Aj keď je Excel dokonalým nástrojom, pokiaľ je možné uchovávať vaše údaje v jednoduchých zoznamoch, v okamihu, keď musíte spravovať zložitejšie údaje alebo v nich vykonávať časté zmeny, je lepšie používať databázu Microsoft Access. Samozrejme, možno budete musieť vymieňať údaje medzi tabuľkami programu Excel a databázou Access, aby ste mohli pohodlne prezentovať niektoré údaje alebo kým nebudú všetky údaje spravované v Accesse.
Tabuľky programu Excel sú vynikajúce na správu databáz, ktoré je možné udržiavať vo forme zoznamov. Napríklad databáza CD alebo DVD, ktoré máte, je pravdepodobne ľahko udržiavaná v programe Excel. Na druhej strane môže byť potrebné, aby malé a stredné podniky udržiavali záznamy o zákazníkoch, tržbách a zásobách výrobkov. Nielen, že údaje sú zložitejšie a vyžadujú si časté zmeny, ale možno budete musieť kombinovať údaje z rôznych zdrojov. Microsoft Access je vynikajúci databázový nástroj, ktorý sa dá použiť tak pre malé, ako aj pre pomerne veľké databázy. Je ľahké zostaviť databázy a upraviť údaje v Accesse. Ďalej sú v Accesse zabudované výkonné funkcie, ktoré mu pomáhajú chrániť údaje v databázach a v prípade potreby vykonať obnovu Accessu.
- Ak chcete vytvoriť rýchly prehľad iba niekoľkých záznamov z aplikácie Microsoft Access, môžete jednoducho skopírovať údaje z údajového hárka v Accesse a potom ich vložiť do programu Excel. Ak chcete mať statickú kópiu veľkého množstva údajov z databázy Accessu, môžete údaje uložiť z tabuľky, formulára alebo zostavy programu Access a skopírovať ich do hárka programu Excel. Tieto metódy fungujú dobre, keď nepotrebujete obnovovať obsah hárka programu Excel zakaždým, keď dôjde k zmene údajov v programe Access.
- Ak chcete, aby boli údaje v pracovnom hárku programu Excel prepojené s údajmi programu Access, takže pri každej zmene údajov v databáze programu Access sa údaje programu Excel obnovia tiež, možno bude potrebné vytvoriť pripojenie balíka Office. Môžete napríklad uložiť všetky údaje o mzdách svojich zamestnancov v databáze Accessu a do pracovného hárka programu Excel zahrnúť iba mesačné súhrny. Ak dôjde k akejkoľvek zmene vo výpočtoch miezd, môže dôjsť aj k zmene v súhrnoch. Pomocou dotazu alebo dátového pripojenia balíka Office môžete prepojiť zdroj a podľa potreby načítať údaje. Dáta v hárku programu Excel sa obnovia, keď dôjde k zmenám v zdroji. Samozrejme, ak sa v databáze Accessu vyskytnú problémy, ako napríklad poškodenie, môže to mať vplyv aj na pracovný hárok programu Excel. Po vykonaní obnovy Accessu bude možno potrebné tabuľku zrekonštruovať.
- Podobne môžete chcieť natrvalo presunúť niektoré údaje z Excelu do databázy Accessu, aby ste mohli využívať výhody mnohých funkcií Accessu, ako sú možnosti pre viacerých používateľov, možnosti správy údajov a zabezpečenie. Údaje z pracovného hárka programu Excel môžete previesť do programu Access prevedením celého rozsahu programu Excel do databázy programu Access. Na druhej strane môžete chcieť jednoducho zosumarizovať alebo analyzovať údaje z hárka programu Excel. Môžete vytvoriť správu programu Access, ktorá zoberie údaje z rozsahu uvedeného v tabuľke programu Excel.
Hlavným problémom databázy Access je, že závisí úplne od jedného súboru MDB, ktorý môže ľahko trpieť korupciou. Ak sa nástroje poskytované prístupom ukážu ako neúspešné pri obnove údajov z poškodenej databázy, mali by ste vedieť, ako vykonať obnovu Accessu pomocou nástrojov tretích strán, ako sú napr. DataNumen Access Repair z DataNumen. Tieto nástroje obnovujú údaje z vysoko poškodených databáz vrátane odstránených záznamov a tabuliek.