Microsoft Access a Excel nie sú vzájomne zameniteľné. Excel slúži na prácu s malou sústredenou množinou údajov. Access je databáza, ktorá vám poskytuje nástroje potrebné na správu a aktualizáciu množstva súvisiacich údajov.
Ľudia si príliš často myslia, že programy Microsoft Access a Excel sú vzájomne zameniteľné, čo môže viesť k vážnym problémom s údajmi. Ak ste niekedy pracovali s niekým, kto nepozná rozdiel, viete, aké ťažké môže byť spravovanie veľkého množstva údajov v niekoľkých tabuľkách. Nie je funkčný a rozhodne nie je bezpečný.
Ak si nie ste istí, ktoré je správne riešenie, tu je rýchle porovnanie.
Účel programu Microsoft Excel
Excel je najlepší spôsob správy paušálnych údajov. Jedná sa o údaje, ktoré sa dajú ľahko sledovať v jednej tabuľke so stĺpcami a riadkami. Skvelými príkladmi údajov na ukladanie v programe Excel sú veci, ako sú zákazníci a ich kontaktné informácie. Ak nepotrebujete ďalšie podrobnosti, na správu údajov nepotrebujete viac ako tabuľku.
Je to tiež vynikajúci nástroj na vykonávanie zložitých výpočtov, vytváranie kontingenčných tabuliek a návrh grafov na vašich údajoch. Excel má niekoľko skvelých nástrojov, ktoré pracujú s plochými údajmi. Aj keď existuje niekoľko základných schopností vykonávať zložitejšie funkcie, primárne by sa malo vždy sústrediť na niekoľko základných údajov. Nemali by ste spájať početné karty alebo pracovné listy. Čím viac kariet a pracovných hárkov so súvisiacimi údajmi spravujete, tým je pravdepodobnejšie, že musíte prejsť na Microsoft Access.
Účel programu Microsoft Access
Access vám dáva spôsob, ako vytvárať a spravovať databázy. Údaje, ktoré ukladáte do databázy, spolu súvisia. Ak máte veľa súvisiacich údajov, ukladáte ich do relačnej databázy.
Jednou z najväčších výhod programu Microsoft Access je, že môžete písať dotazy a získavať konkrétne údaje na kontrolu. Dotazy môžete prispôsobiť tak, aby sa zameriavali na klienta, typ nákupu alebo údaje v konkrétnych umiestneniach.
Ďalším veľkým lákadlom programu Access je, že databázu môžu aktualizovať viacerí používatelia súčasne. Pretože sa dá prepojiť s externými zdrojmi, môžete získať údaje z viacerých zdrojov. Keď je používateľ v súbore, program Excel uzamkne pracovný hárok. Prístup nemá toto obmedzenie.
Pri používaní programu Access sa prirodzene občas stretnete s problémami. Či už sa snažíte vyčistiť svoje dáta alebo ste čelili problémom so zabezpečením, môžete to skúsiť opraviť prístupový súbor aby ste nestratili príliš veľa údajov alebo času.
Napokon má Access lepší mechanizmus na zabezpečenie údajov. V prípade, že sú údaje lost, môžete ho ľahšie obnoviť. Môžete tiež zašifrovať svoju databázu, aby ste zabránili neoprávneným používateľom v manipulácii s vašimi údajmi.
Pracovať spolu
Najlepší spôsob použitia týchto produktov spoločnosti Microsoft je nakoniec vzájomná koordinácia. Mali by ste spravovať a ukladať všetky svoje údaje v programe Microsoft Access. Dotazy, ktoré môžete spustiť, sa potom exportujú do programu Excel. S programom Excel môžete starmanipulovať a prezentovať svoje údaje spôsobom, ktorý dáva zmysel, bez zmeny údajov za nimi.
Úvod autora:
Victor Ren je expert na obnovu dát v DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v oblasti technológií obnovy dát, vrátane opraviť xlsx a softvérové produkty na obnovu slov. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S
Nechaj odpoveď