В этой статье мы понимаем концепцию системы управления документами, а также советы по ее созданию в MS Access.
Ключевые требования для бесперебойного функционирования компании включают в себя эффективное управление всеми активами и ресурсами. При работе с данными нам требуется не просто управление, а эффективное управление документами. Это похоже на концепцию системы управления контентом и является частью систем управления корпоративным контентом. DMS включает в себя системы управления зданием, которые можно использовать для эффективного управления цифровыми документами таким образом, что это не только упрощает процесс хранения, но и снижает потребность в бумаге. Созданная система также должна позволять эффективно отслеживать все вносимые изменения.
Использование MS Access для эффективной DMS
Создание эффективной DMS будет невозможно, если вы не используете для этого подходящее приложение. MS Access предоставляет своим пользователям базы данных, которые могут выступать в качестве шаблонов для создания выбранной вами DMS, которую можно использовать для выполнения всех важных задач редактирования и просмотра, помимо простого безопасного хранения данных.
Эти базы данных имеют несколько функций, которые делают их чрезвычайно простыми для пользователя. Существующие данные в ваших базах данных Access могут быть импортированы в эти шаблоны с помощью функции «Классификация». Для совместного использования DMS несколькими пользователями, присутствующими в сети, вы можете использовать функцию «Разделение». Таким образом, позволяя пользователям работать и одновременно делиться документом.
Ниже приведены пять важных советов, которые помогут вам в создании эффективной DMS.
При попытке создать эффективную DMS есть определенные советы, о которых всегда нужно помнить, 5 из них приведены ниже.
- Иметь достаточное количество метаданных – Убедитесь, что DMS имеет доступ к метаданным всех документов, которыми она должна управлять. Иногда DMS автоматически извлекает метаданные из документа, а иногда вам может потребоваться предоставить их вручную.
- Обеспечьте правильную интеграцию документов - Предполагается, что DMS также обеспечит вам беспрепятственный доступ к связанным приложениям, чтобы вы могли извлекать документы из системного репозитория. Поэтому убедитесь, что создаваемая вами DMS хорошо интегрирована с ключевыми приложениями.
- Захват изображений документов – DMS использует изображения документов, снятых подключенными устройствами, такими как сканеры, многофункциональные принтеры и т. д. Убедитесь, что эти изображения хорошо сняты.
- Правильная индексация – Вы не сможете получить требуемые документы, если индекс DMS не создан должным образом. Убедитесь, что все ключевые объекты являются частью индекса и что он является исчерпывающим и несложным.
- Поддерживайте безопасность документов – Одной из ключевых вещей, которые вы никогда не должны принимать как должное, является безопасность DMS. Убедитесь, что все ключевые механизмы безопасности задействованы и только важные люди имеют доступ к системе. Это один из тех советов, которые, если их неправильно реализовать, могут свести все усилия на нет. Также постарайтесь обеспечить безопасность данных, хранящихся в приложении Access, инвестируя в Доступ к ремонту инструмент.
Об авторе:
Вивиан Стивенс — эксперт по восстановлению данных в DataNumen, Inc., которая является мировым лидером в области технологий восстановления данных, включая sql восстановление и программные продукты для восстановления Excel. Для получения дополнительной информации посетите www.datanumen.com