backspace Kľúč.
Vybrané e-maily budú okamžite archivované.

dôležité: Ak otvoríte e-mail v novom okne, musíte ho zavrieť a potom ho archivovať podľa vyššie uvedených krokov.

3.2.3 Ako zakázať archiváciu klávesu Backspace

Niektorí používatelia uprednostňujú vypnutie funkcie archivácie klávesu Backspace z nasledujúcich dôvodov:

Náhodná archivácia: Používatelia, ktorí nie sú oboznámení s touto funkciou, môžu omylom alebo z iných dôvodov stlačiť kláves Backspace, čo môže spôsobiť, že e-maily im z doručenej pošty neočakávane zmiznú.
Zmätok s klávesom Delete: Kláves Backspace je blízky klávesu Delete, ale má nekonzistentné správanie, ktoré môže byť mätúce.
Organizačné zásady: Niektoré organizácie uprednostňujú kontrolu metód archivácie a bránia zamestnancom v používaní klávesových skratiek.
Nepoužívanie funkcie archivácie: Používatelia, ktorí nepoužívajú priečinok Archív, môžu považovať túto skratku za zbytočnú.

Ak chcete zabrániť archivácii položiek pomocou klávesu Backspace, postupujte takto:

Úplne zatvorte Outlook.
Pre médiá Windows + R otvorte dialógové okno Spustiť.
Typ regedit a stlačením klávesu Enter otvorte Editor databázy Registry.
Prejdite na: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Kliknite pravým tlačidlom myši na pravú tablu a vyberte Nový -> DWORD (32-bit) Value.
Pomenujte hodnotu Zakázať archiváciu jedným kliknutím.
Dvakrát kliknite na novú hodnotu a nastavte ju na 1.
kliknite OK a zatvorte Editor databázy Registry.
Restart Outlook.

Poznámka: Táto oprava databázy Registry sa vzťahuje na Microsoft 365 programu Outlook a nefunguje s trvalými verziami.

3.2.4 Kliknutie pravým tlačidlom myši pre archiváciu

Archivácia pomocou kontextovej ponuky:

Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail, ktorý chcete archivovať.
vybrať Archív z rozbaľovacej ponuky.
E-maily budú presunuté do priečinka Archív.

3.2.5 Presunutie myšou do archívneho priečinka

Pre manuálne ovládanie archivácie:

Vyhľadajte Archív priečinok v navigačnej table.
Kliknite a podržte e-mail, ktorý chcete archivovať.
Presuňte ho do priečinka Archív a pustite ho.

3.3 Archivovanie položiek podľa špecifických kritérií

Funkcia archivácie v Outlooku predvolene dokáže vyčistiť staré položky iba podľa dátumu. Ak chcete archivovať všetky položky, ktoré spĺňajú určité kritériá, postupujte takto:

V Rozšírené vyhľadávanie kliknite na položku Prechádzať ... a vyberte priečinok, v ktorom chcete nájsť položky.
Nastavte kritériá vyhľadávania.
kliknite Nájsť teraz nájsť všetky položky, ktoré spĺňajú kritériá.
Vyberte všetky nájdené položky.
Kliknite pravým tlačidlom myši na vybraté položky a potom kliknite na Pohyba vyberte priečinok Archív ako tardostať.
Všetky nájdené položky budú presunuté do archívneho priečinka.

Príklad 1: Archivujte všetky e-maily väčšie ako 10 kB:

V Rozšírené vyhľadávanie dialógové okno, kliknite Prechádzať ... a vyberte priečinok, v ktorom chcete nájsť položky.
Kliknite na tlačidlo Viac možností pútko
Sada Veľkosť (kilobajty) na väčší ako 10
kliknite Nájsť teraz

Príklad 2: Archivácia všetkých e-mailov s uplynutou platnosťou:

V Rozšírené vyhľadávanie dialógové okno, kliknite Prechádzať ... a vyberte priečinok, v ktorom chcete nájsť položky.
Kliknite na tlačidlo pokročilý pútko
In Definujte viac kritérií vyberte sekciu vyprší z Všetky polia pošty.
Nastavte podmienku, ako napríklad zajtra.
kliknite Pridať do zoznamu
kliknite Nájsť teraz

Ukážka 3: Archivácia všetkých e-mailov s nahlásenými dokončenými chybami:

Ukážka 4: Archivácia všetkých e-mailov s konkrétnou farebnou kategóriou:

Ukážka 5: Archivácia všetkých e-mailov bez následnej reakcie:

flag:

4. Manuálna archivácia do externého súboru (nástroj na vyčistenie starých položiek)

4.1 Používanie nástroja na vyčistenie starých položiek

Manuálna archivácia e-mailov programu Outlook do súboru PST:

Kliknite na tlačidlo rezeň tab.
kliknite Info, potom kliknite na tlačidlo náradie.
vybrať Vyčistite staré položky.
Archív zobrazí sa dialógové okno.
Vybrať Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky možnosť.
Vyberte priečinok, ktorý chcete archivovať (napr. Doručená pošta). Ak chcete archivovať všetky položky, vyberte koreňový priečinok poštovej schránky.
pod Archivovať položky staršie ako, zadajte dátum. Položky staršie ako tento dátum budú archivované.
pod Archívny súbor, prijmite predvolené umiestnenie alebo kliknite prezerať vyberte iné umiestnenie a názov súboru.
Voliteľne zaškrtnite Zahrnúť položky so začiarknutou možnosťou „Nearchivovať automaticky“ ak chcete archivovať položky, ktoré boli predtým vylúčené z automatickej archivácie.
kliknite OK na start archivácia.

Po dokončení sa v ľavom paneli zobrazí poštová schránka Archív, ktorá vám umožní prístup k archivovaným e-mailom.

4.2 Archivácia viacerých priečinkov s rôznymi dobami uchovávania.

Archivácia položiek v rôznych priečinkoch s rôznymi obdobiami uchovávania a ich uchovávanie v tom istom súbore PST:

Otvoriť dialógové okno Archív (rezeň -> Info -> náradie -> Vyčistite staré položky).
Vyberte prvý priečinok (napr. Doručená pošta) a nastavte dátum na 6 mesiacov dozadu. Zatiaľ neklikajte na tlačidlo OK.
Vyberte iný priečinok (napr. Odoslané položky) a nastavte iný dátum (napr. Pred rokom). Zatiaľ neklikajte na tlačidlo OK.
Pokračujte vo výbere priečinkov a nastavovaní rôznych dátumov podľa potreby.
Uistite sa, že všetky priečinky používajú rovnakú cestu k archívnemu súboru.
kliknite OK po nakonfigurovaní všetkých priečinkov.

5. Automatická archivácia e-mailov v programe Outlook

5.1 Povolenie automatickej archivácie

Ak chcete povoliť a nakonfigurovať automatickú archiváciu v klasickom Outlooku:

kliknite rezeň -> možnosti.
Vybrať pokročilý tab.
Pod archivácia kliknite na položku Nastavenia automatickej archivácie Tlačidlo:
Skontrolovať Spustiť automatickú archiváciu každých N dní box.
Zadajte, ako často sa má automatická archivácia spúšťať (napr. každých 14 dní).
Nakonfigurujte ďalšie nastavenia, ako napríklad umiestnenie archivácie a obdobie starnutia. Tieto nastavenia podrobne vysvetlíme v ďalšej časti.
kliknite OK uložte nastavenia.

Automatická archivácia sa teraz spustí automaticky na základe nakonfigurovaného plánu.

5.2 Vysvetlenie nastavení automatickej archivácie

Pochopenie každého nastavenia automatickej archivácie vám pomôže efektívne riadiť proces archivácie:

Spustiť automatickú archiváciu každých N dní: Ovláda plán automatickej archivácie. Časté spúšťanie (napr. týždenne) spracuje menšie dávky e-mailov, čo je lepšie ako archivácia tisícov položiek naraz. Ak chcete automatickú archiváciu úplne zastaviť, zrušte začiarknutie tejto možnosti.
Výzva pred spustením automatickej archivácie: Ak chcete byť pred archiváciou informovanítarts, povoľte túto možnosť. Zobrazí sa upozornenie, ktoré vám v prípade potreby umožní operáciu zrušiť.
Odstrániť položky s uplynutou platnosťou (iba e-mailové priečinky): Týmto sa odstránia správy s uplynulým dátumom expirácie. Upozorňujeme, že položky s uplynutým dátumom expirácie sa líšia od starých položiek – expirácia sa nastavuje manuálne pri písaní e-mailov v časti možnosti karta. S týmto nastavením buďte opatrní, pretože sa pri ňom položky vymažú, a nie archivujú.
Archivovať alebo odstrániť staré položky: Tento hlavný prepínač aktivuje vašu vlastnú konfiguráciu automatickej archivácie. Ak chcete použiť vstavané predvolené nastavenia programu Outlook, nechajte toto políčko nezačiarknuté.
Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov: Ak je táto možnosť povolená, vaše archívne priečinky sa automaticky zobrazia v navigačnej table. Bez nej budete musieť manuálne otvoriť archívny súbor PST vždy, keď budete chcieť získať prístup k archivovaným položkám.
Vyčistite položky staršie ako: Nastavuje vek archivácie. Položky staršie ako tento limit sa presunú do archívneho súboru. Rozsah je flexibilný – od 1 dňa do 60 mesiacov, zadaný v dňoch, týždňoch alebo mesiacoch.
Presunúť staré položky do: Oznámi programu Outlook, kam má ukladať archivované položky. Predvolene vytvorí súbor archive.pst v priečinku Dokumenty\Súbory programu Outlook. Kliknite prezerať vyberte iné umiestnenie alebo názov súboru. Výberom tejto možnosti deaktivujete nastavenie trvalého odstránenia uvedené nižšie.
Natrvalo odstrániť položky: Namiesto uchovávania archivovaných kópií toto nastavenie úplne vymaže staré položky po dosiahnutí ich veku. Používajte ho opatrne – odstránené položky nie je možné obnoviť. Povolením tejto funkcie sa deaktivuje vyššie uvedená možnosť archivácie.
Použiť tieto nastavenia na všetky priečinky teraz: Toto tlačidlo okamžite použije vašu aktuálnu konfiguráciu vo všetkých priečinkoch Outlooku. Ak chcete pre jednotlivé priečinky nastaviť rôzne pravidlá, toto tlačidlo preskočte – tie môžete nakonfigurovať prostredníctvom vlastností každého priečinka.

5.3 Predvolené obdobia starnutia pre priečinky programu Outlook

Outlook používa rôzne predvolené obdobia starnutia pre rôzne typy priečinkov:

Doručená pošta a koncepty: 6 mesiacov
Odoslané položky a odstránené položky: 2 mesiacov
Pošta na odoslanie: 3 mesiacov
Kalendár, úlohy, poznámky a denník: 6 mesiacov
Kontakty: Predvolene sa nearchivuje automaticky

Priečinky, ktoré vytvoríte, zdedia obdobie starnutia podobných predvolených priečinkov. Napríklad vlastné priečinky pošty majú 6-mesačné obdobie starnutia, rovnako ako priečinok Doručená pošta.

5.4 Ako sa určuje vek položky

Rôzne typy položiek programu Outlook používajú rôzne kritériá dátumu na určenie, či sú dostatočne staré na archiváciu:

E-mailové správy: Systém skontroluje, kedy ste správu dostali aj kedy ste ju naposledy upravili, a potom použije neskorší dátum. Dokonca aj jednoduché akcie, ako je označenie správy ako prečítanej/neprečítanej alebo presunutie e-mailu, aktualizujú časovú pečiatku úpravy.
Položky kalendára: Pre stretnutia a schôdzky je relevantný dátum, kedy...ost nedávno upravený a uložený záznam. Položky s opakovanými vzormi sú z automatickej archivácie vylúčené. Dôležité je, že archivovať sa môžu iba minulé udalosti – budúce udalosti zostávajú uložené bez ohľadu na dátum ich poslednej úpravy.
úlohy: Dôležité sú tu dva dátumy: dátum dokončenia a dátum poslednej úpravy. Novší dátum určuje oprávnenosť. Úlohy, ktoré sa stále zobrazujú ako nedokončené, sa nikdy automaticky nearchivujú. V prípade delegovaných úloh sa archivácia vykoná až potom, čo ich niekto označí za dokončené.
Poznámky: Dátum, kedy siost Naposledy upravené a uložené určujú, kedy sa poznámka stane vhodnou na archiváciu.
Záznamy v denníku: Buď pôvodný dátum vytvorenia, alebo most platí dátum najnovšej úpravy, pričom novší dátum má prednosť.
Kontakty: Funkcia automatickej archivácie úplne preskočí kontakty. Ak potrebujete archivovať priečinok Kontakty, použite nástroj Vyčistiť staré položky manuálne.

5.5 Prispôsobenie automatickej archivácie pre konkrétne priečinky

Ak chcete nakonfigurovať vlastné nastavenia automatickej archivácie pre konkrétny priečinok:

V zozname priečinkov navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok, ktorý chcete prispôsobiť.
kliknite vlastnosti.
Kliknite na tlačidlo archivácia tab.
vybrať Archivujte tento priečinok pomocou týchto nastavení.
Nakonfigurujte obdobie starnutia a ďalšie možnosti špecifické pre tento priečinok.
kliknite OK uložte nastavenia.

Poznámka: Použi Natrvalo odstrániť staré položky možnosť automatického odstránenia starých e-mailov v Zmazané položky a Nevyžiadaných e-mailov priečinky po uplynutí stanovenej doby uchovávania.

5.6 Vylúčenie/zahrnutie položiek z automatickej archivácie

Niekedy NECHCETE archivovať niektoré položky, ktoré sa budú často používať. Nižšie sú uvedené riešenia pre 3 rôzne scenáre. Samozrejme, môžete operáciu aj vrátiť späť a zahrnúť položky z automatickej archivácie.

5.6.1 Vylúčenie jednej položky

Vyberte konkrétnu položku.
Pre médiá Alt + Enter kľúča.
A vlastnosti zobrazí sa dialógové okno.
Skontrolovať Túto položku nearchivovať automaticky možnosť.

5.6.2 Vylúčenie viacerých položiek

1. Prejsť na pohľad pútko
2. kliknite Zobraziť nastavenia
3. V Rozšírené nastavenia zobrazenia kliknite na tlačidlo Stĺpce:
4. Zobraziť stĺpce zobrazí sa dialógové okno. Postupujte podľa krokov uvedených nižšie a pridajte Nearchivovať automaticky kolóna:
  - vybrať Všetky polia pošty.
  - vybrať Nearchivovať automaticky v dostupných stĺpcoch.
  - kliknite pridať
  - Ak chcete zmeniť jeho poradie, vyberte ho a použite Move Up or Posunúť nadol.
  - kliknite OK
5. po kliknutí OK, vrátiš sa späť do Rozšírené nastavenia zobrazenia dialógové okno, kde musíte kliknúť Ďalšie nastavenia.
6. V Ďalšie nastavenia dialógové okno, začiarknite políčko Povoliť úpravy v bunke možnosť.
7. Kliknite na sériu OK uložte zmeny a vráťte sa do hlavného okna Outlooku. Teraz, ak chcete vylúčiť konkrétne položky z automatickej archivácie, jednoducho začiarknite políčko Nearchivovať automaticky stĺpec pre nich:

5.6.3 Vylúčenie priečinka

Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok v navigačnej table.
vybrať vlastnosti.
Kliknite na tlačidlo archivácia tab.
vybrať Nearchivujte položky v tomto priečinku.
kliknite OK.

6. Automatická archivácia e-mailov v programe Outlook pomocou pravidiel

Pravidlá programu Outlook umožňujú automaticky archivovať e-maily od konkrétnych odosielateľov alebo e-maily spĺňajúce určité kritériá. Vytvorenie pravidla archivácie:

Kliknite pravým tlačidlom myši na e-mail, ktorý chcete archivovať.
kliknite Pravidlá -> Vytvorte pravidlo vo vyskakovacom menu.
Vytvorte pravidlo zobrazí sa dialógové okno.
V Keď dostanem e-mail so všetkými vybranými podmienkami sekcii zadajte podmienku pravidla, napríklad od, Predmet obsahuje, Alebo OdoslanáPre zložitejšie podmienky kliknite rozšírené možnosti v pravom dolnom rohu.
V Urobte nasledovné vyberte sekciu Presunúť položku do priečinka: a kliknutím na tlačidlo vyberte priečinok archívu Vybrať priečinok… tlačidlo.
kliknite OK aby ste zachránili pravidlo.

Outlook teraz automaticky presunie všetky e-maily, ktoré spĺňajú podmienky, do priečinka Archív.

7. Archivácia na základe dátumu prijatia

Automatická archivácia v programe Outlook predvolene používa dátum úpravy alebo dátum prijatia, podľa toho, ktorý dátum je neskorší. Ak chcete, aby program Outlook archivoval e-maily výlučne na základe dátumu prijatia (ignorujúc úpravy), musíte upraviť register systému Windows:

Úplne zatvorte Outlook.
Otvorte Editor databázy Registry.
Prejdite na: HKEY_CURRENT_USER\Softvér\Microsoft\Office\ Predvoľby.
Kliknite pravým tlačidlom myši predvoľby a zvoľte Nový -> DWORD (32-bit) Value.
Zadajte novú hodnotu ArchiveIgnoreLastModifiedTime.
Kliknite pravým tlačidlom myši na novovytvorenú hodnotu a kliknite na modifikovať.
Nastavte hodnotu na 1 a kliknite na tlačidlo OK.
Zatvorte Editor databázy Registry a resetujtetart Outlook.

Po týchto zmenách bude Outlook archivovať e-maily na základe dátumu prijatia namiesto dátumu úpravy.

8. Pokročilé: Automatická archivácia pomocou VBA

Ak potrebujete pokročilejšie ovládacie prvky nad automatická archivácia, môžete použiť makrá VBA programu Outlook. Nižšie uvádzame niekoľko príkladov scenárov:

Automatická archivácia dokončených úloh v programe Outlook
Archivovať e-maily väčšie ako určitá veľkosť
Automaticky archivovať staré e-mailové adresy väčšie ako konkrétna veľkosť
Automatická klasifikácia a archivácia e-mailov podľa mesiaca
Automatická klasifikácia a archivácia prichádzajúcich e-mailov podľa mena odosielateľa
Automaticky archivovať odmietnuté stretnutia do konkrétneho kalendára
Automatická archivácia najstaršieho e-mailu pri príchode nového e-mailu
Automatická archivácia prichádzajúcich e-mailov bez príznakov následnej komunikácie
Automatická archivácia starých položiek, keď je v priečinku Doručená pošta priveľa položiek
Archivujte všetky termíny a úlohy po termíne
Archivovať všetky e-maily s vypršanou platnosťou
Automatická archivácia označeného e-mailu po jeho označení za dokončený
Automatická archivácia položiek, ktorých platnosť vypršala, keď je súbor programu Outlook väčší ako konkrétna veľkosť
Archivovať všetky prečítané položky RSS
Archivujte čítanie e-mailov do rôznych priečinkov na základe odosielateľov
Dávkové vypnutie možnosti „Automatická archivácia“ pre všetky priečinky programu Outlook
Dávkové použitie rovnakého nastavenia „Automatická archivácia“ na všetky priečinky programu Outlook
Dávkové povolenie možnosti „Nearchivovať túto položku automaticky“ pre viacero e-mailov v programe Outlook
Hromadné zakázanie možnosti „Automatická archivácia“ pre všetky opakujúce sa položky kalendára

9. Online archív Exchange Servera

Online archivácia Exchange Servera (nazývaná aj archivácia na mieste) je funkcia archivácie na podnikovej úrovni pre Microsoft 365, ktorá poskytuje používateľom dodatočný úložný priestor poštovej schránky archiváciou starých e-mailov do archivačných poštových schránok. Na rozdiel od metód archivácie na strane klienta je táto funkcia spravovaná výlučne správcami a funguje na serveri.

9.1 Požiadavky na nastavenie administrátorom

Online archív Exchange Servera môžu povoliť alebo zakázať iba správcovia. Ak chcú správcovia nakonfigurovať archivačné poštové schránky, musia:

Priradenie roly príjemcov pošty v službe Exchange Online
Prístup k centru spravovania Exchange (EAC)
Mať príslušné licencie na Microsoft 365 pre používateľov

9.2 Ako správcovia povoľujú archivačné poštové schránky

Správcovia môžu povoliť archiváciu poštových schránok prostredníctvom centra spravovania Exchange:

Prihláste sa do Centra spravovania Exchange (EAC) a prejdite na príjemcovia -> schránky.
Vyberte používateľa, ktorého poštovú schránku chcete povoliť na archiváciu.
V rozbaľovacej table vyberte inía pod Archív poštovej schránkyvyberte Spravovať archív poštovej schránky.
zapnúť Archív poštovej schránky, potom kliknite na tlačidlo ušetríte.

Stav archivačnej poštovej schránky sa zobrazí ako aktívny pre vybraného používateľa.

9.3 Automatické povolenie archivačných schránok

Správcovia môžu použiť PowerShell na automatické povolenie archivácie poštových schránok, keď primárna poštová schránka dosiahne 90 % svojej kvóty:

Set-OrganizationConfig -AutoEnableArchiveMailbox $true

9.4 Postupné vyraďovanie archívnych poštových schránok

Ak chcete postupne ukončiť archiváciu poštových schránok z rôznych dôvodov, napríklad kvôli obmedzenému priestoru, môžete postupovať takto:

Exportujte archívne poštové schránky.
Zakázať archiváciu.

9.5 Vplyv na ďalšie funkcie archívu

Keď je pre používateľa povolený online archív Exchange Servera:

Nástroje Automatická archivácia a Vyčistenie starých položiek nebudú v klasickom Outlooku k dispozícii
Tlačidlo Archivovať v programe Outlook naďalej funguje normálne
Politiky uchovávania údajov priradené k poštovým schránkam Exchange Online riadia správanie archivácie

Poznámka: Táto funkcia nie je k dispozícii v cloudoch Microsoft 365 Government, Microsoft 365 prevádzkovanom spoločnosťou 21Vianet alebo Microsoft 365 Germany.

10. Vyhľadávanie a správa archivovaných e-mailov v programe Outlook

10.1 Vyhľadanie archívneho priečinka a súboru

Ak chcete nájsť archivované e-maily:

Archívny priečinok: V zozname priečinkov navigačnej tably sa zobrazí vstavaný priečinok Archív. Vyberte pohľad -> Panel priečinkov -> normálne zobraziť zoznam priečinkov, ak je skrytý.
Archívna schránka (súbor PST): Pri použití automatickej archivácie alebo nástroja Vyčistiť staré položky sa poštová schránka Archív zobrazí ako samostatná položka v zozname priečinkov, za predpokladu, že ste vybrali túto možnosť Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov v nastaveniach automatickej archivácie.

Ak sa poštová schránka Archív nezobrazí, môžete ju otvoriť manuálne takto:

Prejsť rezeň -> Možnosti -> Rozšírené
Pod archivácia kliknite na položku Nastavenia automatickej archivácie tlačidlo.
Úplnú cestu k archívnemu súboru PST nájdete na adrese Presunúť staré veci do.
kliknite rezeň -> Otvoriť a exportovať -> Otvorte dátový súbor programu Outlook a vyberte archívny súbor PST pomocou jeho celej cesty.

10.2 Premiestnenie archívneho súboru

Zatvorte archívny súbor PST v programe Outlook.
Presuňte súbor na nové miesto.
Znova ho otvorte v programe Outlook.
Zmeňte cestu v rezeň -> Možnosti -> Rozšírené -> Automatická archivácia -> Nastavenia automatickej archivácie -> Presunúť staré položky do

10.3 Vyhľadávanie archivovaných e-mailov

Ak chcete vyhľadať archivované e-maily v priečinku Archív:

Predvolene sa po zadaní hľadaného výrazu do vyhľadávacieho poľa v hornej časti Outlooku prehľadajú všetky priečinky v poštovej schránke vrátane archivovaných položiek.
Ak chcete vyhľadávanie obmedziť iba na priečinok Archív, najprv vyberte Archív priečinok v navigačnej table.
Potom zadajte hľadaný výraz do vyhľadávacieho poľa.
Výsledky vyhľadávania zobrazia iba položky z priečinka Archív.

Ak chcete vyhľadať archivované e-maily v archívnom súbore:

Kliknite na súbor Archív v ľavom paneli.
Kliknite na vyhľadávacie pole v strede.
Zobrazí sa karta Hľadať.
Kliknite na tlačidlo Hľadať pútko
kliknite Vyhľadávacie nástroje -> Rozšírené vyhľadávanie …
Rozšírené vyhľadávanie zobrazí sa dialógové okno.
Kliknite na tlačidlo Prechádzať ... tlačidlo.
V Vybrať priečinky dialógové okno, skontrolujte archívny súbor
Skontrolovať Vyhľadajte podpriečinky
kliknite OK
Outlook potom spustítarvyhľadávanie v archívnom súbore vrátane všetkých jeho podpriečinkov:

10.4 Obnovenie archivovaných e-mailov do doručenej pošty

Ak chcete presunúť archivované e-maily späť do priečinka Doručená pošta:

Prejdite do priečinka Archív alebo do poštovej schránky Archív.
Vyberte e-mail alebo e-maily, ktoré chcete obnoviť.
Presuňte e-maily do priečinka Doručená pošta alebo kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte Pohyb -> inbox.

E-maily budú presunuté späť do vašej doručenej pošty a odstránené z archívu.

11. Obmedzenia veľkosti archívnych súborov a ich správa

11.1 Predvolené limity veľkosti súboru PST

Súbor PST programu Outlook má predvolený limit veľkosti:

Outlook 365, 2024, 2021, 2019, 2016 a 2013: 50 GB
Outlook 2010 a staršie verzie: 20 GB

Keď sa archívny súbor PST priblíži k tomuto limitu alebo ho dosiahne, Outlook môže prestať archivovať nové položky alebo sa správať nepredvídateľne.

11.2 Správa veľkých archívnych súborov

Keď sa váš archívny súbor blíži k limitu veľkosti, zvážte tieto možnosti:

Vytvorenie nových archívnych súborov: Vytvorte nový archívny súbor PST atararchivácia e-mailov v programe Outlook doň. Môžete si uchovávať viacero archívnych súborov usporiadaných podľa roka alebo projektu.
Odstránenie nepotrebných položiek: Skontrolujte si archivované e-maily a natrvalo odstráňte položky, ktoré už nepotrebujete, a potom zhutniť archívny súbor.

11.3 Zvýšenie limitu veľkosti súboru PST (neodporúča sa)

Hoci môžete zvýšiť predvolený limit 50 GB na 100 GB úpravami v registri, neodporúča sa to. Obrovské súbory PST spomalia Outlook a zvýšia riziko poškodenia. Ak musíte limit zvýšiť, môžete postupovať podľa táto príručka .

Zvážte vytvorenie nových archívnych súborov alebo použitie online archívu namiesto zvýšenia limitu veľkosti.

12. Riešenie problémov s archiváciou programu Outlook

12.1 Automatická archivácia nie je k dispozícii

Ak možnosti automatickej archivácie nie sú k dispozícii alebo sú sivé, príčinou môže byť:

Online archivácia Exchange Servera povolená: Ak vaša organizácia povolí online archiváciu Exchange Servera, automatická archivácia sa automaticky vypne. Online archivácia slúži ako podniková náhrada za automatickú archiváciu. Ak chcete namiesto nej používať online archiváciu, kontaktujte svojho správcu.
Funkcia zakázaná správcom: Váš správca siete mohol zakázať automatickú archiváciu prostredníctvom skupinovej politiky alebo politík uchovávania údajov, ktoré prepíšu funkciu automatickej archivácie. Informácie o politikách správy e-mailov vo vašej organizácii získate od správcu systému.
Nové obmedzenia Outlooku: Nový Outlook nepodporuje automatickú archiváciu a nástroj Vyčistiť staré položky. Na prístup k týmto funkciám použite klasický Outlook.

12.2 Automatická archivácia nie je spustená

Ak sa automatická archivácia prestala spúšťať, skontrolujte nasledujúce:

Kontrola nastavení automatickej archivácie: Otvoriť nastavenia automatickej archivácie (rezeň -> možnosti -> pokročilý -> Nastavenia automatickej archivácie) a overte, či je vaša konfigurácia správna.
Začiarkavacie políčko Spustiť automatickú archiváciu: Uistite sa, že Spustiť automatickú archiváciu každých N dní je začiarknutá možnosť. Ak nie je začiarknutá, automatická archivácia sa nespustí automaticky.

12.3 Konkrétne položky, ktoré sa nearchivujú

Ak niektoré položky nie sú archivované, dôvody môžu zahŕňať:

Príliš nedávny dátum úpravy: Outlook predvolene používa dátum prijatia alebo dátum úpravy, podľa toho, ktorý z týchto dátumov je neskorší. Ak ste nedávno upravili e-mail, nebude archivovaný, kým neuplynie ďalšie obdobie starnutia.
„Nevykonávať automatickú archiváciu“ Vlastnosť povolená: Položky môžu mať povolenú vlastnosť „Nearchivovať túto položku automaticky“.
- Ak chcete zaškrtnúť jednu položku, dvakrát na ňu kliknite, čím ju otvoríte v novom okne, a potom kliknite na rezeň -> vlastnostia skontrolujte Nearchivujte túto položku automaticky možnosť.
- Ak chcete skontrolovať viacero položiek naraz, pridajte do nastavení zobrazenia stĺpec „Nearchivovať automaticky“ a potom zväčšite šírku zoznamu e-mailov tak, aby sa tento stĺpec zobrazil.

12.4 Archívny priečinok sa nezobrazuje

v prípade, že Archívne priečinky (Súbor archívu poštovej schránky) sa nezobrazuje v ľavom paneli Outlooku. Vyskúšajte tieto riešenia:

Povolenie zobrazenia archívneho priečinka: Otvorte nastavenia automatickej archivácie a uistite sa, že Zobraziť archívny priečinok v zozname priečinkov je zaškrtnuté.
Manuálne pridanie archívneho súboru: Ak sa poštová schránka Archívov stále nezobrazuje, otvorte ju manuálne kliknutím na rezeň -> Otvoriť a exportovať -> Otvorte dátový súbor programu Outlook a výberom archívneho súboru PST.
Aktualizácia Outlooku: Pre kontá Microsoft 365, Exchange, Exchange Online a Outlook.com by mal priečinok Archív existovať predvolene. Ak ho v Outlooku 2016 alebo Outlooku pre Microsoft 365 nevidíte, prejdite na rezeň -> Kancelársky účet -> možnosti aktualizácie -> Aktualizujte teraz.

12.5 Archívny súbor PST je poškodený

Ak je archívny súbor PST poškodený, Outlook doň nemôže presúvať nové e-maily. Súbor PST môžete opraviť takto:

Používanie nástroja na opravu doručenej pošty (scanpst.exe)
Používanie nástrojov na obnovu od tretích strán

Pre viac informácií o dávkovaní pozrite náš kompletný sprievodca o vyššie uvedených metódach, ako aj o iných metódach opravy.

13. Najlepšie postupy pre archiváciu e-mailov

13.1 Ktoré e-maily archivovať

Niektoré typy e-mailov by sa mali archivovať, a nie mazať, aby sa zachovali dôležité záznamy:

Finančné záznamy: Archivujte e-maily obsahujúce bankové výpisy, faktúry, účtenky a daňové informácie pre budúce použitie a účely zostavovania rozpočtu.
Pracovné rozhovory: Uschovajte si dôležité pracovné diskusie, rozhodnutia, podrobnosti o projektoch a dokumenty pre prípad potreby alebo na kontrolu výkonnosti.
Potvrdenia a potvrdenia: Uschovajte si potvrdenia o nákupoch, rezervácie, predplatné služieb a doklady o objednávkach pre prípad problémov.
Legálne dokumenty: Archivujte e-maily obsahujúce zmluvy, dohody, právnu komunikáciu alebo akúkoľvek korešpondenciu, ktorá slúži ako právne záznamy.
Projektové súbory: Uchovávajte e-maily súvisiace s prebiehajúcimi alebo dokončenými projektmi vrátane diskusií, návrhov, spätnej väzby a návrhov pre budúce použitie.
Osobné míľniky: Uchovávajte si e-maily označujúce dôležité životné udalosti, ako sú pracovné ponuky, súhlasné listy a kariérne úspechy, aby mali emocionálnu hodnotu.
Cestovné doklady: Archivovať lístky, rezervácie hotelov a cestovný itinerárrarktoré môžu slúžiť ako právne záznamy o vašej cestovnej histórii.

13.2 Sprievodca rozhodovaním o archivácii verzus vymazaní

Pri rozhodovaní o archivácii alebo vymazaní e-mailu zvážte jeho budúcu hodnotu. Archivujte správy, ktoré by ste mohli neskôr potrebovať na použitie, na dodržiavanie predpisov alebo na vedenie záznamov. Vymažte e-maily, ktoré sú irelevantné alebo už nepotrebujete, ako napríklad zastarané newslettery, spam alebo tempo.rarupozornenia. Ak si nie ste istí, archivujte ho – kedykoľvek ho môžete neskôr odstrániť, ale natrvalo odstránené e-maily nie je možné obnoviť.

13.3 Pravidelná údržba archívu

Pravidelne si udržiavajte archív kontrolou archivovaných položiek a mazaním tých, ktoré už nepotrebujete. Tým zabránite tomu, aby sa váš archív stal takým neprehľadným ako vaša doručená pošta, a udržíte veľkosť súborov spravovateľnú. Naplánujte si štvrťročné alebo ročné kontroly archívu, aby ste sa uistili, že obsahuje iba cenné informácie.

13.4 Zálohovanie archívnych súborov

Chráňte svoje archivované e-maily vytvorením záloh:

Lokálne záložné kópie: Skopírujte archívny súbor PST na externý pevný disk alebo USB disk. Zálohu uložte na bezpečnom mieste oddelene od počítača.
Zálohovanie cloudového úložiska: Nahrajte svoj archívny súbor PST do cloudových úložísk, ako sú OneDrive, Dropbox alebo Disk Google, pre zálohovanie mimo pracoviska a ochranu pred zlyhaním hardvéru.

Pamätajte, že archívne súbory nie sú to isté ako zálohy. Vždy uchovávajte samostatné záložné kópie archívneho súboru PST.

13.5 Optimálna frekvencia automatickej archivácie

Nastavte automatickú archiváciu tak, aby sa spúšťala dostatočne často, aby sa predišlo veľkým nevybaveným úlohám, ale nie tak často, aby to ovplyvnilo výkon. Napríklad most Používateľom funguje dobre spustenie automatickej archivácie každých 14 dní. Ak denne prijímate veľké množstvo e-mailov, zvážte nastavenie jej týždenného spúšťania. Častejšia archivácia menších dávok je lepšia ako spracovanie tisícov položiek naraz, čo môže spomaliť váš počítač.

14. Dôležité fakty o archíve Outlooku

14.1 Formát súboru PST

Formát súboru PST (Osobný úložisko) je typ dátového súboru programu Outlook, ktorý sa používa na lokálne ukladanie e-mailov, položiek kalendára, kontaktov a ďalších údajov programu Outlook v počítači. Súbory PST je možné otvoriť v programe Outlook a presúvať medzi počítačmi. Sú oddelené od vašej poštovej schránky a uložené na vami určenom mieste, zvyčajne v priečinku C:\Používatelia\Meno_používateľa\Dokumenty\Súbory programu Outlook\.

14.2 Archivácia verzus export

Archivácia a export sú odlišné procesy. Archivácia presúva položky z ich pôvodného umiestnenia do archívneho súboru, čím ich odstraňuje z hlavného súboru PST a uvoľňuje miesto. Export vytvorí kópiu vybratých položiek, ale neodstráni ich z ich pôvodného umiestnenia ani nezníži veľkosť poštovej schránky. Archiváciu použite na správu veľkosti poštovej schránky a export na vytvorenie záložných kópií.

14.3 Archív verzus zálohovanie

Archívny súbor nie je to isté ako záloha. Archívy sú určené na dlhodobé uloženie starých položiek, ku ktorým nepotrebujete pravidelný prístup. Zálohy sú duplicitné kópie údajov uložené samostatne na účely obnovy po havárii. Ak chcete zálohovať archivované e-maily, vytvorte si kópiu archívneho súboru PST a uložte ju na bezpečné miesto, ako je OneDrive, Dropbox alebo externý disk.

Pozrite si nášho komplexného sprievodcu na ako zálohovať e-maily v programe Outlook.

14.4 Kontakty, ktoré nie sú automaticky archivované

Outlook predvolene automaticky nearchivuje kontakty. Zatiaľ čo automatická archivácia spracováva e-mailové priečinky, kalendáre, úlohy, poznámky a denníky, priečinok Kontakty je vylúčený. V prípade potreby však môžete priečinok Kontakty archivovať manuálne pomocou nástroja Vyčistiť staré položky.

15. Často kladené otázky

Otázka: Ako archivujem e-maily v programe Outlook?

A: Ak chcete archivovať e-maily v programe Outlook, vyberte e-mail alebo e-maily, ktoré chcete archivovať, a kliknite na tlačidlo Archivovať na paneli s nástrojmi. Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať možnosť Archivovať z kontextovej ponuky, stlačiť kláves Backspace alebo presunúť e-maily do priečinka Archív. Pre automatickú archiváciu nastavte automatickú archiváciu alebo použite pravidlá na archiváciu e-mailov od konkrétnych odosielateľov.

Otázka: Ako archivujem tisíce e-mailov v programe Outlook?

A: Ak chcete archivovať veľké objemy e-mailov, použite automatickú archiváciu na naplánovanie pravidelnej archivácie starých správ alebo použite nástroj Vyčistiť staré položky na manuálnu archiváciu e-mailov starších ako zadaný dátum. E-maily môžete tiež exportovať do súboru PST tak, že prejdete na Súbor -> Otvoriť a exportovať -> Importovať/Exportovať -> Exportovať do súboru a vyberiete Súbor údajov programu Outlook (.pst). Tieto metódy efektívne spravujú hromadné správy bez nutnosti manuálneho triedenia.

Otázka: Uvoľňuje archivácia e-mailov miesto v programe Outlook?

A: Záleží to od metódy archivácie. Ak použijete tlačidlo Archivovať, archivované e-maily sa presunú do vstavaného priečinka Archív, ktorý sa stále nachádza vo vašej primárnej poštovej schránke, takže sa tým neuvoľní miesto. Použitie automatickej archivácie alebo nástroja Vyčistiť staré položky na presunutie e-mailov do samostatného archívneho súboru však uvoľní úložisko primárnej poštovej schránky. Online archivácia tiež uvoľňuje miesto vo vašej primárnej poštovej schránke presunutím e-mailov do samostatnej poštovej schránky na strane servera.

Otázka: Ako nájdem archivované e-maily v programe Outlook?

A: Ak chcete nájsť archivované e-maily, prejdite do priečinka Archív v zozname priečinkov alebo do poštovej schránky Archív, ak používate automatickú archiváciu. Pomocou vyhľadávacieho panela v hornej časti Outlooku môžete vyhľadať konkrétne e-maily podľa odosielateľa, predmetu, dátumu alebo kľúčových slov. Outlook predvolene prehľadáva všetky priečinky vrátane archivovaných položiek. Ak chcete vyhľadávanie obmedziť iba na archivované e-maily, pred vyhľadávaním vyberte priečinok Archív.

Otázka: Je lepšie archivovať alebo mazať e-maily v programe Outlook?

A: Archivujte e-maily, ktoré by ste mohli neskôr potrebovať na účely referencie, dodržiavania predpisov alebo na vedenie záznamov. Vymažte e-maily, ktoré sú irelevantné alebo už nepotrebujete. Ak existuje možnosť, že sa na e-mail budete v budúcnosti potrebovať odvolať, namiesto vymazania ho archivujte. Archivované e-maily zostávajú vyhľadávateľné a dajú sa kedykoľvek obnoviť, zatiaľ čo vymazané e-maily nakoniec natrvalo zmiznú.

Otázka: Môžem automaticky archivovať e-maily v programe Outlook?

A: Áno, automatická archivácia vám umožňuje nastaviť plány archivácie e-mailov na základe veku, priečinka alebo iných kritérií. Vďaka tomu zostane vaša doručená pošta usporiadaná bez nutnosti manuálneho zásahu. Môžete tiež vytvoriť pravidlá programu Outlook na automatické presúvanie e-mailov, ktoré spĺňajú určité podmienky, do priečinka Archív. Upozorňujeme, že automatická archivácia je k dispozícii iba v klasickom Outlooku, nie v novom Outlooku ani vo webovej verzii.

Otázka: Ovplyvní archivácia výsledky vyhľadávania v mojich e-mailoch?

A: Nie, archivované e-maily zostávajú vyhľadávateľné v programe Outlook. Predvolene sa pri vyhľadávaní v programe Outlook prehľadávajú všetky priečinky v poštovej schránke vrátane priečinka Archív a poštovej schránky Archív. Archivované e-maily nájdete rovnako jednoducho ako e-maily v doručenej pošte.

Otázka: Ako zmeniť tarzískať umiestnenie archívu?

A: V prípade účtov Microsoft 365, Exchange, Exchange Online alebo Outlook.com nie je možné zmeniť umiestnenie vstavaného priečinka Archív – ide o predvolený systémový priečinok, ktorý nie je možné premenovať, presunúť ani odstrániť. V prípade účtov POP a IMAP môžete zmeniť umiestnenie priečinka Archív výberom položky Súbor -> Nastavenia poštovej schránky -> Nástroje -> Nastaviť priečinok Archív. Pri používaní automatickej archivácie alebo čistenia starých položiek môžete určiť, kam sa má archívny súbor PST uložiť, kliknutím na položku Prehľadávať v nastaveniach archívu.

Otázka: Aký je vzťah medzi automatickou archiváciou a online archiváciou Exchange Servera?

A: Automatická archivácia je staršia funkcia programu Outlook, ktorá automaticky presúva staré e-maily do lokálneho súboru PST. To znamená, že správy sa odstránia zo servera a je ťažšie ich nájsť pomocou vyhľadávania. Ak sa pevný disk obsahujúci súbor PST automatickej archivácie stane nepoužiteľným, tieto správy sa uložia.ostOnline archivácia Exchange Servera je podniková náhrada za automatickú archiváciu, ktorá ukladá archivované e-maily na serveri a zabezpečuje ich prístup z akéhokoľvek zariadenia. Automatickú archiváciu je možné používať aj v prípade, že nemáte online archiváciu Exchange Servera a vaše IT oddelenie túto funkciu nezakázalo.

Otázka: Čo ak sa môj súbor PST automatickej archivácie poškodí alebo sa neotvorí?

A: Ak je váš súbor PST automatickej archivácie poškodený a Outlook ho nedokáže otvoriť, môžete použiť špecializovaný nástroj Outlook PST opravný nástroj obnoviť archivované e-maily a ďalšie údaje. Pred pokusom o obnovu si vždy vytvorte záložnú kópiu poškodeného archívneho súboru. Aby ste predišli budúcim problémom, pravidelne overujte, či je možné archívne súbory otvoriť, a ak je to možné, zvážte presunutie dôležitých archívov do online archívu Exchange Servera.

Otázka: Ako vypnem archiváciu pomocou klávesu Backspace?

A: Ak chcete zabrániť archivácii položiek klávesom Backspace, musíte pridať položku v registri. Prejdite na HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options (alebo cestu OCT), vytvorte hodnotu DWORD s názvom DisableOneClickArchive a nastavte ju na hodnotu 1. Táto oprava registra sa vzťahuje na Microsoft 365 aplikácie Outlook a nefunguje s trvalými verziami. Pred vykonaním zmien si vždy zálohujte register.

Otázka: Ako zakázať automatickú archiváciu opakujúcich sa položiek kalendára

A: Tieto položky môžete vylúčiť tromi spôsobmi:

Vylúčiť celý priečinok Kalendár.
Vylúčenie jednej položky kalendára.
Vylúčiť viacero položiek kalendára.

Viac informácií získate v tejto časti.

16. Záver

16.1 Porovnanie metód archivácie

Pochopenie rozdielov medzi metódami archivácie vám pomôže vybrať si ten správny prístup pre vaše potreby:

Metóda	Cieľ archivácie	Klientsky server	Nový program Outlook	Klasický Outlook	web	Kedy použiť	Vplyv na veľkosť poštovej schránky
Manuálna archivácia (tlačidlo Archív)	Vstavaný archívny priečinok	Prevádzka na strane klienta	Áno	Áno	Áno	Rýchla organizácia doručenej pošty bez zníženia úložného priestoru	Žiadne zníženie – e-maily zostávajú v poštovej schránke
Manuálny archiv (Vyčistenie)	Lokálny súbor PST	Prevádzka na strane klienta	Nie	Áno	Nie	Jednorazová archivácia na uvoľnenie miesta v poštovej schránke	Výrazne zmenšuje veľkosť poštovej schránky
Auto Archiv	Lokálny súbor PST	Prevádzka na strane klienta	Nie	Áno	Nie	Automatická priebežná správa poštovej schránky	Postupom času zmenšuje veľkosť poštovej schránky
Online archív Exchange Servera	Samostatná poštová schránka servera	Prevádzka na strane servera	Áno	Áno	Áno	Podnikoví používatelia s veľkými poštovými schránkami	Zmenšuje veľkosť primárnej poštovej schránky

Poznámka: Ak chcete zmenšiť veľkosť poštovej schránky, musíte zhutniť to po archivácii starých e-mailov.

16.2 Udržiavanie čistej schránky

Archivácia je len jednou súčasťou efektívnej správy e-mailov. Vytvorte si konzistentný postup na spracovanie e-mailov, archivujte alebo odstraňujte e-maily ihneď po ich spracovaní a pravidelne kontrolujte svoj archív, aby ste odstránili položky, ktoré už nepotrebujete. Implementáciou týchto postupov spolu s vhodnými nastaveniami archivácie si udržíte čistú a efektívnu doručenú poštu, ktorá vám pomôže zostať produktívnym a sústrediť sa na dôležité správy.

Referencie

O autorovi

Xiu Xing je skúsený IT profesionál s viac ako 8-ročnými skúsenosťami v oblasti podnikových e-mailových systémov a riešenia problémov s balíkom Microsoft Office. Pomohol tisíckam používateľov vyriešiť zložité problémy s programom Outlook v rôznych firemných prostrediach.

Xiu sa špecializuje na migrácie e-mailových systémov, obnovu dát a optimalizáciu softvéru pre zvýšenie produktivity. Jeho praktické skúsenosti zahŕňajú správu nasadení Exchange Servera, riešenie problémov s pripojením MAPI a implementáciu robustných stratégií zálohovania pre kritické e-mailové systémy.

Prostredníctvom svojich technických textov sa Xiu venuje sprístupneniu komplexných IT riešení bežným používateľom. Neustále sleduje najnovší vývoj v oblasti Office 365 a Exchange Online a vznikajúcich e-mailových technológií. Keď práve nerieši záhady e-mailov, Xiu sa rád delí o praktické technické tipy, ktoré pomáhajú ľuďom pracovať efektívnejšie.

Máte otázky týkajúce sa tejto príručky alebo potrebujete ďalšiu pomoc s problémami s Outlookom? Xiu víta spätnú väzbu a návrhy na zlepšenie týchto zdrojov na riešenie problémov.