Ako získať varovanie pri zasielaní e-mailov osobám mimo vašej spoločnosti

Ak má vaša spoločnosť presné pravidlá, podľa ktorých by ste nemali posielať e-maily osobám mimo vašej spoločnosti, môžete použiť spôsob uvedený v tomto článku. Naučí vás, ako používať VBA na získanie varovania, ak je e-mail odoslaný mimo vašu spoločnosť.

Niekedy môže vaša spoločnosť v záujme ochrany údajov požadovať, aby ste pri používaní firemného e-mailového účtu poslali e-maily iba osobám vo vašej spoločnosti. Inými slovami, nemáte povolené posielať e-maily osobám mimo spoločnosti, konkrétne e-mailové adresy v externých doménach. Možno ste však občas trochu zabudnuteľní. V takom prípade si môžete želať, aby vás program Outlook automaticky varoval pri odosielaní e-mailov externej spoločnosti. Tu sa zameriame na túto problematiku a poradíme vám, ako to dosiahnuť pomocou aplikácie Outlook VBA.

Pri zasielaní e-mailov osobám mimo vašu spoločnosť dostanete varovanie

1. V prvom rade starváš program Outlook.
2. Potom stlačte klávesové skratky „Alt + F11“.
3. Ďalej získate prístup do okna editora Outlook VBA.
4. Následne otvorte projekt „ThisOutlookSession“.
5. Potom skopírujte a prilepte nasledujúce kódy VBA do tohto okna projektu.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
    Dim objMail As Outlook.MailItem
    Dim objRecipients As Outlook.Recipients
    Dim i As Long
    Dim strRecipientAddress As String
    Dim strPrompt As String
    Dim nWarning As Integer
 
    If TypeOf Item Is MailItem Then
       Set objMail = Item
       Set objRecipients = objMail.Recipients
 
       For i = objRecipients.Count To 1 Step -1
           strRecipientAddress = objRecipients.Item(i).Address
           'Change @datanumen.com to your own company domain
           If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
              Exit For
           Else
              Cancel = False
           End If
      Next i
 
      If InStr(LCase(strRecipientAddress), "@datanumen.com") <= 0 Then
         strPrompt = "Are you sure to send this email to outside your company? "
         nWarning = MsgBox(strPrompt, vbYesNo + vbQuestion, "Confirm Email to Outside Organization")
         If nWarning = vbNo Then
            Cancel = True
         End If
      End If
    End If
End Sub

6. Potom by ste mali podpísať tento kód.
7. Neskôr zmeňte nastavenia makier programu Outlook tak, aby umožňovali podpísané makrá.
8. A konečne, odteraz, vždy, keď máte v úmysle posielať e-maily na e-mailové adresy, ktoré nie sú vo vašej doméne spoločnosti, dostanete varovanie, ako je nasledujúci obrázok:

Stále správne zatvárajte svoj výhľad

Program Outlook má tendenciu zlyhávať, ak program Outlook často zatvárate nesprávne, napríklad keď ho vynútite zatvorením z dôvodu náhleho výpadku napájania. Zakaždým, keď zlyhá váš Outlook, utrpí to aj váš súbor PST. Akonáhle bude váš súbor PST napadnutý, budete musieť vynaložiť oveľa viac úsilia na to, aby ste sa dostali späť poškodený Outlook dát ako denná ochrana. V takom prípade program scanpst.exe veľmi nepomôže. Nezostáva ti nič iné, ako sa vrátiť k účinnejšiemu nástroju, ako je napr DataNumen Outlook Repair.

Úvod autora:

Shirley Zhang je expertkou na obnovu dát v DataNumen, Inc., ktorá je svetovým lídrom v oblasti technológií obnovy dát, vrátane SQL Server fixné a výhľadové softvérové ​​produkty na opravu. Pre viac informácií navštívte www.datanumen. S