Как автоматически создавать новые задачи при получении определенных писем в Outlook

Кто-то надеется, что Outlook сможет автоматически создавать новые задачи, когда определенные электронные письма попадают в их почтовый ящик. Но Outlook не предлагает эту функцию по умолчанию. Если у вас есть такое желание, вы все равно можете достичь его методом, представленным в этой статье.

В Outlook нет встроенной поддержки для автоматического создания новых задач при получении определенных электронных писем. Однако вы все еще можете реализовать это с помощью правил и VBA. Если вы заинтересованы в этой возможности, пожалуйста, читайте дальше. Ниже приведены сложные шаги.

Автоматическое создание новых задач при получении определенных электронных писем

1. Сначала запустите Outlook и включите макросы.

• Перейдите в меню «Файл» и выберите «Параметры».
• В «Параметры Outlook» перейдите на вкладку «Центр управления безопасностью» и нажмите кнопку «Настройки центра управления безопасностью».
• Далее в окне «Центр управления безопасностью» перейдите на вкладку «Параметры макросов» и выберите «Уведомления для всех макросов».

2. Нажмите несколько «ОК», чтобы активировать изменения и вернуться в главное окно Outlook.
3. Теперь перейдите на вкладку «Разработчик» и нажмите кнопку «Visual Basic».
4. В следующем окне найдите и дважды щелкните «ThisOutlookSession» в списке проектов слева.
5. Затем во всплывающем окне «ThisOutlookSession» вам нужно скопировать и вставить в него следующие коды, как на скриншоте:

Sub CreateNewTask(Item As Outlook.MailItem)
    Dim obApp As Object
    Dim NewTask As TaskItem
    
    Set obApp = Outlook.Application
    Set NewTask = obApp.CreateItem(olTaskItem)
    
    With NewTask
        .Subject = Item.Subject
        .StartDate = Item.ReceivedTime
        .DueDate = Item.ReceivedTime + 1
        .Body = Item.Body
        .Importance = olImportanceHigh
        .Save
    End With
    
    Set obApp = Nothing
    Set NewTask = Nothing
End Sub

6. После этого сверните текущий экран «Visual Basic» и вернитесь в главное окно Outlook.
7. Затем вернитесь на вкладку «Главная» и нажмите кнопку «Правила» в группе «Переместить». В раскрывающемся меню выберите «Управление правилами и оповещениями».
8. В новом всплывающем диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите «Новое правило».
9. Появится еще одно диалоговое окно «Мастера правил». Вы должны указать «Применить правило к сообщениям, которые я получаю» и нажать кнопку «Далее».
10. Впоследствии на последнем экране вы можете указать условие правила, а именно, из каких электронных писем вы хотите создавать новые задачи. Например, если вы хотите создавать новые задачи при получении электронных писем от своего начальника:

• Выберите «от людей или общедоступной группы».
• Затем нажмите на ссылку «люди или общедоступная группа» в «Шаг 2».
• Во всплывающем диалоговом окне «Адрес правила» дважды щелкните адрес электронной почты вашего начальника и нажмите «ОК».

11. После настройки условия в соответствии с вашими потребностями нажмите кнопку «Далее».
12. Позже вам потребуется выбрать действие – «Запустить скрипт». В поле «Шаг 2» нажмите ссылку «скрипт». Появится новое маленькое диалоговое окно «Выберите сценарий», вы можете указать ранее добавленный макрос и нажать «ОК».
13. Наконец, нажмите два «ОК», вы попадете на последний экран. Здесь вы можете присвоить этому правилу новое имя и просмотреть описания правил. Убедившись в отсутствии ошибок, вы можете нажать кнопку «Готово».

После этого, как только вы получите электронные письма, соответствующие условиям правила, Outlook автоматически создаст соответствующие задачи. Вы можете проверить эти задачи в папке задач.

Будьте бдительны против вредоносных писем

Вирус, переносимый по электронной почте, становится все более и более распространенным типом угроз безопасности. Как правило, вредоносными объектами являются неизвестные ссылки, нераспознанные вложения и встроенные макросы. Чтобы защитить данные Outlook, мы должны остерегаться рисков, таких как никогда не открывать подозрительные вложения. Кроме того, предлагается инвестировать в первоклассный инструмент для ремонта, такой как DataNumen Outlook Repair. Он может исправить проблему с электронной почтой Outlook как ветерок.

Об авторе:

Ширли Чжан — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая ремонт SQL Server повреждение файла и программные продукты для ремонта Outlook. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com