Tento článok sa zameriava na jednoduché postupy, vďaka ktorým môžete udržiavať svoje súbory MS Word v poriadku a ušetriť vás pri strate údajov.
Príprava dokumentov môže byť zdĺhavá a časovo náročná. Toto je nesmierne bolestivé prísť o prácu kvôli poškodeniu údajov. Aj keď môžete použiť špičkové nástroje na obnovu dát, ako je DataNumen Oprava slov Ak chcete získať svoje dokumenty späť, je vždy užitočné zabrániť ich strate.
Tu je prehľad niektorých osvedčených postupov, ktoré môžete prijať, aby ste zabránili strate akýchkoľvek informácií uložených vo vašich dokumentoch MS Word.
1. Používajte aktuálne verzie programu MS Word
Spoločnosť Microsoft občas a vydáva nové verzie balíka MS Office, ktoré prichádzajú s vylepšeným textovým procesorom Word. Ak budete naďalej používať staršie verzie súborov .doc, existuje veľká pravdepodobnosť poškodenia vašich dokumentov. Dôvodom je nespočetné množstvo problémov, napríklad nekompatibilita s novšími verziami systému Windows. Spoločnosť Microsoft navyše nepodporuje verzie, ktoré dosiahli koniec svojho životného cyklu. To znamená, že nebudete dostávať opravy žiadnych chýb, s ktorými sa môžete stretnúť. Preto je lepšie uchovať si najnovšie kópie súborov .docx svojich súborov. V prípade potreby ich môžete kedykoľvek uložiť ako súbory .doc a zdieľať ich so svojimi zainteresovanými stranami.
2. Nepracujte dlho bez uloženia svojej práce
Jednou chybou ľudí je, že pracujú nepretržite bez toho, aby svoju prácu šetrili. V prípade náhleho zlyhania systému alebo straty napájania existuje pravdepodobnosť straty časti alebo celej vašej práce. Aj keď funkcia automatického ukladania umožňuje obnoviť časť vašej práce, nie je zaručené, že ju získate. Ak sa tomu chcete vyhnúť, zvyknite si pri každej pauze ukladať svoju prácu.
3. Použite funkciu MS Word Backup
Most ľudia nemusia vedieť o funkcii automatického zálohovania MS Word. Po zapnutí systém vygeneruje záložný súbor pre dokument Word vždy, keď ho uložíte. Ak chcete aktivovať túto možnosť, prejdite na možnosti slov a v kategórii „uložiť“ vyberte možnosť „Vždy vytvoriť záložnú kópiu“. Ak chcete súbor obnoviť, vyberte položky Súbor> Otvoriť a potom v časti Posledné vyberte možnosť „Obnoviť neuložené dokumenty“. Týmto sa dostanete do záložného súboru. Pokiaľ ste tu, upravte príponu súboru na .docx a budete mať všetku svoju prácu späť.
4. Používajte funkciu „Sledovať zmeny“ striedmo
Ak pracujete s malým dokumentom, povedzme s niekoľkými stranami, je v poriadku sledovať zmeny. Toto však komplikuje váš kód dokumentu, pretože sa súbor zväčšuje. Zvyšuje sa pravdepodobnosť poškodenia súboru.
5. Bezpečne vyberte USB disky
Ak prenášate dokument vo formáte Word na vymeniteľnú jednotku, po dokončení ukladania dokument iba odpojte. Najskôr zatvorte dokument a potom bezpečne 'odpojte' jednotku z počítača a potom ju fyzicky odpojte. Chráni váš súbor a úložné zariadenie pred možným poškodením.
Záverečné myšlienky
Uchovávanie mäkkých kópií dokumentov vám umožňuje rýchly prístup a je ich možné ľahko zdieľať. V prípade potreby je navyše ľahké vykonať zmeny v dokumentoch. Preto je nevyhnutné udržiavať vaše dokumenty MS Word v dobrej kondícii. Ak budete postupovať podľa vyššie zdieľaných tipov, znížite pravdepodobnosť poškodenia svojich dokumentov. V prípade, že sa vaše zálohy poškodia, vždy používajte dôveryhodné nástroje na obnovu dát, ako napr DataNumen Word Repair obnoviť vaše súbory.
Nechaj odpoveď